Сегодня во все области активно внедряется электронная система учета данных, в том числе в сфере гос. услуг, однако многие бумажные носители информации по-прежнему продолжают активно использоваться. Это касается и трудовых отношений, в которых нередко возникают ситуации, когда необходимо восстановить пропавший документ. Если утеряна трудовая книжка: что делать?

Без этого документа гражданину будет проблематично устроиться на работу, особенно, если необходимо подтвердить имеющийся у него стаж в той или иной сфере. Также в случае утраты трудовой могут возникнуть сложности при оформлении пенсии. Несмотря на то, что на данный момент в ПФР используется электронная система учета отчислений трудящихся граждан, для расчета величины выплат требуется трудовая книжка.

Данный документ подлежит восстановлению, поэтому при потере трудовой книжки, что делать зависит в первую очередь от того, кто виноват в пропаже документа. Если вина лежит на гражданине, он имеет право, согласно п.31-33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, обратиться к последнему работодателю, у которого он осуществлял трудовую деятельность. При этом необходимо учитывать, что если с ним у вас сложились не самые хорошие отношения, то оформлять данный запрос следует в письменной форме.

Чтобы процесс не затягивался, а требования не были проигнорированы, заявление направляется заказным письмом с уведомлением на адрес предприятия. В таком случае у гражданина будет подтверждение того, что он обращался с данной просьбой к руководству фирмы. После получения заявления руководство организации должно в установленный законодательством срок оформить необходимый документ.

Однако этот вариант подойдет в том случае, если в трудовой была внесена информация о стаже на одном предприятии. Если у вас в документе были отмечены другие места работы, то отделу кадров понадобиться документальное подтверждение данного факта. При отсутствии таковых, следует заранее позаботиться об их получении.

Для того чтобы избежать длительной процедуры восстановления документов при утрате трудовой книжки, стоить иметь её нотариально заверенную копии. В таком случае, при возникновении необходимости достаточно будет её предоставить для получения дубликата. Если же копии нет, то придётся посетить все предприятия, на которых гражданин осуществлял трудовую деятельность, чтобы собрать справки для подтверждения стажа. Нередко на практике встречаются ситуации, когда организация, на которой работал гражданин, перестала существовать. В таком случае для получения подтверждения потребуется обратиться в местный архив, где была зарегистрирована данная фирма.

На практике часто встречаются ситуации, когда восстановление документа является достаточно проблематичным и гражданин принимает решение не оформлять дубликат. Так как завести новую трудовую книжку при утере, законодательство не запрещает, гражданин имеет полное право оформить новый документ и с ним устроиться на работу. При этом он не лишается возможности восстановить предыдущий документ.

Трудовая может находиться либо на руках у гражданина, если он не трудоустроен, либо у работодателя. С момента официального приема на работу, книжка сотрудника хранится на предприятии. За её сохранность несет ответственность служащий отдела кадров, на которого возложена данная обязанность или сам руководитель, если в организации нет кадровика.

В данном случае, книжка также может быть утеряна вследствие недобросовестного выполнения своих обязанностей уполномоченными сотрудниками или беспечности руководства предприятия. Чаще всего документы теряются во время переездов или чрезвычайных ситуаций, при сдаче бумаг в архив или проведении проверок. Вне зависимости от того, по какой причине произошла утеря трудовой, руководство предприятия несет за это полную ответственность. На него также накладывается обязанность восстановления данного документа. Кроме того, на предприятие и должностное лицо, нарушившее правила хранения трудовых книжек или допустившее их пропажу может быть наложена административная ответственность.

Документ утерян работодателем

На практике ситуации, когда трудовую теряет работодатель, встречаются не так уж редко. Служащий, попавший в такую ситуацию должен направить работодателю заявление с просьбой восстановить утерянный документ. Однако необходимо также учитывать обстоятельства, при которых выяснилось отсутствие книжки.

Если гражданина рассчитали с работы, а трудовую не отдали по причине её утери, то бывший сотрудник имеет право не писать заявление бывшему работодателю, а обратиться в суд с требованием о выплате среднего заработка за каждый день просрочки, согласно ст.234 ТК РФ. При этом в интересах самого работодателя будет как можно быстрее восстановить данный документ, чтобы не нести дополнительные убытки.

