6-НДФЛ является новшеством для работодателей. Заполнение формы на практике вызывает множество вопросов. Как отразить увольнение сотрудника в 6-НДФЛ, какой срок перечисления ндфл при увольнении в 6-НДФЛ и т.д. В статье мы рассмотрим вопросы, касающиеся особенностей заполнения 6-НДФЛ при увольнении, и расскажем о дате получения дохода при увольнении, так как дата фактического получения дохода при увольнении различается с датой начисления НДФЛ на доход.

Основание для заполнения 6-НДФЛ

Начиная с 2016 года все работодатели, независимо от организационно-правовой формы и собственника, обязаны предоставлять в налоговую инспекцию отчеты НДФЛ по форме 6-НДФЛ. Сдача формы происходит ежеквартально. В отличие от 2-НДФЛ, который включает в себя сведения о каждом работнике, 6-НДФЛ представляет собой документ обо всех служащих организации. Например, расчет при увольнении 6-НДФЛ обладает своими особенностями, о которых будет рассказано ниже, так как информация в форме будет включаться относительно дохода всех уволенных граждан.

Основанием для заполнения 6-НДФЛ является регистр налогового учета, в котором, как правило, отражаются:

  • доходы работников, которые были получены от работодателя;
  • налоговые вычеты, которые были представлены служащим;
  • начисленные и удержанные с сотрудников налоги.

Пример заполнения 6-НДФЛ при увольнении можно найти в интернете. По запросу будут выданы как образцы формы с уже заполненными полями, так и рекомендации по описанию разделов. О том, как заполнить 6-НДФЛ при увольнении, можно также уточнить в налоговом органе, который принимает отчеты.

Пример: как отразить расчет при увольнении в 6-НДФЛ.

В расчете по форме 6-НДФЛ было записано 7 служащих. В апреле 3 из них написали заявление на увольнение, но при этом один из числа написавших забрал его обратно. Количество лиц, которых указываем в 060 строке – 7 человек. Даже если передумавший все же уволился, но в отчетном квартале вернулся назад, его в движении кадров мы все равно не учитываем.

Отражение в 6-НДФЛ выплаты уволенному работнику

Когда работник увольняется, ему должна быть выплачена компенсация за все отпуска, которые не были использованы. Эта сумма должна облагаться налогом в общем порядке.

Компенсация за отпуск в 6-НДФЛ находит свое отражение со строчки 100, в которой указывается дата выплаты денежной суммы. При этом дата начисления налога в 6-НДФЛ и компенсация при увольнении должны совпадать во временном промежутке, так как именно на фактическую выплату компенсации налог и удерживается.

Срок перечисления налога на компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении в 6-НДФЛ должен быть не позже рабочего дня, который следует за днем выплаты сумм работнику.

Помимо компенсации за отпуск, который не был использован, работнику при сокращении штата могут быть начислены:

  • выходное пособие;
  • средний месячный заработок на время трудоустройства;
  • компенсация за 2-й месяц, в который он находится без работы.

Эти суммы налогом не облагаются, если они суммарно не превышают трех среднемесячных окладов. В расчете по форме 6-НДФЛ они не отражаются совсем, а в самой форме компенсации необходимо указать, если они превышают установленный законом размер.

Зарплата при увольнении в 6-НДФЛ отражается в общем порядке: в 1-м разделе указываются сведения о ставке налога и его сумме, а также информация о количестве дохода. Второй раздел включает сведения о количестве лиц, работающих в организации, исключая уволившихся.

Особенности заполнения каждого раздела рассмотрим ниже.

Заполнение Раздела 1 формы 6-НДФЛ

Раздел 1 формы 6-НДФЛ, который носит название «Обобщенные показатели», делится на два больших подраздела.

  1. Первый включает в себя строчки с 010 по 050. В этом блоке заполнение производится по каждой ставке налога. Например, если в компании работают резиденты и нерезиденты, графы этого подраздела необходимо заполнять дважды: по ставке 30% и 13%. Налоговая ставка должна быть отражена в строчке 010.

