Организация (предприятия) вне зависимости от форм собственности имеет имущество, которое относится к основным средствам.

Сюда входят как нематериальные, так и финансовые активы, готовая продукция, оборудование и инвентарь, денежные средства и в зависимости от специализации производства прочие запасы.

Для того чтобы:

  1. выявить фактическое наличие имущества в соответствии с учтенными средствами и ценностями, товарами и прочими ресурсами в бухгалтерской документации;
  2. проверить имеющиеся данные об использовании материально-производственных ресурсов в производственном процессе;
  3. сопоставить данные числящихся в учетных документах о балансе основных средств с имеющимся реально в наличии имуществом;
  4. проанализировать, как соблюдаются правила хранения, эксплуатации материальных и денежных ценностей,

проводятся ежегодно плановые проверки наличия имущества и сопоставление полученных данных инвентаризации со сведениями учета в бухгалтерских документах.

Помимо плановых проверок инвентаризация проводится:

  1. если имущество (частично или полностью) продается, сдается в аренду;
  2. материально-ответственное лицо, заключившее договор о полной ответственности за вверенное имущество рассчитывается с предприятия, переходит на другую должность, уходит в отпуск и обязанность исполнять его должностные функции, на основании изданного приказа переходит к другому сотруднику;
  3. произошли непредвиденные бедствия природного, техногенного характера (пожар, наводнение, авария);
  4. когда сливаются структурные подразделения или происходят другие формы реорганизации предприятия;
  5. имеется подозрение о недобросовестности сотрудников, использование служебного положения в корыстных целях, проводятся продажи, без учета документирования и прочих неправомерных действий, ведущих к материальному ущербу для организации и собственника.

В идеале данные, имеющиеся в документах должны совпасть с фактически имеющимися материальными ценностями, товаром и прочими ресурсами.

На деле это просто невозможно.

Причиной того являются:

  • износ со временем оборудования, рабочего инвентаря, машин, механизмов;
  • факторы хозяйственного риска;
  • человеческий фактор, включающий помимо злоумышленного присвоения чужого имущества, повреждение его по – неосторожности, невнимательность при необходимости сделать отметку о реализации или передачи, например под отчет в другое подразделение, и прочие.

Остановимся отдельно, что делать собственнику, когда в ходе инвентаризации были установлены (подтверждены) факты недостачи, а порой и излишек материальных ценностей, товаров и других средств.

Как выясняется факт недостачи в процессе инвентаризации?

Сам порядок проведения инвентаризации финансовых обязательств и имущества утвержден 13. 06. 1995 года приказом Министерства финансов России № 49, действует и сегодня с введенными изменениями и дополнениями.

1. Для проведения полноценной проверки наличия фактически имущества и сопоставления с учетными данными, полноты отражения обязательств, приказом руководителя создается комиссия, в состав которой входят:

  • представители администрации;
  • бухгалтер;
  • в зависимости от специализации проверки – инженеры, экономисты, возможно заключение договоров гражданско-правового характера с экспертными и аудиторскими организациями.

2. Проводится анализ документов предыдущей проверки и за период до назначения проведения инвентаризации приходные, расходные документы, отчеты движения денежных средств и материальных ценностей.

Лица, под отчет которым в соответствии с условиями договора о материальной ответственности вверяется ценное имущество, должны списать израсходованные средства и оприходовать доверенное им имущество.

Бухгалтерией организации сводятся на основании документации учетные данные остатков имущества или денежных средств.

3. Проводя мероприятия проверки о наличии учтенного имущества, сведения о фактическом нахождении или отсутствии материальных ценностей заносят в опись (акт) инвентаризации.

Определяется количество имеющихся материальных ценностей путем подсчета, взвешивания или замеряя объемы и размеры.

В опись сведения об имеющихся в реальности предметах, товарах, оборудования и прочих материальных средствах вносится в тех же единицах измерения, что и в учетной документации.

Проверка проводится при участии (в присутствии) заинтересованного лица, несущего материальную ответственность.

Опись фактически перечтенного имущества подписывается всеми членами комиссии и материально-ответственным сотрудником, указывающим, что проверка проводилась в его присутствии, и нет претензий к лицам, проводившим проверку.

Если материальные ценности передаются под отчет другому лицу, необходима подпись и принимающего на себя ответственность работника.

Подводя итоги проведенной проверки, могут быть выявлены как факты недостачи, так и неучтенное имущество, имеющееся в наличие и не значащееся в документах о его приобретении.

В случае слишком больших расхождений делается контрольная инвентаризация и назначается служебное расследование.

