Как известно, финансовое состояние любого предприятия включает в себя прибыль и издержки, которые, в свою очередь, делятся на переменные и постоянные. Выплата зарплат относится к постоянным издержкам, ведь без систематической оплаты труда ни один сотрудник не будет работать. Чтобы правильно сформировать экономику организации, необходимо рассчитать фонд оплаты труда: это позволит избежать неприятных ситуаций и спрогнозировать чистую прибыль уже с вычетом затрат.

На законодательном уровне понятие «фонд оплаты труда» никак не закреплено, но в целом оно означает общее количество выплаченных работодателем денежных средств сотрудникам, выполняющим трудовые обязанности.

Стоит отметить, что ФОТ нужен на предприятиях в первую очередь для планирования затрат, которые иногда достигают 70% от прибыли. Чаще всего он планируется на год или квартал, а по завершении отчетного периода благодаря нему можно сопоставить планируемые и реальные затраты, чтобы в дальнейшем оптимизировать расходы компании.

Рассмотрим наглядный пример:

Численность сотрудников ООО «Парус» достигает 20 человек. В ФОТ на выплату зарплат вместе с ежемесячными премиями на 2016 год было предусмотрено 4 000 000 руб. Согласно ст. 134 ТК РФ, работодатель обязан систематически проводить индексацию, т.е. повышать зарплату работникам в соответствии с ее уровнем. На начало 2017 года величина индексации составляла 5,4%, что учитывалось при формировании ФОТ на второй квартал, и он был составлен с учетом индексирования. Это позволило повысить уровень зарплат и спрогнозировать общие затраты предприятия.

 ФОТ: из чего складывается?

При формировании ФОТ работодателям необходимо учитывать все затраты в денежной или натуральной форме:

  • Зарплату сотрудникам;
  • Натуральную продукцию, выданную в качестве оплаты труда;
  • Компенсации за работу в праздничные и выходные дни, ночное время;
  • Любые премии, выплачиваемые систематически: за увеличенный объем работы, выслугу лет и т.д.;
  • Доплата за труд в опасных или вредных условиях;
  • Зарплаты работникам, не входящим в штат и выполняющим разовые услуги по гражданско-правовому договору;
  • Оплата за неотработанное время: нахождение в учебных или декретных отпусках, участие в общественных работах, ежегодные оплачиваемые отпуска, компенсация за простой не по вине работников, вынужденные отгулы и т.д.;
  • Стимулирующие выплаты: поощрения за добросовестный труд, льготы на покупку акций организации и т.д.;
  • Дополнительные выплаты: оплата командировок, выплата пособия по временной нетрудоспособности, компенсации за причиненный ущерб, перечисления по больничным листам.

Что не нужно включать в фонд оплаты труда:

  • Разовые премии;
  • Материальную помощь сотрудникам;
  • Дивиденды работникам;
  • Ссуды, льготы, компенсацию поездок на отдых и т.д.;
  • Премии из отдельных фондов компании.

Очень часто ФОТ путают с фондом заработной оплаты, однако в последнем случае понятие включает в себя только оплату труда, в то время как ФОТ – зарплаты, больничные, отпускные и любые другие виды выплат. В ФЗП входят только премии, доплаты, надбавки, зарплаты и компенсации за работу в опасных или вредных условиях.

По сути, ФЗП является составляющей фонда оплаты труда и должен учитываться при его планировании. Величина ФЗП определяется уже с вычетом социальных выплат. Например:

В январе 2017 года в ООО «Спектра» было начислено 450 000 руб., из них 220 000 были выплачены в зарплату, а 150 000 руб. – в аванс за следующий месяц (февраль). Таким образом, ФОТ за январь составляет 450 000 руб., а ФЗП за этот же месяц – 370 000 руб., т.к. в него были включены зарплаты и авансовые платежи. Остаток составляет 80 000 руб., которые могут быть потрачены на стимулирующие выплаты, оплату больничных и т.д.

Как рассчитать фонд оплаты труда?

Нельзя недооценивать важность правильного расчета ФОТ: это позволяет спрогнозировать суммы затрат на заработные платы и иные выплаты, входящие в фонд, а также мотивировать коллектив на более высокий уровень выполнения трудовых обязанностей.

