График отпусков представляет собой организационно-распорядительный документ, в котором отражен все периоды времени отдыха сотрудников организации. Образец заполнения графика отпусков можно найти в интернете, а в статье более подробно рассмотрим вопросы оформления документа.

Организация работы по составлению графика отпусков

График отпусков должен быть в наличии в каждой организации, вне зависимости от того, сколько человек в ней работают. Такой локальный акт необходим для того, чтоб у работодателя было время на начисление и выплату отпускных (они должны быть переведены работнику не позднее 3 дней до начала отпуска), чтобы сотрудники могли замещать друга при уходе одного из них в отпуск и т.д.

При этом не составление графика отпусков грозит для организации штрафом на сумму до 50 тыс. рублей, а для ИП – до 5 тыс. руб. При выявлении повторного нарушения трудового законодательства, сумма штрафа возрастает.

Перед началом разработки графика, работодатель издает приказ, в котором содержится информация о разработке графика, ответственных лицах и работе, которая должна быть проведена. В частности, речь идет о том, чтобы собрать сведения о пожелании работников относительно времени отдыха.

Несмотря на то, что график составляется работодателем, в нем должны быть учтены пожелания сотрудников. Как правило, не позднее чем за месяц до окончания календарного года, в подразделения организации направляется служебная записка с просьбой предоставить пожелания сотрудников относительно отпуска на предстоящий год. Руководители структурных подразделений собирают всю информацию и передают ее лицу, которое отвечает за составление графика. Как правило, это сотрудник отдела кадров; однако приказом руководителя предприятия такая обязанность может быть закреплена и за другим работником.

После того, как все сведения собраны, составляется примерный график отпусков и доводится до сведения руководителя организации или иных заинтересованных лиц. После того, как проект будет согласован, он оформляется в окончательном варианте и утверждается руководителем предприятия.

Однако при составлении графика необходимо учитывать и те обстоятельства, что закон указывает на категории работников, имеющих право на внеочередной отпуск в связи с определенными жизненными обстоятельствами. Например, речь идет о внешних совместителях, которые могут попросить отпуск в то время, когда он им будет предоставлен по основной работе или о супруге, который вправе получить время отдыха без очереди в то время, как его жена находится в отпуске по беременности и родам. Именно поэтому при составлении графика необходимо учитывать не только желания сотрудников, но и требования законодателя. С этой целью взаимозаменяемые сотрудники должны брать отпуск в разное время для того, чтобы не возникало простоев в работе.

О том, как составить график отпусков на 2015 год (образец), можно узнать в интернете. Однако при рассмотрении образца необходимо исходить из особенностей компании, например, ее численности, сферы деятельности и т.д.

Что необходимо включить в график отпусков?

В график отпусков включаются сведения об отпусках, которые полагаются служащему в календарном году. ТК РФ содержит положения, согласно которым в первый отпуск работник отправляется не ранее, чем через 6 месяцев с начала работы. Однако по соглашению между ним и работодателем и в случаях, установленных законом, он может отдохнуть раньше. Соответственно, право на 28 дней отдыха у гражданина возникает не раньше, чем он отработал 11 месяцев.

Однако законодатель предусмотрел не только основной оплачиваемый отпуск, но и дополнительные, порядок предоставления которых регламентируется ТК РФ и другими законами. Речь идет, например, о 7 днях, которые предоставляются за работу с вредными или опасными веществами или об отпуске за ненормированный график работы у госслужащих и т.д. К этой же группе относятся отпуска, предоставление которых – право работодателя. Например, отпуск за счет служащего по семейным обстоятельствам. Теоретически можно допустить, что работник напишет заявление на предоставление такого отпуска, однако на практике этого может и не быть. Поэтом в график отпусков сведения о таком времени отдыха не вносятся.