Как оформляется разница недостачи имущества, выявленная при проведении инвентаризационной проверке

Обнаружив отклонения реально пересчитанного имущества с учетными данными, имеющимися в бухгалтерии, составляется сличительная ведомость, отражая полученные расхождения в соответствии с оценочной стоимостью. В соответствии с нормами Положения о бухгалтерском учете, недостача материальных ценностей, продуктов с учетом норм убыли может быть списана.

Если обнаружена недостача денежных средств (которые естественно не могут усохнуть, испортиться и прочее), другого имущества, когда отсутствует норма убыли, материальные убытки возлагают на ответственных виновных лиц.

При невозможности определения виновных лиц в принесении предприятию вреда, либо в случаях отказа судебных органов взыскать компенсацию материального ущерба с указанных лиц, недостающие ценности или имущество предприятия списываются на издержки производства со ссылкой на решения следственных, судебных органов, заключений специализированных организаций.

Возмещение компенсации за причиненный ущерб с виновных

В соответствии с нормами трудового законодательства, регулирующего правовые взаимоотношения между собственником и принятым на работу сотрудником, кроме того, что работник должен бережно относиться к имуществу работодателя, он обязан возместить материальный ущерб, если:

  • вследствие его неисполнения обязанностей;
  • преступных деяний;
  • по неосторожности или в результате бездействия,

был нанесен реальный вред, или уничтожено, похищено имущество, причинен ущерб третьим лицам, которым руководителю пришлось компенсировать убытки.

В случае выявленной недостачи по результатам инвентаризации, если имущество нельзя списать, поскольку причинен ущерб:

  • в результате стихийных или непредвиденных обстоятельств непреодолимой силы;
  • когда сотруднику пришлось применить самооборону или защищать жизнь других людей, в результате чего было повреждено или уничтожено имущество работодателя;
  • руководство не предприняло достаточных мер для сохранности вверенных ценностей,

с виновного лица (или группы работников, имевших одновременный доступ, при невозможности выделить конкретного человека похитившего материальные ценности) в письменном виде должны быть затребованы объяснения.

По истечении двух дней, даже если нет объяснительной записки, составляется акт об отказе ее писать, удостоверенный подписями свидетелей.

После выяснения обстоятельств, причинения вреда, с учетом:

  • наличия договора о материальной ответственности индивидуально заключенного с сотрудником или договора коллективной ответственности;
  • социального положения работника;
  • размера заработной платы и наличия иждивенцев, прочих нюансов, работодателем может быть принято решение о «прощении» виновника, либо взыскания суммы материального ущерба.

Если размер причиненного вреда не превышает среднемесячной заработной платы, он может быть взыскан по письменному распоряжению работодателя.

Компенсировать убытки предприятию работник может и добровольно, по согласованию с руководителем вносимых сумм с рассрочкой погашения долга в обозначенный период времени, либо передать личное имущество эквивалентное по цене и значимости утраченному.

В случае коллективного возмещения вреда, принимают к учету степень вины, размер заработка, фактически отработанное время за период, когда предположительно (с момента предыдущей до выявившей недостачу имущества инвентаризации) пропали ценные вещи, товары, материалы, прочее.

Если же сотрудник отрицает свою причастность к недостаче, в случаях, когда причиненный вред намного выше среднемесячной заработной платы, согласившийся выплачивать долг добровольно работник уволился, прошло более месяца со дня окончания инвентаризации и возможности издать приказ о возмещении ущерба, работодатель, должен подать исковые требования к виновным лицам (лицу) в суд.

В любом случае ежемесячные удержания из начисленной заработной платы не могут превышать 20% суммы, кроме случаев, когда уже есть исполнительные листы (например, на выплату алиментов или погашения долга за коммунальные услуги)

Что делать, если обнаружены излишки?

Когда в результате инвентаризации нашлись излишки материальных средств, они подлежат документальному оформлению (получения, прихода) с последующим выяснением причин их происхождения.

Взаимозачет недостачи и излишков допускается в виде исключения (при совпадении периода проверки, одного ответственного лица, тождественного количества товарно-материальных ценностей одинакового наименования).

Понятно, что материальное наказание здесь неуместно, но, если своевременно не оформлены, как положено документы на приобретенные, полученные, переданные материальные ценности, оборудование и прочее имущество, следовательно, ответственное лицо недобросовестно выполняет свои должностные обязанности, о чем следует также дать письменные объяснения.

Право работодателя привлечь такого работника к дисциплинарной ответственности.