На протяжении всего года работники организации один за другим уходят в очередной оплачиваемый отпуск. При этом их временное освобождение от трудовых обязанностей не должно негативно сказаться на функционировании организации.

Как работодателю не ущемить права работников и сохранить работоспособность своей компании? Воспользоваться возможностью временного распределения обязанностей отпускника между иными сотрудниками.

При этом крайне важно помнить, что совмещение или замещение должностей на время отпуска предусматривает доплату совмещающим (замещающим)работникам, поскольку в этот период будет происходить увеличение их трудовой нагрузки.

Первоначально следует разграничить понятия совмещения и замещения должностей:

  • Совмещение должностей предполагает, что сотруднику передается часть обязанностей отпускника. В общем виде все обязанности распределяются между 2-4 сотрудниками (хотя их может взять на себя и один сотрудник), которые при этом успевают выполнять и свои функции;
  • Замещение должностей предусматривает передачу всех обязанностей пребывающего в отпуске сотрудника одному работнику. В этом случае его переводят на место отпускника и освобождают от его непосредственных обязанностей (ст. 72.2 ТК РФ).

При таком раскладе вполне очевидной становится и схема выплат работникам при совмещении и замещении должностей. Так, в первом случае специалист получает доплату к основному окладу, обусловленную увеличением трудовой нагрузки. Во втором же случае, замещающему сотруднику выдают зарплату отпускника (она должна быть не меньше его основного оклада).

В данной статье рассматриваются особенности расчетов работодателя с сотрудниками, совмещающие осуществление своих трудовых функций с частью обязанностей отпускника.

Как происходит совмещение должностей на период отпуска?

Совмещение должностей на время отпуска – весьма частое явление в практике работы современных организаций. Оно состоит в том, что работодатель поручает определенному работнику выполнение трудовых обязанностей его коллеги, пребывающего в отпуске. При этом он одновременно продолжает осуществлять и собственные функции в организации (ст. 60.2 ТК РФ).

Пример. Бухгалтер Васильева И.А. вышла в очередной оплачиваемый отпуск (с 1.06.16 по 28.06.16) и уехала за границу. В период ее отсутствия с 15.06.16 по 20.06.16 ИФНС провела внеплановую налоговую проверку, что потребовало присутствия финансового специалиста. Приказом работодателя №123 от 12.06.16 обязанности Васильевой И.А. были переданы бухгалтеру-кассиру Маркиной О.А.

Стоит отметить, что совмещение должностей не может быть принуждением. Выбранный работодателем специалист в обязательном порядке должен выразить свое согласие на выполнение трудовых обязанностей отпускника.

Стоит указать на несколько ключевых условий, которые должны выполняться при совмещении должностей:

  • Во-первых, единственно возможным основанием для издания приказа на совмещение должностей может быть письменное согласие работника;
  • Во-вторых, сотрудник, совмещающий должности может досрочно отказаться от дополнительной трудовой нагрузки, написав соответствующее заявление на имя работодателя не менее, чем за три дня до фактического прекращения выполнения добавочной работы;
  • В-третьих, сам работодатель также может досрочно приостановить осуществление работником дополнительных обязанностей, аналогичным образом предупредив его не менее чем за три дня до вступления решения в силу;
  • В-четвертых, при совмещении должностей продолжительность рабочего дня сотрудника не увеличивается: за тот промежуток времени ему придется успевать делать свою работу и исполнять обязанности отпускника.

Все эти аспекты работнику должны быть разъяснены до получения от него письменного согласия – документа, который составляется от руки в произвольном виде.

Как оплачивается совмещение должностей на время отпуска?

Как уже было упомянуто ранее, работник, которые соглашается взять на себя полностью или частично обязанности находящегося в отпуске сотрудника вправе рассчитывать на получение доплаты. Как рассчитывается ее размер?

  • Во-первых, учитывается специфика и объем выполняемых обязанностей;
  • Во-вторых, принимается во внимание средняя зарплата совмещающего специалиста и отпускника.

