Трудовая книжка является тем важным документом, который в полной мере отражает стаж работника на протяжении всей его трудовой деятельности (ст. 66 ТК РФ). Пока работник выполняет возложенные на него функциональные обязанности в рамках того или иного предприятия, она хранится в отделе кадров нанимателя.

Но что делать, если в силу определенных обстоятельств трудовая была утеряна или утрачена? В этом случае кадровая служба работодателя осуществляет процесс оформления дубликата трудовой книжки.

Полученный таким способом документ обладает той же юридической силой, что и оригинал. Именно поэтому его составление опирается на целый спектр обязательных норм. И хотя образец восстановления трудовой книжки можно скачать в сети имеет смысл детально разобрать практические правила его составления.

Дубликаты трудовых книжек в законодательстве

Трудовая книжка как официальный документ должна в обязательном порядке содержать такую информацию, как:

  • Личные сведения о сотруднике (его Ф.И.О., дата рождения, данные СНИЛС и др.);
  • Занимаемая должность и отдел, предприятие на котором осуществляет свою деятельность работник;
  • Сведения о приеме на работу, увольнении, переводах и награждениях (для последних к трудовой книжке выделен специальный раздел);
  • Основания для прекращения трудовых отношений с отсылкой к соответствующей статье Трудового кодекса.

Аналогичную информацию должен содержать и дубликат трудовой книжки, согласно ТК РФ. Более того, существует детальный перечень правил представления этого документа, который определяют такие нормативные документы, как:

  1. Трудовой кодекс РФ;
  2. Постановление Правительства РФ №225 (2003);
  3. Постановление Минтруда РФ №69 (2003).

В перечисленных выше законодательных актах описаны возможные основания для составления документа, а также обозначена необходимость оформления приказа на выдачу дубликата трудовой книжки, образец которого находится в свободном доступе.

Трудовое законодательство достаточно подробно раскрывает порядок выдачи дубликата трудовой книжки дубликата, с тем, чтобы этот документ не был использован в неправомерных действиях.

Основания для выдачи дубликата трудовой книжки

Выдача дубликата трудовой книжки осуществляется далеко не по первому требованию работника, а лишь при наличии определенных оснований, в числе которых:

  • Утеря документа его владельцем;
  • Непригодное для использования состояние документа;
  • Утрата трудовой книжки нанимателем.

Каждая из приведенных выше причин оформления дубликата трудовой книжки предусматривает особый порядок составления этого документа.

  1. Утеря документа

Дубликат трудовой книжки при утере запрашивается работником на его последнем месте выполнения трудовых обязанностей. При этом он пишет заявление на имя руководителя организации-нанимателя и оставляет его в кадровом отделе.

Может ли работодатель отказать в выдаче документа при утере трудовой книжки? Вне зависимости от того, какой период времени прошел с момента увольнения работника отказ со стороны его нанимателя в выдаче дубликата считается неправомерным.

  1. Непригодное состояние

Если трудовая книжка была порвана, намокла, обгорела или испачкалась, то дальнейшее использование не представляется возможным. При таком раскладе вполне законным представляется обращение сотрудника к его последнему нанимателю с просьбой о представлении дубликата.

В этом случае он представляет в кадровый отдел испорченный экземпляр, на титульном листе которого ставится пометка «Выдан новый экземпляр».

  1. Утрата документа работодателем

Форс-мажорные обстоятельства могут затронуть не только работника, но и работодателя. Если вследствие катастроф или беспорядков наниматель утратил трудовые книжки своих сотрудников, то оформление их дубликатов происходит так:

  • Создается специальная комиссия;
  • Направляются запросы в места прежней трудовой деятельности работника и ПФР для восстановления сведений о местах работы сотрудника;
  • Если получить сведения не удалось (компании закрылись или находятся в других регионах), то приглашается 2-3 свидетеля, способные подтвердить карьеру работника.

Оформление дубликата трудовой книжки – основные нюансы

Утрата трудовой книжки – рядовое явление, ровно также, как и право на ее восстановление. Вне зависимости от причин потери документа, должности работника, его трудового стажа дубликат должен быть оформлен по запросу лица.

Кто выдает дубликат трудовой книжки при утере или достижении непригодного состояния? Таким правом наделен только работодатель сотрудника, поскольку оформлением этих документов занимается отдел кадров.

Если оказалось, что ТК утрачена по вине работодателя, то он обязан оказать содействие работнику в сборе бумаг для восстановления его трудового стажа.

