Довольно часто в организациях (учреждениях) возникает необходимость направления работника выполнить служебное поручение руководителя в другой населенный пункт, расположенный на сравнительно близком расстоянии от местоположения основного предприятия, где он исполняет трудовые обязанности, согласно заключенному трудовому контракту.

Когда сотрудник успевает справиться с поставленной перед ним целью поездки, он в день отъезда возвращается домой.

Руководители предпочитают такие поездки не оформлять как служебную командировку, что явно противоречит закону.

Поскольку даже оплата труда работнику за этот день должна производиться не по обычному тарифу (независимо от системы оплаты) а из расчета среднего заработка (за 12 предыдущих месяцев или другой период, установленный согласно действующей в организации локальной документации).

Не говоря уже о том, работодатель обязан компенсировать денежные затраты на проезд к месту назначения и возвращение в местность расположения предприятия, откуда работник был командирован.

Возникает вопрос – как оформить служебную поездку, и как происходит оплата суточных за один день командировки?

Нормативно – правовая база

Все ситуации, связанные с производством и взаимоотношениями между работодателем и наемными работниками, касающиеся непосредственно выполнения служебных обязанностей, оплаты рассмотрены в Трудовом кодексе РФ.

В 24 главе ТК РФ законодатель останавливается на определение, какие поездки сотрудников в другую местность можно считать служебными командировками.

Согласно ст. 166 – в случае данного письменного распоряжения о направлении работника для выполнения задания (не противоречащего его должностным обязанностям, которые должны быть определены в подписанном трудовом договоре при приеме на работу) в удаленную местность от основного рабочего места, с указанием:

  • определенных сроков, необходимых для решения производственного вопроса;
  • конкретизированной цели поездки,

она считается служебной командировкой.

Стоит обратить внимание, законодатель не указывает минимального срока командировки.

Статья 167 ТК РФ гарантирует работнику сохранение среднего заработка и рабочего места за все дни, когда его нет на рабочем месте по причине командировки.

На основании статьи 168 ТК РФ руководитель обязан компенсировать материальные затраты, понесенные сотрудником при поездке в другой город (страну) не по своим личным вопросам, а в интересах предприятия.

К ним относят:

  • стоимость билетов (на любой вид транспорта), либо возмещение стоимости израсходованного ГСМ при использовании служебного, личного автотранспортного средства (должно быть оформлено документально);
  • оплата проживания;
  • суточные (не требующие расходных документов для отчетности);
  • другие траты денег, связанные с выполнением задания (оговоренные в локальных документах – Коллективном договоре или разработанном в организации Положении о командировках).

Положение, принятое Постановлением Правительства России № 749, «13» октября 2008 года с последующими изменениями и дополнениями к нему, рассматривает особенности направления работников в служебные командировки.

Нормы, принятые в Положении говорят о том, что если оформляется командировка на один день, суточные положены или нет, – зависит от того, направляется ли работник в поездку в пределах России, либо выезжает за границу (значение не имеет в страны СНГ или дальнее зарубежье).

На основании п. 11 Положения № 749 – при выполненном служебном задании в местности, откуда сотрудник с учетом отдаленности и транспортного сообщения возвращается домой (к месту проживания) в день выезда, суточные не выплачиваются.

Согласно п. 20 Положения № 749 – если работник выезжал на один день по служебным целям за пределы Родины, и возвратился на территорию России в тот же день, суточные ему должны быть выплачены в размере 50 процентов от установленной нормы расходов на выплату суточных.

Локальными документами, принятыми к действию в учреждении, не нарушая закон, может быть установлен размер суточных, выплачиваемых работникам как при выезде в командировку, продолжающуюся несколько дней (из расчета количества дней) так и в случае однодневной поездки.

Также расходы, понесенные сотрудником, например, на обед в кафе можно отнести к дополнительным затратам в командировке, утвердив это положение в коллективном договоре или другом локальном акте.

Любого ли сотрудника можно направить в служебную командировку?

Во втором пункте Положения № 749 подчеркивается, что в поездку, для решения производственных задач могут быть направлены лишь люди, состоящие с предприятием в трудовых отношениях (т. е. заключившие срочные или бессрочные договора, работающие по совместительству).

При этом следует помнить, что ряд категорий работников не могут привлекаться как к командировкам, даже на один день в другую местность от постоянного места жительства, так и к сверхурочным работам, либо необходимостью выполнения обязанностей в законный нерабочий день (праздничный), или установленный согласно графику еженедельный выходной.

Нельзя направить в поездку:

  • беременных работниц;
  • молодых сотрудников, которым не исполнилось 18 лет;
  • работников, заключивших с предприятием ученический договор;
  • специалистов, баллотирующихся на избирательные должности во время проведения предвыборной подготовки.