Какие документы понадобятся для определения ФОТ:

  • Приказы и расчетные ведомости. Последние содержат сведения о начисленных зарплатах, оформляются в бухгалтерии;
  • Штатное расписание: указывается размер зарплаты в зависимости от должности работника, а также численность штатного состава. Составлением обычно занимаются сотрудники отделов кадров;
  • Табели учета рабочего времени включают в себя информацию о количестве отработанных часов и дней за определенный период, а также дни отпусков и больничных. Ведутся старшими смены, начальниками отделов или кадровиками.

Для расчета используются определенные интервалы времени (например, календарный год), при этом четкая формула определения фонда оплаты труда законодательством не установлена. Большая часть работодателей для этого применяют метод вычисления среднемесячной зарплаты сотрудников, умноженной на их количество и на расчетный период. Например:

Средняя заработная плата с учетом ежемесячных премий и различных надбавок работников ООО «Альянс» составляет 45 000 руб., в штате числятся 15 работников. Сумма ФОТ на один месяц будет составлять 900 000 руб., а на год – 10 800 000.

Если в организации большая численность персонала, для определения ФОТ удобнее распределить его на подгруппы:

  • руководящий состав;
  • среднее звено руководителей;
  • рядовые сотрудники;
  • обслуживающие работники.

Чтобы определить величину ФОТ в данном случае, необходимо сделать следующее:

  • Выявить размер средней зарплаты, умножить на количество людей в каждой из вышеперечисленных подгрупп;
  • Высчитать среднемесячную зарплату на предприятии, умножить на количество месяцев в отчетном периоде.

Если на предприятии используется сложная стимулирующая политика, а в штате числится большое количество сотрудников, для вычисления ФОТ целесообразнее воспользоваться такой формулой:

Зарплата * (оклад или тариф + различные надбавки + районный коэффициент).

Данную формулу лучше всего применять для вычисления ФОТ при расчете для каждой из подгрупп (категорий работников).

Сложнее всего рассчитать ФОТ сразу на год, т.к. это требует выполнения множества действий:

  • В табеле учета рабочего времени устанавливается общее количество отработанных часов для каждого сотрудника;
  • Выявляется общая численность работников, затем рассчитывается количество персонала в каждой подгруппе в зависимости от должностей;
  • Общие отработанные часы делятся на среднесписочное количество сотрудников отдельных категорий;
  • Полученная сумма времени умножается на среднее количество выплат в каждой из категорий;
  • Определяется сумма перечисленных денег в счет всех категорий сотрудников, затем она умножается на общее число отработанных за год дней.

Если требуется рассчитать среднемесячный ФОТ, необходимо выполнить следующее:

  • Определить объем всех выплаченных за год средств;
  • Вычислить среднемесячное число отработанных дней;
  • Разделить общее количество рабочих дней на 12 месяцев.

При расчете дневного ФОТ используется аналогичный месячному алгоритм, но стоит учитывать, что количество дней в месяце будет равно 30, даже если фактически в периоде 28, 29 или 31 день.

Фонд заработной платы: как рассчитывается?

Установленной законодательством формулы расчета фонда заработной платы не существует, поэтому она должна быть утверждена во внутренних нормативных актах компании. Что можно включить в ФЗП:

  • Оплату за отработанное время, надбавки и т.д.;
  • Затраты на питание, поездки, компенсации на оплату коммунальных услуг и пр.;
  • Оплату за неотработанные периоды (отпуска, больничные и т.д.);
  • Стимулирующие и поощрительные выплаты.

Для расчета ФЗП можно воспользоваться любой из следующих формул:

  • Средняя зарплата работников * их количество * 12 месяцев;
  • Средний заработок в компании * индекс в компании в общем * количество сотрудников. Вариант подходит для определения ФОТ для каждого отдела организации.

Если по итогам отчетного периода был выявлен перерасход ФЗП, необходимо улучшить маркетинговую политику предприятия и недостатки финансового планирования, чтобы оптимизировать его экономику и не допускать ошибок. Кроме того, по динамике ФОТ и ФЗП можно определить материальное благополучие не только сотрудников, но и компании в целом.