Многие организации в ходе своей деятельности вынуждены направлять время от времени своих сотрудников в служебные поездки для решения производственных задач (командировки).

Глава 24 ТК РФ определяет, какие поездки относятся к служебным командировкам (ст. 166 ТК РФ), и соответственно этим работникам гарантировано на период их отсутствия сохранение среднего заработка и рабочего места, должности (ст. 167 ТК РФ).

Законодательство обязывает работодателя оплатить все расходы, понесенные с поездкой и выполнением задания (ст. 168 ТК РФ).

Но, все финансовые операции, должны быть оформлены документально и учтены в бухгалтерских отчетах.

Согласно требованиям ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете», хозяйственные операции, проводимые организацией, необходимо обосновать первичными документами, подтверждающими использование денежных затрат.

Унифицированные формы бланков, требующие заполнения при оформлении направления работника в служебную поездку для возможности обоснованной компенсации всех материальных затрат были утверждены Постановлением Госкомитета по статистке за № 1 от « 05» января 2004 года.

Заполнение перечисленных форм являлось обязательным для организаций любой формы собственности при необходимости направить сотрудника в другой город (страну) более чем на один день, давая ему письменное поручение на выполнение определенного вида работы.

Нормами Постановления № 1 было утверждено обязательное применение:

ф. Т- 9 или Т – 9а письменного Приказа (распоряжения) о направлении сотрудника (или несколько человек) на определенный указанный срок в другую местность для выполнения обозначенных в служебном задании целей.

В соответствии с разработанной формой Т- 10, каждому работнику перед отъездом нужно было выписать командировочное удостоверение с указанием даты отправления работника и с соответствующими отметками, подтверждающими дату прибытия и убытия из учреждения, в которое тот направлялся для подтверждения целенаправленного расходования денежных средств.

Также предусматривалось составление служебного задания в письменной форме Т-10а и соответствующего отчета о том, как оно выполнено.

Конечно, очевидно, что задание должно быть оформлено до издания приказа о направлении работника в командировку.

Удостоверение может быть выписано уже только на основание изданного приказа, с которым сотрудник должен быть ознакомлен под роспись.

Соблюдение этих формальностей были обязательными для принятия отчета по расходу командировочных еще сравнительно до недавнего времени.

Постановлением Правительства № 1595, утвержденным 29 декабря 2014 года, было принято решение отменить оформление командировочного удостоверения и служебного задания для сокращения волокиты в делопроизводстве.

С точки зрения закона сегодня, достаточно проездных документов, чтобы подтвердить нахождение командированного работника определенный срок в другой местности, куда он был отправлен на основании письменного распоряжения руководителя.

«29» июля 2015 года Правительством РФ было вынесено Постановление № 771, согласно которому с августа 2015 года вступили в законную силу изменения, внесенные к «Положению об особенностях отправки работников в командировки» (принятому за № 257 «25» марта 2013 года), какие способствовали значительному упрощению учета расхода командировочных средств.

Начиная с «08» августа 2015 года, засвидетельствовать факт пребывания, определенный промежуток времени в командировке разрешается при отсутствии проездных документов квитанциями об оплате гостиничного номера или договором аренды жилого помещения.

Организации, сталкивающиеся с массой возникающих вопросов при необходимости отправлять работников в поездки, необходимые для развития, расширения производства и других задач, разрабатывают Положение о командировках своих сотрудников.

В локальном документе, утвержденном работодателем, с которым знакомят всех наемных работников, заключающих трудовые договора, рассмотрены все аспекты правовых норм обязанностей и прав обеих сторон (руководства и сотрудника) при необходимости выполнять обязанности, не противоречащие должностной инструкции за пределами основного рабочего места.

Для того чтобы учесть все нюансы, возникающие при необходимости отправить сотрудника в служебную поездку:

  • начиная с имеющих право определенной категории работников вообще отказаться от поездки (например, воспитывающим ребенка до пяти лет без помощи второго супруга, или имеющих на иждивении детей, признанных инвалидами, ухаживающими, согласно медицинскому заключению за недееспособными родственниками);
  • необходимостью получить согласие на отправление в другую местность для выполнения поставленных производственных задач в свой законный выходной или нерабочий праздничный день любого сотрудника;
  • запрет на привлечение к командировкам беременных сотрудниц и работников, не достигших восемнадцати лет;
  • определяется размер оплаты отправленных в поездку работников, с учетом гарантий, предусмотренных трудовым законодательством (не менее среднего заработка за каждый день нахождения вне основного производства);
  • оговариваются нюансы оплаты при стечении обстоятельств, когда работник вынужден потратить свой выходной или нерабочий (праздничный день) на время, проведенное в пути к месту командирования, или возвращению после исполнения задания домой.

