Трудовая книжка является основным документом, в котором отражена деятельность человека на протяжении всей жизни.

Немаловажное значение имеет она при трудоустройстве, когда руководитель предприятия может ознакомиться с опытом работы потенциального сотрудника, видеть его поощрения за производственные достижения и иметь представление о добросовестном отношении к выполнению своих обязанностей, судя по причинам увольнения.

Несмотря на то, что наложенные взыскания (замечание, выговор) не отражаются в трудовом документе, увольнение за прогулы, появление в нетрезвом виде на рабочем месте, совершение аморального поступка для специалистов, занимающихся воспитанием детей и молодежи, и прочие нарушения, дающие право разорвать трудовой договор по инициативе руководства накладывают свой отпечаток.

Вряд ли директор солидной компании или организации захочет видеть в штате своих сотрудников такого работника в надежде, что он исправился и покажет себя с лучшей стороны.

Основную роль играют записи о приеме, переводах, увольнении с работы при назначении пенсионных выплат.

Именно в соответствии с данными, отраженными в трудовой книжке рассчитывается как общий стаж работы человека, так и учитываемый сегодня для пенсионных выплат – страховой стаж, кроме того, необходимый стаж работы в особо опасных и вредных условиях, дающий право на оформление льготной пенсии до достижения пенсионного возраста.

Поэтому от достоверности записей зависит как карьера человека во время его трудовой деятельности, так и оформление выплат, гарантированных государством, людям, имеющим определенный период страхового стажа при достижении пенсионного возраста или ранее, в случае работы во вредных условиях.

За оформление документации, касающейся трудовой деятельности непосредственную ответственность несет первый руководитель организации.

Понятно, что если предприятие крупное и штат работников значительный, он не может сам вести трудовые книжки, назначается ответственное лицо за ведение и сохранность трудовой документации.

Обычно в должностной инструкции инспектора отдела кадров выделяют пункты, в которых прописаны обязанности по своевременному заполнению изменений, касающихся трудовой деятельности сотрудников предприятия.

Трудовая книжка хранится в отделе кадров организации весь период работы человека в организации.

Даже если в отдельных случаях под расписку сотрудники просят взять документ на руки для консультации в пенсионном фонде о возможности оформления пенсии, в случае утери, ответственность несет работодатель и если назначено лицо, отвечающее за сохранность документов – может быть наложена административная ответственность согласно нормам Кодекса административных правонарушений до 5000 рублей.

При неоднократных выявленных нарушениях на предприятие может быть наложен штраф в сумме уже от 30 до 50 тысяч рублей, либо приостановлена деятельность организации на срок до трех месяцев.

Законодательная база, определяющая порядок заполнения

Поскольку в трудовой книжке отражают сведения, связанные непосредственно с производственной деятельностью гражданина, трудовой кодекс не мог обойти стороной вопросы о ведении документации.

В ТК РФ рассмотрены все вопросы, возникающие между работодателем и наемным работником.

Ст. 65 ТК РФ устанавливает обязательность оформления трудовой книжки при устройстве на работу на постоянной основе и по желанию, если человек заключает трудовое соглашение по совместительству.

Ст. 66 ТК РФ регламентирует ведение трудовой книжки установленного образца каждым работодателем на сотрудников, оформленных на постоянную работу после пяти дней их трудовой деятельности.

В ст. 84. 1 ТК РФ определен порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника.

Дисциплинарные наказания за нарушения, допущенные при выполнении возложенных обязанностей по ведению и хранению трудовой документации и несоблюдению установленного порядка возможны на основании ст. 192, ст. 193 ТК РФ.

Согласно ст. 234 ТК РФ за несвоевременную выдачу трудовой книжки при увольнении (в последний день работы) работник вправе потребовать возмещение материального ущерба в размере среднего заработка, объясняя это тем, что отсутствие документа не позволило ему трудоустроиться в другое учреждение.

Основные правила как должны вестись и храниться трудовые документы, утверждены Постановлением Правительства № 225 от «16» апреля 2003 года. Существенных изменений за это время в основные требования, предъявляемые к ведению, учету и сохранности не вносилось.

