Несмотря на то, что сейчас в большинстве организаций зарплаты сотрудникам перечисляются на банковскую карту, все же остаются те, кто получают деньги за свой труд наличными. Как правило, в таких случаях выдачей средств занимается бухгалтерия, но не всегда удается это сделать своевременно по различным причинам: нахождение работника в отпуске или на больничном, гибель, отправка в командировку и т.д.

Разумеется, тема депонирования заработных плат актуальна только для предприятий, где работники получают деньги наличными, ведь в случае с банковскими перечислениями необходимость их явки на работу отпадает: для этого им достаточно иметь только пластиковую карту.

Таким образом, под депонированной заработной платой следует понимать заработок трудоустроенных граждан, который они по каким-либо причинам не смогли вовремя получить в организации. В данном случае в бухгалтерии выполняются определенные проводки, отличающиеся от проводок для тех, кто смог своевременно забрать деньги. Это объясняется п. 2 Указания Банка России №3210-У, согласно которому руководители сами определяют размер наличных средств для хранения во внутренних нормативных актах, и если он превышает допустимую норму из-за неполучения сотрудником зарплаты, излишки должны быть направлены обратно в банк, а зарплатная ведомость – закрыта.

Чтобы избежать нарушения Указания Банка России, руководителям или бухгалтерам необходимо депонировать оставшуюся сумму и перенаправить ее на хранение на расчетный счет в банк, занимающийся финансовым обслуживанием предприятия. Главным условием здесь является неполучение хотя бы одним работником своей зарплаты в течение трех дней с момента установленной даты выдачи, при этом причиной может быть его командировка, нахождение на больничном, отпуск и т.д. Если же задержка оплаты труда происходит по вине работодателя, зарплата не депонируется, а за данное деяние он может быть наказан по КоАП РФ, если сотрудник обратится с жалобой в Инспекцию по охране труда или суд.

Особенности депонирования заработной платы

Согласно Правилам расчета и учета кассовых операций, все организации должны хранить собственные денежные средства на расчетных счетах в банках, при этом снятие денег возможно только после того, как будут согласованы цели и направления, на которые они потратятся. Для получения средств для выдачи зарплат кассир компании или бухгалтер должны предоставить сразу несколько документов:

  • Кассовую книгу;
  • Приходные и расходные ордеры;
  • Журналы кассовых операций и учета депонированных средств;
  • Приходно-расходные ведомости.

Также в организации обязательно наличие кассы и Приказа об утверждении выдачи заработной платы, составленного руководителем или иным уполномоченным на это лицом.

Через кассу предприятия проходят не только зарплаты работникам, но и иные суммы:

  • Выручка наличными;
  • Отправление наличных в банк;
  • Стипендии;
  • Получение подотчетных средств работниками.

По всем операциям должны быть составлены индивидуальные бухгалтерские документы, которые в дальнейшем прилагаются к учету, и на их основании составляется отчетность.

Депонированная заработная плата: как образуется?

Согласно ТК РФ, руководитель обязан производить оплату труда своих работников один раз в 15 дней. Например, первая часть средств может быть авансом, а вторая – зарплатой за отработанный месяц. Даты выдачи можно устанавливать самостоятельно, но обязательно должны быть соблюдены условия законодательства:

  • Промежуток между первой и второй частью не должен превышать 15 дней;
  • Во внутренней документации предприятия должны быть отражены даты выдачи зарплаты, которые также сообщаются в обслуживающий банк.

Существенным условием является то, что кассир, уполномоченный на распоряжение денежными средствами, сможет снять деньги в банке только в указанные дни, при этом хранению подлежат и средства, из-за которых был превышен отчетный лимит на данный период.