Доплата рассчитывается заранее и ее размер сообщается работнику. После этого происходит документарное оформление этого вопроса, а именно:

  1. оформить письменное согласие работника и подписать дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 155 ТК РФ);
  2. оформить только дополнительное соглашение (этот вариант применяется чаще ввиду меньшей бумажной волокиты).

В дополнительном соглашении указывается период выполнения работником трудовых обязанностей отпускника, перечень последних, а также порядок их оплаты. При этом доплата может быть указана в фиксированной сумме (в рублях) или в виде процента от среднего заработка совмещающего сотрудника.

Как выглядит соглашение о совмещении должностей?

Трудовое законодательство РФ не содержит точных сведений о том, как правильно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору (Письмо Минтруда РФ 12 марта 2012 года № 22-2-897) на случай совмещения должностей в период отпуска. При этом некоторые правила составления этого документа все же существуют, а именно:

  1. В заголовке документа обязательно должно быть указано, что соглашение является дополнительным. Более того, прописывается номер трудового договора, к которому оно относится.
  2. Стороны трудового договора и дополнительного соглашения – одни и те же лица. В противном случае документ будет считаться недействительным;
  3. В качестве причины совмещения трудовых обязанностей указывается пребывание в отпуске конкретного работника;
  4. В соглашении указывается, как период отпуска, так и сроки совмещения должностей;
  5. После приведения перечня передаваемых специалисту обязанностей прописывается сумма доплаты (в рублях или процентах от среднего заработка).

Дополнительное соглашение составляется в двух экземплярах и подписывается сторонами.

Стоит обратить внимание на то, что в некоторых случаях совмещение должностей предусматривает несение материальной ответственности. Это происходит в том случае, если принимаемые специалистом дополнительные функции предполагают использование денежных средств, материальных ресурсов или иных ценностей организации (ст. 244 ТК РФ).

Как поступить в этой ситуации? Безусловно, оформить договор о полной или частичном материальной ответственности на срок совмещения должностей. В этом случае к трудовому договору будут прилагаться два дополнительных соглашения. Указывать на материальную ответственность в соглашении о совмещении должностей – недопустимо.

Как составить приказ о совмещении должностей?

После того как дополнительные обязанности и их оплата с работником согласованы, руководитель подписывает приказ о совмещении должностей. Типовой формы приказа в России также нет и потому составляется он также в произвольной форме, но с учетом некоторых правил.

  • В документе обязательно прописывается причина совмещения должностей – пребывание в отпуске конкретного сотрудника;
  • Важно также указать время совмещения трудовых обязанностей, их перечень и размер причитающейся сотруднику доплаты;
  • В приказе точно устанавливается дата, с которой выбранный работник должен начать выполнять трудовые функции отпускника.

По сути, сведения в приказ аккуратно переносятся из дополнительного соглашения. После того как приказ издан, отдел кадров знакомит с его содержанием работника, о чем последний отставляет подпись в регистрационном журнале.

Следует обратить внимание на тот факт, что приказ о совмещении должностей подписывает не только руководитель, но и главный бухгалтер предприятия, которому предстоит курировать вопрос начисления работнику доплаты.

Как начисляется НДФЛ на доплату за совмещение должностей?

Доплата за совмещение должностей является частью зарплаты работника. Это означает, что на эту сумму начисляется:

  • подоходный налог (НДФЛ);
  • страховые выплаты в ПФР и ФСС.

Порядок расчета налоговых страховых отчислений ничем не отличается от расчета таковых по основной зарплате.

Как совмещение должностей отражается в кадровых документах?

К числу кадровых документов относятся трудовая книжка работника и его личная карточка, а также табель учета рабочего времени (ТУРВ). При совмещении должностей во время отпуска никакие особые отметки в них не проставляются – предполагается, что работник продолжает выполнять исключительно свои обязанности в обычном режиме.

Доплата работнику за совмещение должностей – закономерное финансовое поощрение расширения его трудовых функций. Она рассчитывается с учетом среднего заработка совмещающего сотрудника, а также объема переданных трудовых обязанностей.