Нередко сотрудникам различных организаций требуется заверенная копия их трудовых книжек. В этом случае работодатель или ответственный сотрудник обязан выдать требуемое в трехдневный срок (ст. 62 ТК РФ). На данный момент существуют правила о том, как заверить трудовую книжку для загранпаспорта. Образцы заверения актуальны и в других случаях, когда может потребоваться заверение этого документа:

  • Для получения кредита в банке.
  • Для определения группы инвалидности.
  • Для обследования касаемо утраты трудоспособности в результате неблагоприятного влияния рабочих условий на здоровье.
  • Для поиска новой работы, дабы исключить потерю трудовой книжки.
  • Для обращения в Пенсионный фонд.

Любая ошибка, допущенная при оформлении или заверении трудовой, может привести к тому, что оригинал или копия попросту будут считаться недействительными. Также стоит отличать дубликат и копию данного документа, т.к. между ними существуют различия:

  • Дубликат визуально представляет собой аналог трудовой книжки, только на нем указывается, что документ является дубликатом. Он выдается в случае утери или порчи оригинала, а для заполнения используется форма, а не ксерокопия.
  • Копия трудовой – это отксерокопированные страницы основного документа. Для создания может использоваться любое подходящее техническое устройство. Действительна только при наличии оригинала, в отличие от дубликата, который выдается как раз в случае его утраты.

Как заверить трудовую книжку, если не работаешь или трудовая находится на руках? Если то, что заверением трудовой для своего работника должен заниматься руководитель или сотрудник отдела кадров, вполне понятно, то здесь у граждан нередко возникают трудности, ведь они не знают, к кому обращаться. В данном случае есть всего один вариант – обратиться к нотариусу. Что для этого нужно:

  • Самостоятельно сделать ксерокопии документа и отнести их в нотариальную контору, предоставив вместе с ними также оригинал трудовой и собственный паспорт.
  • Когда нотариус ознакомится со всеми документами, он проставит на каждой странице копии книжки свою подпись и печать.
  • На последней странице документа нотариус указывает, что копия верна, вписывает контактные данные нотариальной палаты.
  • В заверение обратившийся в контору человек на последней странице указывает дату и расписывается после ознакомления с записями, сделанными нотариусом.

Имея на руках заверенную копию трудовой книжки, заверенную работодателем, повышается вероятность одобрения кредита в банке, потому как многие финансовые организации предпочитают требовать данный документ. Если же в кредитовании было отказано, они не обязаны объяснять причину. В большинстве случаев копия требуется для сторонних клиентов, т.к. платежеспособность граждан, получающих зарплату на карту определенного банка, его сотрудники могут проверить самостоятельно и без предоставления каких-либо документов.

Заверенная копия трудовой книжки с формулировкой «работает по настоящее время»

Стоит отметить, что сама формулировка «работает в настоящее время» при заверении или выдаче дубликата не используется. Если человек трудоустроен, то для подтверждения достаточно последней записи трудовой книжки, после которой кадровик или руководитель просто указывают, что копия верна, а затем ставят подпись и печать организации.

Запись о том, что сотрудник работает в настоящее время, можно внести лишь на последнюю страницу трудовой, а также следует указать дату заверения.

Как заверить копию трудовой книжки: образец и порядок действий для работников

Чтобы получить заверенную копию своей трудовой книжки, сотрудники должны сделать следующее:

  • Написать заявление с просьбой о выдаче копии документа. В нем должно быть указано обращение к работодателю: название организации, Ф.И.О. и должность руководителя полностью. Также вписывается должность и Ф.И.О. обращающегося сотрудника.
  • После оформления «шапки» посередине листа с маленькой буквы пишется «заявление», а далее – сама просьба о выдаче копии трудовой. Работник не обязан указывать причину, по которой она ему понадобилась, а работодатель, в свою очередь, не имеет права ею интересоваться.
  • Внизу заявления работник ставит дату написания и свою подпись, затем относит его руководителю и дожидается оформления им приказа о выдаче.

Правила заверения копии трудовой книжки работодателем

Перед тем, как приступать к заверению, понадобится отснять копии со всех страниц трудовой. Сделать это можно при помощи любого копировального аппарата, но при условии, что ксерокопия не будет содержать нечеткий текст. Изготовление двухсторонних копий также недопустимо, т.к. информация должна содержаться только на одной стороне каждого листа.

Сама процедура заверения копии регулируется Постановлением Госстандарта РФ №65-ст от 03.03.2003 и Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 №9779-х, согласно которым она должна осуществляться по определенным правилам:

  • Верность каждого листа должна быть подтверждена печатью организации и подписью уполномоченного сотрудника. Например: «Верно. Инспектор отдела кадров Иванов А.О., дата и подпись».
  • Заверять копию можно любой печатью, т.к. законодательством ее обязательная форма не установлена. Подходит как печать канцелярии, так и штамп самой организации.
  • Руководитель не имеет права требовать со своего подчиненного, обратившегося за выдачей заверенной копии, деньги или иные ценности, т.к. эта процедура производится бесплатно.
  • Перед тем, как сделать копию трудовой книжки, работодатель должен получить соответствующее заявление в письменном виде от сотрудника, т.к. оно является основанием для выдачи заверенного документа.