В строку 020 входят все доходы, обложение которых происходит по ставке, которую работодатель указал в строке 010.

В строку 030 включаются все налоговые вычеты, включая социальные, профессиональные и остальные. Кроме этого, сюда же относятся сведения о доходах, которые налогом облагаться не будут.

В строке 040 необходимо прописать общую сумму налога, которая рассчитывается следующим образом: (строчка 020- строчка 030)* строчку 010.

Строка 050 уточняет сумму всех авансовых платежей, на которую уменьшается сумма налога с начала отчетного периода.

В строках 040 и 045 отображаются сведения о дивидендах и начисленных на них налогах.

  1. Во втором подразделе имеются строки 060-090. В отличие от подраздела 1, который заполняется несколько раз, в зависимости от используемой работодателем налоговой ставки, 2-й раздел заполняется один раз.

В строку 060 включаются сведения о количестве служащих, которые получили от работодателя доход, облагаемый налогом в отчетном периоде. Обращаем ваше внимание на уволенных сотрудников: если с одним из них или с несколькими были прекращены трудовые отношения, но в отчетном периоде они вновь вернулись на работу, то общее количество сотрудников не уменьшается. Изменение в численности происходит только в том случае, когда с работником распрощались навсегда.

На практике может сложиться ситуация, когда работник получает несколько видов дохода за период (например, отпускные, зарплату, матпомощь). Все равно его нужно считать за 1 человека, а не прибавлять 3 единицы к общему числу сотрудников.

Графа 070 заполняется по сумме налога, который работодатель начисляет служащим суммарно.

В графе 080 пишется весь НДФЛ, который начислялся, но не высчитывался с работников.

Строка 090 включает в себя сведения о возвращенной служащему сумме налога.

Заполнение Раздела 2 формы 6-НДФЛ

Раздел 2 отчетной формы 6-НДФЛ фиксирует сведения о времени и сумме полученных доходов служащими и взысканных с них налогах. Если в 1-й раздел формы включаются сведения с возрастающим итогом, то во 2-й должны включаться цифры только за 3 последних месяца отчетного периода.

Особенности заполнения данного раздела следующие:

  1. В строку 100 сведения вносятся исключительно в крайний день месяца. Данное правило относится и к зарплате и к начисленным командировочным.
  2. Строка 110 включает в себя дату удержания налога, которая будет зависеть от вида налога.
  3. Строка 120 содержит дату перечисления суммы НДФЛ. Как правило, это либо конец месяца при оплате больничного листа или отпускных, либо следующий день после того, как гражданин получил доход. Если речь идет об операциях с ценными бумагами, то выбирается, как правило, самая ранняя дата, связанная с этими операциями. Например, дата перечисления денег за покупку бумаг или истечения срока действия договора и т.д.
  4. Строка 130 отражает сведения об общей сумме дохода служащих, включая в себя сумму удержанного налога.
  5. Строка 140 уточняет сумму налога, который был удержан с доходов работников.
  6. Напоминаем, что если гражданин получил несколько видов дохода в один день, то эти сведения (строки 100-140) заполняются по определенному виду налога.

Заполнение Раздела 2 в случае, когда доход начислен в одном периоде, а выплачен в другом

Законодатель требует от работодателя перечисления налогов на доходы служащего не позже дня, который следует за днем начисления дохода. Однако имеются исключения, когда, например, за отпускные или пособия по временной нетрудоспособности налог перечисляется в конце месяца их выплаты.

Приведем пример.

Зарплата сотрудникам за январь 2017 будет выплачиваться в феврале 2017. НДФЛ будет перечислен в феврале. Соответственно, в Разделе 1 вся полученная работником сумма отражается за 1 квартал, а во 2 разделе – только после того, как зарплата будет перечислена. Исключение, конечно же, составляют случаи, когда гражданин получает зарплату за «выход», и она перечисляется ему еженедельно или за смену. Тогда НДФЛ начисляется сразу же.

