Трудоустраиваясь на работу, каждый наемный работник должен подписать с работодателем трудовой договор, в котором четко прописываются обязанности сторон, их права и ответственность за невыполнение взятых на себя обязательств, либо халатное к ним отношение.

Кроме того, что руководитель издает письменное распоряжение о приеме нового сотрудника, обязательным является ознакомление его с рядом локальной документации, действующей внутри организации, в том числе положением о трудовой дисциплине и установленным режимом работы предприятия.

В том случае, когда предстоящая работа связана с посменным графиком, этот график рабочего времени должен быть разработан, утвержден должным образом и так же под личную роспись заинтересованного работника знакомят с принятым для него режимом работы.

Обстоятельства порой складываются вне зависимости от желаний человека, и бывают случаи, когда он опаздывает своевременно попасть на работу, что по своей сути является дисциплинарным проступком.

А в ситуациях, когда сотрудник отсутствует на рабочем месте более 4 часов, это расценивается как прогул, за который работодатель вправе прекратить трудовые отношения с работником в силу п. п. а) п. 6 ст. 81 ТК РФ, соблюдая при этом определенный порядок.

В противном случае, работник вправе обжаловать действия руководства вплоть до обращения в судебные органы, по решению которых будет не только восстановлен на работе, но и собственнику придется оплатить из размера среднего заработка вынужденные дни прогула.

При обращении к опытному адвокату вполне возможно, что элементарное нарушение процессуальных требований к наложению дисциплинарных взысканий выльется для работодателя в значительную сумму, оплаты услуг адвоката и взысканной компенсации за нанесение морального ущерба.

Трудовым законодательством, регулирующим вопросы, возникающие при приеме новых сотрудников, в период выполнения ними трудовых обязанностей и расторжения договора, ст. 192 предусмотрена возможность привлечения работника к дисциплинарной ответственности.

Стоит заметить, что работодатель не обязан наказывать сотрудника:

  • сделав ему замечание;
  • объявив выговор;
  • прекратив трудовые отношения,

даже если работником действительно были нарушены условия трудового договора или правила внутреннего распорядка, включая режим рабочего времени, если человек опоздал.

Каждая конкретная ситуация индивидуальна.

И прежде, чем принять решение – виновен ли работник или действительно были веские причины опоздания, руководитель должен потребовать объяснений.

Объяснительная записка обычно требуется в письменном виде, поскольку в случае действительно наложенного взыскания, работник может обратиться с иском в суд.

Только имеющиеся документальные факты подтвердят правомерность действий руководства.

Зачем пишут объяснительную записку?

В течение месяца после совершенного нарушения со стороны работника (или дня когда стал известен факт), работодатель вправе привлечь к ответственности в зависимости от тяжести содеянного, последствий для деятельности организации в целом.

Согласно ст. 193 ТК РФ, работнику дается два дня для того, чтобы он мог логически объяснить свое опоздание и по возможности собрать документы, подтверждающие уважительные причины несвоевременного появления на рабочем месте.

С учетом обоснований опоздания руководитель принимает решение о мерах применения наказания, либо довольствуется устным предупреждением.

Например:

  • никто не застрахован от бытовых аварий, которые могут случиться утром, когда человек собирается на работу (прорыв водопроводной трубы или центрального отопления, заклинивание замка входной двери, пожар и другие);
  • во время пути на работу сотрудник стал свидетелем или участником дорожно-транспортного происшествия и понадобилось время, чтобы дать показания сотрудникам полиции или составления протокола;
  • в связи с погодными условиями (гололед) задержка общественного транспорта;
  • неожиданная болезнь или даже смерть близкого родственника, когда человек узнал поздно ночью или рано утром и в силу эмоциональных переживаний не поставил в известность о том, что задержится даже по телефону непосредственного начальника,

и прочие ситуации, почему работник может опоздать.

Хотя, в ТК РФ нет четкого перечня, что можно отнести к уважительной причине опоздания, работодатель по своему усмотрению может расценивать данные объяснения как достаточно аргументированным поводом нарушения трудовой дисциплины, либо привлечь сотрудника к ответственности, особенно если опоздание не носит единичный характер, а работник «задерживается» ежедневно или довольно часто.

Правила, которых следует придерживаться при составлении объяснительной записки

Никаких унифицированных форм и бланков для дачи письменных объяснений не существует.

В то же время работодатель может разработать свои бланки, для упрощения работнику необходимости заполнять саму шапку документа.

Хотя и в этом случае сама текстовая часть пишется произвольно, раскрывая суть причин опоздания.

Поскольку объяснительная записка является документом, то все же следует придерживаться основных догм написания деловых писем.

1. В правом верхнем углу оформляют так называемую шапку, где должно быть отражено:

  • на чье имя пишется объяснительная записка, с указанием наименование должности руководителя, его ФИО;
  • от кого поступили объяснения, уточняя место работы (структурное подразделение), занимаемую должность, личные данные опоздавшего;

2. Посредине новой строки пишут название документа (в данном случае – объяснительная записка).

3. В самой текстовой части по существу излагают причину опоздания, конкретизируя число, месяц, год, когда по уважительным (или неуважительным, например, проспал человек от того что накануне поздно лег отдыхать) причинам зафиксировано само опоздание.

Здесь стоит также уточнить время, когда вместо положенного по распорядку начала трудового дня сотрудник пришел на работу.

Заметим, что следует придерживаться делового стиля, то есть не допускать эмоциональных выражений, кратко излагая суть сложившихся обстоятельств.

4. При возможности предоставления документов, подтверждающих основания опоздания, перечисляется их перечень.

Это может быть:

  • справка из коммунальных служб о вызове в день опоздания сантехника;
  • справка из лечебного учреждения о госпитализации близкого родственника или копия свидетельства о смерти, и другие.

5. В конце ставится дата, когда написаны объяснения и личная подпись нарушившего дисциплину работника.

Объяснительная записка может быть написана собственноручно, либо распечатана с помощью современных средств оргтехники, с обязательной личной подписью опоздавшего сотрудника.

Какое наказание ждет работника за отказ писать объяснения?

Даже в случае регулярных опозданий сотрудника, когда руководитель твердо решил привлечь нарушителя к ответственности, например, объявив выговор, за отказ написать объяснительную записку наказать его нельзя.

Это право остается за работником, желает ли он доказать достаточные основания нарушения трудового режима, либо считает, что ему нечего писать в оправдание.

В любом случае законом предусмотрено, что для обдумывания, что написать в объяснительной записке и при необходимости собрать оправдательные документы, ему дается два дня.

После чего представителями администрации составляется акт, в присутствии свидетелей о том, что работник отказался писать объяснительную записку.

В чем отличия между объяснительной и пояснительной записками?

Исходя даже из названия документов, можно сделать выводы:

  • в объяснительной записке должны быть даны объяснения, почему произошел тот или иной факт (например, нарушение трудовой дисциплины) и что явилось причиной этого события.

По своей тематике объяснения являются своего рода оправданием совершенных поступков;

  • в пояснительном документе даются комментарии, дающие пояснения (например, к подготовленному отчету).

Пояснительная записка дает конкретные указания на предмет пояснений с более детальным подходом к затрагиваемым вопросам.

Естественно, что для принятия решения о возможности привлечь к дисциплинарной ответственности предусмотрена необходимость истребования объяснительной записки.