Если сотрудник не обращается для получения зарплаты в течение трех дней с установленной для этого даты, производятся следующие действия:

  • Остаток в кассе является основанием для депонирования, после чего на счетах бухучета и в платежной ведомости делаются соответствующие отметки;
  • Деньги подлежат возврату на банковский счет;
  • Когда работник все же обращается за зарплатой, деньги снимаются с расчетного счета и выдаются ему на руки;
  • Кассир или бухгалтер составляют расходный кассовый ордер, номер которого указывается в платежной ведомости, предоставляемой самому сотруднику.

Денежные средства, переведенные на расчетный счет как депонированные, подлежат хранению в банке в течение трех лет. Если за указанное время они так и не были сняты для выдачи зарплаты, все суммы переходят в доход предприятия как прибыль, не связанная с основной деятельностью.

Все депонированные зарплаты должны быть отображены в специальной книге учета, которая хранится в организации в течение 5 лет, при этом датой начала хранения является не день возникновения задолженности, а 1 января года, следующего за годом возникновения кредиторской задолженности.

Многих работодателей интересует вопрос налогообложения при депонировании заработной платы. На самом деле неполучение денег работником существенной роли на выплату налогов не влияет, т.к. по закону НДФЛ должен быть перечислен не позднее дня, в который средства отправляются с банковского расчетного счета в кассу предприятия. Что касается платежей в ПФР и ФОМС, то они производятся не позднее середины следующего месяца.

Как депонирование отражается на самых распространенных системах налогообложения:

  • Упрощенная, «доходы минус расходы»: депонированные деньги учитываются в расходах на момент выдачи работнику на руки;
  • ЕНВД: депонирование вовсе не берется в расчет, т.к. она не учитывается в налоговой базе при перечислении вмененного налога.

Депонированная заработная плата: как и когда ее можно получить?

Если работник, который не смог вовремя получить зарплату, обратился за своими деньгами, они должны быть отданы ему в кратчайшие сроки. Откладывать до даты следующих выплат нельзя, т.к. это будет считаться нарушением трудового законодательства: нужно запросить деньги в банке в срочном порядке, если имеющихся в кассе средств не хватает для погашения долга.

Как выглядит процедура выдачи депонированных сумм:

  • Сотрудник обращается в устной или письменной форме к кассиру или в бухгалтерию;
  • Если работник запросил деньги у кассира, тот должен известить об этом бухгалтерию для планирования заявки в банк и оформления запроса;
  • Если было составлено устное обращение для получения депонированной зарплаты, документ должен быть передан для регистрации секретарю предприятия;
  • Составляется расходный ордер, по которому производится выдача денежных средств;
  • В книге депонентов указывается номер и дата расходного ордера;
  • Деньги выдаются через кассу, все отображается в кассовых документах.

При документальном оформлении операции необходимо указать фактически выданную сумму в кассовой книге, а в зарплатной ведомости подсчитываются и суммы выплат, и депонирования. Кассир также составляет записку-реестр, которая должна содержать следующую информацию:

  • Ф.И.О. работника;
  • Табельный номер;
  • Суммы зарплаты и депонирования;
  • Номер расходного кассового ордера;
  • Итоговую сумму;
  • Подпись кассира с расшифровкой.

В расходном ордере, помимо основной информации, должен быть указан и получатель денег. Если вместо работника средства выдаются доверенному лицу, его личные данные указываются в документе.

Что касается пофамильной платежной ведомости, выдаваемой сотрудникам ежемесячно, то она составляется по установленной форме и в том случае, когда депонированную зарплату получают сразу несколько работников.

Чаще всего трудящимся гражданам без проблем удается получить депонированную заработную плату, но иногда возникают ситуации, когда работодатели не выдают ее в ближайшие дни после обращения. Это зачастую связано с тем, что в документах организации могут быть указаны конкретные даты выдачи депонированных денежных средств, и тогда работники смогут получить их не сразу после обращения, а в строго обозначенные для этого дни. Если же средства не выдаются на протяжении долгого времени, это является нарушением законодательства, за что работодатель или иное ответственное лицо могут быть привлечены к административной или даже уголовной ответственности.