Теперь о том, кто может заверить копию трудовой книжки. Это зависит от конкретной ситуации:

  • Если гражданин трудоустроен, то заверением занимается работодатель или уполномоченный работник отдела кадров.
  • Если человек официально не работает, то ему необходимо обратиться к нотариусу, т.к. в этом случае решить проблему сможет только он.

Пошаговая инструкция для работодателя: как оформить копию трудовой книжки?

В целом, процедура заверения копии трудовой выглядит следующим образом:

  • Работник пишет заявление с просьбой о выдаче заверенной копии книжки. Оно должно быть предоставлено только в письменном виде.
  • Руководитель в трехдневный срок рассматривает заявление, затем оформляет приказ о выдаче и назначает сотрудника, который будет заниматься заверением. Как правило, ответственным выбирается работник отдела кадров.
  • Уполномоченный работник изготавливает копии всех страниц. Для этого может использоваться любая техника: главное, чтобы на листах не было полос, поправок и подчисток, т.к. текст на них должен быть читаемым и не содержать исправлений.
  • Каждый откопированный лист трудовой заверяется подписью сотрудника, которому поручено заниматься заверением, ставится печать.
  • На последней странице копии трудовой делается пометка «работает по настоящее время». После нее указывается должность лица, занимающегося поверкой, а также число и подпись.
  • Каждый откопированный лист нумеруется, затем все они скрепляются, и готовая копия трудовой передается сотруднику.

В целом, для заверения трудовой книжки не требуется особых навыков: для этого достаточно знать основные правила проведения процедуры.

Срок действия копии трудовой книжки

Немалое значение имеет не только сроки выдачи, но и действия копии трудовой книжки, т.к. в зависимости от конкретной ситуации они могут быть разными. Последнее законодательством не определено, но фактически организации, в которые требуется предоставлять данный документ, могут устанавливать их сами.

На практике самые короткие сроки действия заверенной копии устанавливают банки. Они могут быть сокращены до одной недели, однако обычно все финансовые учреждения принимают и документ, заверенный за месяц до даты обращения. Единственные учреждения, которые не ограничивают такие сроки – это суды. Во всех остальных случаях данную информацию следует уточнять при первом посещении.

Особенности заверения для банка

Некоторые считают, что процедура заверения копии трудовой для предоставления в банк отличается от других случаев, но на самом деле это не так: она осуществляется по общим правилам. Для чего нужна ксерокопия книжки финансовым организациям:

  • Им необходимо официальное подтверждение того, что обратившийся к ним за кредитом гражданин трудоустроен и платежеспособен.
  • Им нужна информация о стаже, должности и месте работы потенциального заемщика.

Вся вышеперечисленная информация содержится только в трудовой книжке. Если была предоставлена требуемая копия, но банк все равно отказал в кредитовании, оспаривать это бессмысленно, т.к. кредитные организации имеют право отклонять заявку на кредит без объяснения причин.

Если сроки действия ксерокопий закончились, их никак нельзя продлить: для этого придется снова повторять процедуру заверения, начиная от написания заявления на имя работодателя и заканчивая заполнением всех откопированных страниц трудовой.

Как и зачем нужно заверять последнюю страницу?

Копия трудовой книжки требуется в самых различных целях, и если для банка имеет наибольшее значение сам факт официального трудоустройства и платежеспособность заемщика, то для Пенсионного фонда и других государственных организаций может быть важен стаж работы и в целом весь цикл трудовой деятельности гражданина.

Правильное заполнение последней страницы трудовой – это важная часть процедуры заверения, т.к. она должна содержать следующую информацию:

  • Формулировку «работает по настоящее время в должности…».
  • Ф.И.О. заверяющего сотрудника, его подпись, печать и дату.
  • Фразу «копия верна».

От правильного заверения ксерокопии трудовой зависит возможность реализации прав гражданина, являющегося ее владельцем, ведь если она оформлена неправильно, то предприятие, в которое она требуется, имеет право отказать в услуге. В случае, если до предоставления копии в какую-либо компанию человек, на имя которого она оформлена, увольняется с работы или меняет должность, то она считается недействительной.

Для правильного оформления документа следует воспользоваться образцом последней страницы трудовой книжки, заверенной работодателем.

Стоит учитывать, что руководитель или кадровик обязаны выдать копию трудовой в трехдневный срок, в противном случае они могут быть привлечены к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ, если сотрудник обратится с жалобой в трудовую инспекцию. Существует только несколько причин, по которым могут быть нарушены установленные сроки выдачи:

  • Если работник (владелец трудовой) отсутствует на рабочем месте, т.е. выдавать ее копию попросту некому. Если по каким-либо причинам сотрудник не может явиться на работу для получения документа, работодатель может переслать его по почте по письменному запросу.
  • Если сам сотрудник отказывается получать документ, несмотря на то, что ранее им было написано заявление с просьбой о выдаче.

Также стоит учитывать случаи, когда трудовая книжка или ее копия должны быть признаны недействительными:

  • Если в них неправильно указано имя, фамилия или отчество владельца, даже когда проблема заключается в одной неверной букве.
  • Если на титульном листе нет подписи сотрудника, занимающегося ее заполнением, или же печати организации.
  • Если не совпадают даты заполнения и выпуска бланка документа.

Правильное оформление копии трудовой книжки – это залог быстрого получения услуги, для которой она изготавливается, поэтому к ее заполнению нужно относиться максимально ответственно. Чтобы избежать ошибок, стоит воспользоваться представленными образцами, т.к. в них содержится вся требуемая информация по данному вопросу.