Предоставление очередного ежегодного отпуска является обязательной нормой для работодателя в не зависимости от формы собственности организации и количества ее сотрудников.

Согласно ст. 123 ТК РФ, в конце каждого календарного года, минимум за две недели должен быть утвержден график очередности предоставления отпусков на следующий год.

Так, на 2017 год, составить график отпусков и утвердить руководителем предприятия работники отдела кадров должны максимум 16 декабря 2016 года.

Если организация не предусматривает в своем штатном расписании кадровую службу, вопросом составления очередности отпусков на следующий год занимается лицо, назначенное приказом работодателя.

Возникает резонный вопрос – зачем вообще нужен этот график.

Ответ очевиден.

Первое, чтобы правильно спланировать работу предприятия и отсутствие сотрудников не могло плачевно сказаться в производственном процессе.

Например, не могут работники одного подразделения уйти в очередной отпуск одновременно в одном месяце. Если не распланировать график отпусков, не факт, что большая часть не захочет уйти летом отдыхать.

Во-вторых, трудовое законодательство России в ч. 4 ст. 124 ТК РФ запрещает работодателю не предоставлять дни ежегодного обязательного отдыха в течение двух лет подряд.

Но, что греха таить, не только в связи с производственной необходимостью, некоторые работники по известным только им причинам не берут отпуск.

Хотя, компенсация за неиспользованные дни отпуска может быть выплачена только при увольнении работника, отдельные сотрудники упрямо не хотят идти отдыхать (чаще всего это одинокие люди, которые теряют смысл жизни, если не ходить на работу).

При любой проверке трудовой инспекцией соблюдения норм трудового законодательства и прав работников, при отсутствии графика отпусков и обнаружении не предоставления положенных дней отдыха более чем два года подряд персоналу, должностные лица будут привлечены к административной ответственности.

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ штраф может быть выписан в размере от 1 тыс. до 5 тыс. рублей.

С юридического лица штраф взыскивается в значительно большем размере – от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

Помимо этого, деятельность предприятия может быть приостановлена на срок до трех месяцев.

Бланк формы Т-7 для создания графика отпусков

Работодатель имеет право разработать и утвердить форму графика предоставления очередного отпуска своим сотрудникам, поскольку в законодательстве (ст. 123 ТК РФ) говорится лишь об обязанности разработать и утвердить очередность ежегодного отдыха на будущий год, но ничего не сказано о том, в каком виде должен быть разработан этот документ.

Но особой надобности нет выдумывать что-то сверхъестественное с января 2004 года, когда Постановлением Госкомстата Российской Федерации была учреждена унифицированная форма Т-7 график отпусков.

Как любой официальный документ, издаваемый на предприятии, унифицированная форма Т-7 график отпусков (образец заполнения можно посмотреть в интернете), начинается с указания названия организации и порядкового номера документа, даты его составления и утверждения.

Заполняется документ в виде таблицы:

  • 1 графа отражает сведения о подразделении, в каком непосредственно работает сотрудник;
  • 2 графа заполняется на основание штатного расписания, в ней перечислены должности всех работников организация;
  • 3 графа несет персональные данные каждого сотрудника (полностью фамилия, имя, отчество);
  • 4 графа для указания табельного номера, присвоенного на предприятие для начисления заработной платы и положенных отпускных;
  • 5 графа – количество дней предоставляемого запланированного отпуска (может, как полностью использоваться сразу все 28 дней, так по желанию работника разбивается на несколько частей, при этом важно, чтобы первая часть обязательно была не меньше 14 дней);
  • 6 и 7 графы для заполнения даты, с какого числа и месяца планируется отпуск при составлении графика и соответственно когда человек фактически пошел в отпуск (поскольку график составляется заранее, естественно, что в процессе работы и жизненных сложившихся различных ситуаций происходят изменения);
  • 8 и 9 графы предназначены для случаев перенесения отпуска.

Указывается документ, на основание которого отпуск перенесён и даты, с какой планируется возможность предоставления отложенного отдыха.

Обстоятельства могут измениться у самого сотрудника, и он может подать заявление на имя руководителя организация о предоставлении отпуска в другое время, не совпадающее с датой, запланированной ранее в графике.

Работодатель в случае возникшей необходимости может отозвать человека из отпуска, либо издать приказ о перенесении его на определенное время с указанием, когда возможно предоставление отдыха, положенного по законодательству;

10 графа предназначена для внесения различных примечаний при необходимости уточнений.

Некоторые руководители на предприятие вносят различные изменения и дополнения в унифицированную форму, что не запрещено законом.

Чаще всего:

  • убираются ссылки на коды ОКУД и ОКПО;
  • если в организации отсутствует первичная профсоюзная организация, ни к чему предусмотренное в бланке мнение этого органа;
  • добавляются графы для росписи работников, ознакомленных с графиком.