Только с их личного согласия, данного в письменной форме, предварительно ознакомив с правом отказаться от поездки в командировку, можно направить в командировку:

  • мать, имеющую малыша до трехлетнего возраста (в случае, когда мужчина воспитывает ребенка без участия жены, на него также распространяются все льготы);
  • мать или отца ребенка (воспитывающих без второго супруга), которому нет пяти лет;
  • одного из родителей, имеющих на иждивение ребенка, признанного инвалидом;
  • опекуны, попечители, усыновители пользуются теми же правами, что и кровные родители детей;
  • в случае, когда работник ухаживает за недееспособным близким родственником, нуждающемся в постороннем уходе, согласно заключению медиков;
  • человека, с установленной стойкой утратой частичной работоспособности и имеющего группу инвалидности, позволяющую работать в определенных условиях.

Если поездка запланирована на выходной день по рабочему графику сотрудника, его согласие обязательно всегда.

В таком случае оговариваются условия компенсации выходного дня – оплатой фактически отработанного времени в двойном размере от среднемесячного заработка или предоставлением отдыха в удобное для человека время.

Как оформить однодневную поездку по служебным вопросам

Понимая то, что даже краткосрочная поездка в другой город (страну) по распоряжению руководителя для решения вопросов, связанных с производством относится к служебной командировке, становится ясным, что и оформить документально ее нужно по аналогии с направлением работника в другую местность для более длительного отсутствия, необходимого для выполнения поручения.

До 2015 года, как говорилось неоднократно, обязательным было наличие:

  1. служебного задания работодателя о необходимости командирования сотрудника с определенными целями в организацию (учреждение), находящуюся в другом населенном пункте в определенное время;
  2. приказа, изданного на основание служебной записки о командировании определенного специалиста или группы работников на установленный срок для выполнения поручения, данного руководителем;
  3. для возможности контроля фактического времени нахождения сотрудника в месте, куда он был направлен, оформлялось командировочное удостоверение, в котором для признания действительности на лицевой стороне заполнялись данные о работнике, направленном в командировку, ее сроков и целей, завизированные первым руководителем предприятия.

Обратную сторону заполняла организация, в которой командированный специалист выполнял поставленные задачи, с отметкой даты и времени прибытия и убытия, также утвердив подписью руководителя и печатью предприятия.

Для однодневной поездки бумажный формализм только забирает время.

С введением изменений «29» декабря 2014 года Постановлением Правительства № 1595,отменили обязательное оформление служебных заданий и командировочных удостоверений, которые фактически дублируют содержание приказа о направлении работника в командировку.

Приведем алгоритм, если командировка на один день, как оформить.

  1. Издается приказ о направлении сотрудника (указав полные данные его фамилии, имени, отчества, занимаемой должности и уточнения рабочего места, структурного подразделения), в определенный день с конкретно поставленной целью в обозначенное место (город, страну, наименование учреждения или предприятия).
  2. С подписанным первым руководителем (в случае его отсутствия – уполномоченным лицом) приказом, после его регистрации в специальном журнале, под личную роспись знакомят с распоряжением работника, направляемого в поездку.

Какие выплаты получает сотрудник за однодневную командировку?

При поездке работника в другую местность по служебным делам, работодатель должен оплатить:

  • стоимость билетов на транспорт, каким человек добирается до пункта назначения.

Если аэропорт, железнодорожный вокзал находятся далеко, учитываются расходы на проезд к их месторасположению, так сказать в «городском транспорте».

При использовании личного транспорта (с письменного обоснования необходимости и разрешения руководителя, что должно быть отражено документально) возмещается стоимость ГСМ из расчета километража и предъявленных чеков после возвращения из командировки;

  • расходы, которые мог понести сотрудник в интересах решения поставленных перед ним целей (телефонные переговоры, пользование интернетом, прочие, предусмотренные локальными документами).

В том случае, если человек командирован за границу РФ, работодателю дополнительно следует оплатить:

  • оформление заграничного паспорта, визы, при необходимости – медицинской страховки;
  • суточные в размере половины от установленной нормы выплачиваемых в организации расходов, связанных с загранкомандировками.

День отсутствия на работе, в связи с выездом из населенного пункта, где расположено основное предприятия, которое его командировало для выполнения задания, оплачивается из расчета среднего заработка (должен быть соответствующим образом отмечен в табеле выходов).

В том случае, когда работник согласился поехать в командировку в свой выходной день, оплата происходит в двойном размере, либо по его желанию – в одинарном размере, но, с предоставлением ему права отдыха в другое время.

Каких правил следует придерживаться, направляя работника в однодневную командировку в 2017 году?

Рассмотрев законодательные акты, уделяющие внимание правильному оформлению служебных командировок, можно сделать вывод:

  1. Для направления сотрудника в деловую поездку достаточно издания приказа.
  2. Вся документация оформляется по аналогии с командировками более длительной продолжительности.
  3. До отъезда сотрудника ему нужно выплатить аванс, ориентируясь на стоимость проезда в оба конца (к месту командирования и возвращению домой).
  4. При выезде за границу РФ нужно включить в сумму аванса суточные расходы, из расчета половины нормы.
  5. В течение трех дней после возвращения из поездки работник должен сдать авансовый отчет, с приложенными расходными документами (билетами, чеками, прочими).
  6. В случае оставшихся неизрасходованными денежными средствами, их нужно вернуть в кассу предприятия.
  7. Если работнику пришлось потратить свои личные деньги на расходы, связанные со служебными целями, работодатель обязан возместить эту сумму.