Сам процесс оформления дубликата бесплатный. Однако кадровая служба имеет право взять с работника плату в размере стоимости бланка (порядка 200 рублей). Можно, конечно, приобрести бланк заблаговременно, однако есть вероятность покупки несоответствующего стандартам трудового законодательства документа.

Весь порядок оформления дубликата трудовой книжки можно представить в виде такой последовательности этапов:

  1. Работник представляет в кадровый отдел работодателя заявление об оформлении бумаги;
  2. В случае необходимости собираются сведения о трудовом стаже сотрудника;
  3. Составляется и подписывается руководителем организации приказ о представлении дубликата;
  4. Бланк документа заполняется должным образом, а сведения о его выдаче заносятся в книгу учета движения трудовых книжек;
  5. Дубликат передается работнику, а тот расписывается об этом в журнале учета ТК.

Какие документы должен представить работник, который желает получить дубликат трудовой книжки?

  • При утере документа – только заявление на имя руководителя организации;
  • В случае непригодности документа для дальнейшего использования – заявление и испорченный экземпляр;
  • При массовой утере работодателем – заявление и сведения о трудовом стаже с прежних мест работы.

В заявлении работник указывает причину утраты документа, прошение о представлении дубликата, а также дату и роспись. Единой формы заявки не существует: ее можно составлять от руки или набирать на компьютере.

Что же касается приказа, который составляется работодателем, то этот документ номер, включает в себя краткое обоснование причин выдачи дубликата (в виде тезисов), дат и подпись руководителя организации.

Какие документы могут подтвердить трудовой стаж работника? К их числу относятся хранящиеся в архивах компаний личные дела, приказы, договора, справки и др.

Правила оформления дубликата трудовой книжки

После того как причины и порядок выдачи дубликата трудовой книжки определен, остается разобраться в том, как именно оформлять этот важный документ.

  • Во-первых, используется чистый бланк трудовой книжки;
  • Во-вторых, по внешнему виду и внутреннему содержанию он ничем не должен отличаться от утраченного экземпляра трудовой книжки, кроме пометки на титульном листе: «Дубликат», которая ставится в правом верхнем углу;
  • В-третьих, все даты в документе прописываются арабскими цифрами;
  • В-четвертых, никакие исправления и помарки не допускаются;
  • В-пятых, сведения могут вписываться в документ синей или черной пастой.

На титульном листе дубликата аккуратно прописываются Ф.И.О., дата рождения, образование и профессия сотрудника. Инспектор кадровой службы, который оформляет документ, ставит под этим массивом информации свою удостоверяющую подпись.

Что касается основной части документа, то сведения о трудовом стаже вносятся в том же порядке, что и в трудовой – от начала трудовой деятельности к последнему месту работы сотрудника.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки, хранимый в отделе кадров организации, избавит ее от ошибок и неточностей в оформлении документа.

В течение какого срока работнику придется ожидать оформления дубликата ТК? С момента подачи работником заявления в отдел кадров должно пройти не более 15 дней, как документ уже должен быть на руках у работника. При этом принимаются во внимание только рабочие дни.

Особые случаи

Процесс оформления дубликата трудовой книжки хотя и непростая, но вполне определенная процедура. Однако возникают и внештатные ситуации.

Например, сотруднику выдали дубликат документа, а через некоторое время он нашел оригинал. Какой документ имеет юридическую силу в данном случае? Безусловно, дубликат, поскольку именно он последним был зафиксирован в книге учета ТК.

Существуют и иные нюансы оформления дубликата, которые положено знать кадровому специалисту:

  1. При увольнении сотрудников следует снимать копии с их документов о трудовом стаже – в дальнейшем дубликат трудовой книжки по копии трудовой книжки будет выдать намного проще, чем собирать сведения о стаже сотрудника со всех прежних мест его деятельности;
  2. В основном разделе документа каждая из записей о трудоустройстве или увольнении работника не заверяется, однако в конце каждой из страниц дубликата ставится роспись составляющего его лица и печать организации;
  3. Работник вовсе не обязан представлять работодателю сведения с прежних мест своей работы в случае, если имела места утеря трудовой книжки. Если при таких условиях наниматель откажется выдавать дубликат, то такие действия можно считать неправомерными.

И, наконец, выдача дубликатов ТК фиксируется в журнале учета движения трудовых книжек, поскольку они являются равнозначными им по юридической силе документами.

Дубликат трудовой книжки является восстановленной копией утраченного документа. Он сопровождает работника в его дальнейшей деятельности, сопряженной с переходами на другую работу и награждениями. Более того, его представляют в ПФР на общих основаниях при оформлении работнику пенсионных выплат.