Подготовка график отпусков

Как мы уже упоминали, за две недели до нового года график должен быть утвержден. Форма заполняется на всех работников организации.

В зависимости от количества сотрудников соответственно и начинать заниматься сбором информации о том, когда работники хотели бы пойти отдыхать, кто имеет право на предоставление отдыха в удобное время по личному усмотрению, нужно заранее (приблизительно в ноябре текущего года).

Работодатель в зависимости от специфики производства может планировать предоставление отпусков в определенное время года, при этом, не забывая о ряде категорий сотрудников, которым отпуск должен быть, предоставлен несмотря на любые процессы, связанные с работой, в любой период, когда удобно именно имеющим льготы работникам.

Обычно начальники подразделений опрашивают непосредственно своих подчиненных об их пожеланиях, когда им более предпочтительно пойти отдохнуть.

Планируются отпуска так, чтобы не было накладок и было кому работать в то время, когда часть сотрудников будет в отпуске.

Работник отдела кадров, объединив всю информацию по организации, согласовывает ее с профсоюзным органом, если таковой имеется на предприятии.

Только после этого график утверждается руководителем предприятия.

Кому работодатель должен предоставить отпуск в любое время по его желанию

Составляя график отпусков на новый календарный год, администрация предприятия учитывает пожелания самих сотрудников, но применительно к складывающейся ситуации как производственного процесса в целом, так и по количеству людей одновременно отсутствующих и находящихся в очередных и дополнительных отпусках.

Часть 4 ст. 123 ТК РФ заостряет внимание работодателя на отдельных категориях работников, которым согласно трудовому законодательству и действующим Федеральным законам РФ ежегодный отпуск должен быть предоставлен в любой удобный для них момент.

К таким лицам, например, относят:

  • сотрудников, чьи жены находятся в декретном отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • несовершеннолетних работников (ст. 267 ТК РФ);
  • ст.ст. 14-19 Закона о ветеранах предусмотрены привилегии участникам Великой Отечественной войны.

Мы хорошо понимаем, что в силу давности событий вряд ли сегодня на предприятиях есть такие работники, поскольку они уже довольно преклонного возраста, но эти же статьи дают льготы участникам и инвалидам других боевых действий, в которых принимали участие граждане бывшего СССР и РФ;

  • сотрудники, награжденные орденами и почетными званиями Советского Союза и России (п. 3 ст.8 Закона № 4301 -1);
  • и прочие.

 Что должно быть отражено в графике отпусков?

Составляя график, необходимо отразить количество дней, положенных работнику согласно закону для отдыха. Сюда должен включаться очередной ежегодный отпуск и дополнительные дни, если положены по закону.

Например, работающим инвалидам, к 28 дням обязательного отпуска, законодатель добавил два дня отдыха.

В случае, когда сотрудник на предприятии работает по совместительству, его отпуск должен совпадать с предоставленным отдыхом по основному месту работы.

Если остались неиспользованные дни отпуска за прошлые года (не более двух, их может быть согласно ст. 124 ТК РФ), они в первую очередь должны быть запланированы на новый год.

В ситуациях, когда работник отзывается из отпуска по приказу работодателя, это также должно быть отражено в графике с указанием номера и даты издания приказа, сроков, когда отпуск будет предоставлен работнику после выполнения производственных задач.

При необходимости, возникающей у работника изменить время отдыха, он пишет заявление руководителю с просьбой предоставить отпуск в нужный период.

Если работодатель не возражает, в графе фактической даты предоставления отпуска делается отметка и как основание – приказ, изданный о предоставлении отпуска согласно поданному заявлению.

Что нужно для составления графика отпусков

Для того чтобы процедура составления графика отпусков проходила вовремя и с учетом всех нюансов трудового законодательства, важно на предприятии порядок подготовки графика закрепить в одном из локальных документов.

Это может быть:

  • приказ о назначении ответственных лиц за составление графика отпусков;
  • отражено в коллективном договоре организации.

Документ, регулирующий порядок составления и утверждения графика, должен содержать:

  • круг ответственных лиц, которые должны собрать сведения о запланированных датах очередного отдыха в счет отпуска сотрудников (например, начальники отделов);
  • срок, когда необходимо предоставить сведения для разработки графика отпусков;
  • лицо, отвечающее непосредственно за своевременное составление и предоставление на утверждения документа.

Ознакомление с графиком персонала

Каждый руководитель действует по своему усмотрению как уведомить сотрудников о датах начала их отпуска.

Одни вывешивают график на стенды объявлений, другие знакомят под роспись.

Важным является тот момент, что минимум за две недели до того как отправить в отпуск человека, он должен быть ознакомлен с датой его начала и продолжительностью (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Доказательством, что работник действительно знал заранее об отпуске, может служить лишь его личная подпись.