На основании правил были разработаны более детальные инструкции о том, как должны фиксироваться сферы различной деятельности и изменения, связанные с выполнением трудовых обязанностей, либо личных данных работника, которые утвердили Постановлением Министерства труда РФ № 69 от «10» октября 2003 года.

Письмом Роструда № 656-6-0 от «18» марта 2008 года даны разъяснения об ответственности за хранение трудовых книжек.

На основании ст. 5.27 Кодекса административных правонарушений предусмотрены последствия несоблюдения законодательства относительно ведения, учета и хранения книжек.

Основные правила, которые должны соблюдаться при внесении записей о приеме на работу

Каждый человек, при трудоустройстве на предприятие (организацию) наряду с документами, удостоверяющими личность, подтверждающими наличие специальности, прохождения обучения, если ранее уже имеет трудовой стаж, должен предоставить соответственно трудовую книжку.

В том случае, когда молодой специалист или работник оформляется официально на работу впервые после окончания школы, колледжа, института и прочих учебных заведений, либо трудовая книжка утеряна, обязанность работодателя выписать новому сотруднику трудовой документ.

На титульном листе должны быть указаны полные данные: фамилия, имя, отчество, сведения о дате рождения, образовании, специальности (согласно диплому образовательного учреждения).

В конце ставятся данные о лице, заполнившем трудовую книжку, дату заполнения, подпись, удостоверенная печатью организации.

Общие требования, предъявляемые к заполнению трудовой книжки:

  1. записи должны вестись чернилами синего (фиолетового цвета), разборчивым почерком;
  2. не допускается исправлений, наводить несколько раз буквы и цифры;
  3. нельзя делать сокращения формулировок причин перевода или увольнения;
  4. при внесении ошибочной записи запрещается ее зачеркивать, можно только сделать уточнение, следующее далее с указанием очередного номера и признанием предыдущей записи недействительной;
  5. при нумерации используются только арабские цифры;
  6. при приеме на работу до внесения записи о дате трудоустройства и должности, на какую оформляют человека необходимо указать полное название организации и аббревиатуру;
  7. запись заносится государственным языком, которым признан – русский. Для республик, входящих в состав Российской Федерации разрешено отражать данные на двух языках;
  8. со всеми изменениями, внесенными в трудовую книжку (при реорганизации предприятия, переводе на другую должность, занесением сведений о награждении) сотрудника необходимо ознакомить под роспись в личной карточке, в которой должна быть продублирована в точности формулировка;
  9. сведения, отраженные в трудовом документе должны соответствовать тексту распоряжения (приказа), являющегося основанием этих изменений.

Порядок внесения записи при приеме на работу

Во всех случаях, когда трудовой договор заключен более чем на пять дней, работодатель обязан занести сведения в трудовую книжку вновь принятого работника (предоставленную ним, если он ранее был официально трудоустроен, либо оформленную на предприятие, если для него это первый трудовой опыт, либо документ утерян).

Последовательность внесения записи при приеме на работе имеет общую характерность.

1.  До указания порядкового номера записи и ее даты в графе «сведения о работе» указывают наименование учреждения в соответствии с учредительными документами и при наличии его аббревиатуру.

Возможно применение специального штампа, оттиск какого заменит запись об организации.

2.  Строчкой ниже, в первой графе, указывается порядковый номер, следующий за номером последней записи с предыдущего места работы об увольнении, либо, если трудовая книжка заведена в данной организации – первый номер.

3.  Далее (во второй графе) указывается арабскими двузначными цифрами дата, месяц и четырехзначными – год приема на работу.

4.  В следующей (третьей) графе записывают сведения о назначении в конкретное подразделение предприятия с указанием должности (профессии), при наличии – квалификации в соответствии со штатным расписанием, действующим в организации.

Наименование должности или профессии должно точно совпадать с квалификационным справочником, если выполнение работ связано с предоставлением льгот или имеет ряд ограничений, кого можно привлекать к их выполнению.

Важно обратить внимание на различие между должностью и профессией, на которую принимается сотрудник.

При приеме на работу женщины, глаголы следует писать в женском роде, например, – «принята на должность секретаря».

5.  В последней, четвертой графе прописывается распорядительный документ с указанием его названия (приказ, распоряжение, другое решение работодателя), датой издания и регистрационным номером.