Также при долговременных командировках компенсация выходных дней, в том случае, когда командированный работник фактически выполнял служебные поручения;

  • разрабатывается порядок возмещения командировочных расходов, понесенных сотрудником и список затрат, которые кроме установленных нормами ТК РФ (на проезд, проживание, питание) могут и должны быть компенсированы при наличии соответствующих документов, подтверждающих их размер и обоснования их совершения;
  • конкретно дается перечень документов, необходимых для оформления командировки.

Несмотря на то, что с внесенными изменениями, законодатель не требует для отчета о расходе командировочных выдачи и отметки удостоверения по месту нахождения вне пределов предприятия, на котором человек числится в штатном расписании, многим руководителям удобно его использовать, что не противоречит закону и может быть закреплено в Положении о командировках.

Как правильно оформить направление в командировку работника, используя унифицированные формы Т-10 и Т-10а

При решении руководства использовать для учета и отчетности финансовых расходов предприятия на организацию мероприятий, связанных с поездками сотрудников в разные регионы, города, страны СНГ или дальнее зарубежье унифицированные документы, необходимо уделить вниманию правильному заполнению бланков.

Понятно, что прежде, чем издать приказ о командировании одного или группы работников нужно сформулировать цель их поездки.

И на основание же этих заданий, вернувшись из командировки работник, должен составить краткий отчет об их выполнении.

Целесообразность и экономическое обоснование израсходованных на командировку денег проверяют как непосредственный руководитель, так и на основание платежных документов, бухгалтер организации.

Поскольку форма Т-10а (служебное задание) и Т-10 (командировочное удостоверение) применяются по усмотрению руководителя и принятым нормам, действующего непосредственно в конкретной организации Положения о командировках, в типовой бланк могут быть внесены свои дополнения.

Основные требования, к его составлению должны все же соблюдаться.

Правила оформления служебного задания (Т- 10а):

  1. Как при составлении любого подобного рода документа, в верхней части страницы указывается полное название предприятия и аббревиатура.
  2. Ниже идет название документа (в данном случае – служебное задание), с указанием даты и регистрационного номера, присвоенного в соответствии с очередностью записи в регистрационном журнале.
  3. Далее следует указать, кому, и с какой целью дается поручение – направление в командировку, уточнив ее сроки и личные данные командируемого сотрудника, не забывая отметить его должность и непосредственное местонахождение основного рабочего места (структурного подразделения организации), табельный номер.
  4. Прописывается место, куда должен прибыть работник для выполнения поставленных задач (страна, город, наименование организации).
  5. Четко формулируются первостепенные цели поездки (заключение договора на поставку сырья, о продаже продукции, для принятия участия в качестве истца или ответчика в арбитражном суде и прочие).
  6. Оставляется незаполненным место до момента возвращения из поездки для составления отчета о проделанной работе.
  7. Подпись непосредственного руководителя работ, сотрудника, получившего задание, и работодателя ставится дважды:
  • при выдаче служебного задания;
  • после проверки отчета о его выполнении с соответствующей отметкой о полном его завершении и указанием даты утверждения.

Правила оформления командировочного удостоверения унифицированная форма Т -10:

1.  Выписывает удостоверение обычно инспектор отдела кадров предприятия или ответственное за ведение кадровой документации лицо, назначенное приказом работодателя, на основании оформленного служебного задания и изданного приказа о командировании работника на определенный срок в указанную местность.

2. На лицевой стороне бланка фактически дублируются данные из служебного задания:

  • название организации;
  • полные сведения о сотруднике, направляемом в командировку;
  • сроки и цель поездки;
  • делается отметка о дате выезда из месторасположения предприятия направляющего работника в город, куда он должен прибыть для выполнения поставленных целей;
  • подписывается выезжающим работником и визируется первым руководителем предприятия, подпись которого скрепляется печатью организации.

3. На обратной стороне документа делаются соответствующие отметки о времени и дате прибытия к месту назначения одной или ряда организаций, в зависимости от требуемых производственных заданий.

Также ставится подпись самого командированного сотрудника и первого руководителя организации, в которой он выполнял поручения своего непосредственного начальника, ставится печать предприятия.

Имея правильно заполненное командировочное удостоверение, у сотрудника не возникнет осложнений при составлении отчета о поездке с предъявлением доказательств фактического пребывания в ней.

Где взять образец бланка для оформления командировочного удостоверения

Унифицированные формы документов были утверждены «05» января 2004 года Постановлением Государственного комитета статистики Российской Федерации № 1.

Найти образец бланка и примера заполнения удостоверения на командировку не составит особого труда, используя интернет ресурсы.

Для удобства применения можно внести свои реквизиты.