Необходимо обратить внимание, что это отчисления будут производиться только в случае, если гражданин не смог н6айти работу после расчета с предыдущего предприятия. После того, как он будет официально трудоустроен, с предыдущего работодателя снимается обязанность перечисления выплат. Однако при этом он не освобождается от необходимости восстановления книжки бывшего служащего.

Если же необходимости в выплате компенсации за удержание документа нет, а работодатель потерял трудовую книжку, что делать должен служащий? В первую очередь – направить руководству фирмы заявление о выдаче дубликата документа. Согласно действующему законодательству работодатель в течение 15-ти дней с момента получения данного уведомления должен предпринять действия, необходимые для восстановления документа, о чем уведомить гражданина.

Как уже отмечалось выше, работодатель несет ответственность за утерю и ненадлежащее хранение трудовых книжек. Согласно ст.232-234 ТК РФ, на него могут быть наложены штрафные санкции и доп. материальная ответственность. При этом инициатором наложения взыскания может выступать как служащий, так и инспекция труда, если данные нарушения были выявлены в процессе проведения проверки.

В первом случае служащий должен будет обратиться в суд для привлечения к ответственности работодателя за утерю трудовой книжки работника. Суд, исходя из ситуации, определит величину компенсации, в которую может входить как возмещение морального вреда, так и расходов, понесенных гражданином, в процессе оформления дубликата трудовой. Во втором – штраф будет выписан предприятию уполномоченным сотрудником на основании ст.5.27 КоАП РФ.

С точки зрения процедуры восстановления документа, работодатель или уполномоченное им лицо, должен будет произвести те же действия, что и гражданин в случае утери трудовой. В данном случае все заботы связанные с получением подтверждений стажа служащего на предыдущих местах работы возлагаются на руководство фирмы.

Процедура и порядок оформления дубликата трудовой регламентируется  Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Согласно данному документу в книжку вносятся данные имеющие документальное подтверждение, в том числе сведения о квалификации, награждениях и иные данные, связанные с осуществлением служащим трудовой деятельности. При указании стажа работы на иных предприятиях, он записывается суммарно: сколько лет, месяцев и дней отработал гражданин. При том не отмечаются периоды работы и должности, которые занимал служащий на данном предприятии. Если документ, подтверждающий стаж не содержит в себе полных данных о работе сотрудника в прошлом, в дубликат трудовой вносится только та информация, которая зафиксирована в бумагах.

Гражданин может также попросить работодателя не выдавать дубликат документа, а оформить новую трудовую. В таком случае в документ вносится только информация, касающаяся осуществления трудовой деятельности данного гражданина на текущем предприятии. Для подтверждения предыдущего стажа работы гражданин имеет право использовать иные документы, справки.

Документ утерян работником

Если работник потерял трудовую книжку: что делать ему в таком случае? Для него возможны два варианта:

  1. Обратиться к предыдущему работодателю, с просьбой оформить дубликат данного документа на основании имеющихся у него данных и предоставленных гражданином документов.
  2. Восстанавливать утерянную трудовую самостоятельно.

В случае, если предприятие, на котором гражданин осуществлял трудовую деятельность, были ликвидировано, то он имеет право обратиться в с просьбой об оформлении дубликата к новому работодателю. Однако в данной ситуации необходимо учитывать, что он не обязан производить данные действия. Кроме того для заполнения дубликата понадобится представить доказательства стажа, которые в этом случае должен будет получать гражданин самостоятельно. При этом он может обратиться:

  • В Гос. архив, работающий в городе, где было зарегистрировано предприятие (информация предоставляется только в случае, если организация, в которой работал гражданин, была ликвидирована);
  • Местное отделение Пенсионного фонда (данные будут переданы гражданину в течение 10 дней после поступления от него соответствующего заявления);
  • Направить исковое заявление, на основании которого суд может сделать запросы в соответствующие организации или инстанции для получения необходимой информации.

При рассмотрении дела в суде для подтверждения стажа могут быть использованы свидетельские показания, при невозможности получения достоверной информации из иных источников.

После получения необходимых данных гражданин обращается к последнему или нынешнему работодателю для оформления дубликата трудовой. При этом на документе делается соответствующая запись.