Как должен быть заполнен раздел 2 в форме 6-НДФЛ?

Пример 1. Зарплата за февраль была начислена 4 февраля; НДФЛ уплачен 5 февраля. Операция должна быть указана в разделе 1 за 1-й квартал, но в разделе 2 работодатель ее не отражает в 1-м квартале, так как она будет прописана в Расчете по форме 6НДФЛ непосредственно при выплате зарплаты сотрудникам следующим образом: в графе 100 ставится дата 31.01.2017,  в графе 110 – 04.02.2017, в графе 120 – 05.02.2017, в графах 130 и 140 – размер перечисленной зарплаты.

Пример 2. Работник предоставил листок нетрудоспособности, в котором указано, что он болел в феврале 2017. Он был оплачен 6 марта. Соответственно, в Разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 6 месяцев 2017 года операция будет прописана следующим образом: в графе 100 ставится дата 06.03.2017, в графе 110 – 06.03.2017, в графе 120 – 31.03.2017, в строках 130 и 140 – денежное выражение выплат.

Заполнение 6-НДФЛ в случае получения сотрудниками подарков и материальной помощи

Законодатель устанавливает правило, согласно которому все доходы, не более 4 000 рублей, полученные гражданами за отчетный период в виде презентов или материальной помощи, НДФЛ облагаться не будут. Соответственно, и у плательщика налога в случае перечисления служащим этих доходов в размерах, которые не превышают установленный порог, не возникает обязанности по начислению и последующему удержанию НДФЛ. Однако все эти суммы должны быть отражены в 6-НДФЛ и налоговом регистре. Это делается для того, чтобы работодатель и налоговая инспекция смогли точно рассчитать сумму налога, так как выплата материальной помощи может быть неоднократной в течение отчетного периода.

Приведем пример отражения этих сумм в 6-НДФЛ.

И. выдали материальную помощь в размере 2000 рублей в январе 2017. Но в апреле этого же года работодатель снова решил поощрить работника и начислил ему вместе с зарплатой еще 10000 помощи. Теперь обратим внимание на заполнение 6-НДФЛ за 1-й квартал. В графе 020 отразим сумму 2000  рублей; в графе 030 – 2000 рублей. Когда заполняем расчет за 6 месяцев 2017 года, то в графе 020 будет сумма 12 000 рублей, в графе 030- 4000 рублей.

В том случае, если стоимость полученных подарков превышает сумму в 4000 рублей, обращаем ваше внимание на следующие моменты:

  1. Если плательщик налога получает доход в натуральном виде (презент является разновидностью такого дохода), то соответственно вычет налога может производиться с любых других прибылей, которые гражданин получил в денежном выражении. Но сумма удержания не должна быть более 50% от полученного дохода, с которого удерживается налог.
  2. На практике могут сложиться ситуации, когда бухгалтер не может одним разом удержать НДФЛ, так как доход гражданина не позволяет этого делать (правило о 50%). Поэтому такую операцию необходимо провести в ближайшую выдачу зарплаты.
  3. Если работодателю все же не удалось удержать НДФЛ за подарок, а работник уволился, то бухгалтер обязан уведомить об этом налоговую инспекцию и уволенного гражданина, указав сумму, которая не была удержана.
  4. После того, как сведения об этом факте поступят в налоговую инспекцию, бывший работодатель снимает с себя ответственность за неначисление НДФЛ на доход работника. Теперь уже все обязанности возлагаются на физическое лицо. Он должен прийти в ФНС, получить реквизиты для оплаты и вернуть государству налог.

Таким образом, при заполнении 6-НДФЛ стоит учесть все особенности внесения информации, на которые обращает внимание налоговая инспекция, так как исправление внесенных сведений корректорами или иными техническими средствами не допускается; придется переделывать весь документ заново.