Что касается сезонности предоставления отпусков, то, как правило, допускается, чтобы в одно время ушли в отпуск не более 10% сотрудников. Поэтому они должны заранее договориться между собой о том, кто в какой сезон пойдет. Однако есть категории работников, которые имеют преимущественное право ухода. Например, внешние совместители, если им в это время предоставлен отпуск на основной работе или граждане, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам.

В случае производственной необходимости, работодатель может по согласованию с работником перенести его отпуск на другое время. В этом случае желательно получить письменное согласие служащего и отметить этот факт в графике отпусков.

График отпусков утверждает приказом руководителя организации и остается на хранении в отделе кадров или у уполномоченного сотрудника. Документ составляется в одном экземпляре, дополнительные копии не нужны. На графике ставится гриф утверждают и его подписывают специалист кадровой службы, руководитель организации. Гербовую печать ставить не обязательно.

Оформляем график отпусков

График отпусков должен быть составлен по унифицированной форме Т 7. Однако работодатель может утвердить локальным актом другую форму графика. Если такое решение принято, необходимо в документ включить следующие графы:

  1. Наименование структурного подразделения-места работы гражданина в соответствии с утвержденным на предприятии штатным расписанием.
  2. Должность гражданина, которая также должна соответствовать расписанию.
  3. ФИО служащего.
  4. Табельный номер, который можно уточнить из личной карточки сотрудника.
  5.  Количество календарных дней, положенных работнику на отдых.
  6. Предполагаемая дата отпуска. Эту графу лучше оставлять незаполненной и вписывать в нее информацию только тогда, когда работник выйдет из отпуска. Связана такая рекомендация с тем, что во время отпуска гражданин может заболеть, и окончание времени отдыха сдвинется.

График отпусков в обязательном порядке должен быть согласован с профсоюзным органом (если он имеется на предприятии). Проект графика направляется в профсоюз, который в течение 5 дней отвечает письмом о своем согласии или несогласии с текстом документа. При несогласии профсоюз должен обосновать свое мнение. В течение 3 рабочих дней руководитель предприятия при получении возражений проводит дополнительные консультации с профсоюзом и при недостижении компромисса составляется протокол разногласий и прикладывается к графику отпусков. Профсоюз может подать жалобу на действия руководителя организации в трудовую инспекцию или в суд. Инспекции дается месяц на реагирование на жалобу. Результатом может быть открытый коллективный спор.

Законодатель не предусматривает обязанности работодателя ознакамливать работников с утвержденным графиком отпусков. Однако за 2 недели до начала времени отдыха, указанного в графике, служащему вручается уведомление под роспись.

В графике отпусков должна быть графа «Примечание». Она необходима для того, чтобы включать туда сведения о дополнительных отпусках, которые полагаются, например, в связи с работой на Севере и т.д. Стоит отметить, что в ТК РФ содержатся статьи о таких видах отпусков, как учебный, без сохранения заработной платы и т.д. Стоит ли включать сведения о них в график отпусков? Нет, так как в документе речь идет только о ежегодном оплачиваемом отпуске.

На практике может возникнуть ситуация, когда служащий не отгулял ежегодный отпуск за прошлый год. В этом случае количество не отгулянных дней плюсуются к отпуску в следующем году. Если отпуск делится на несколько частей, то в графике это обязательно должно быть отмечено.

На протяжении года в компании может быть изменение кадровой ситуации, и часть сотрудников принимается на работу. Как быть с графиком отпусков? Законодатель не обязывает работодателя вносить сведения о новых служащих в график, то есть это остается на усмотрение руководителя. Однако во избежание недоразумений, рекомендуем прописать в локальном акте, как быть в такой ситуации: вносить изменения в график, предоставлять отпуск только по заявлению сотрудника и т.д.

Что касается внешних совместителей, то информация о них также может не включаться в график отпусков. Обязанностью работодателя является предоставление таким служащим отпуска одновременно с отпусков по основному месту работы. Поэтому работнику будет достаточно написать заявление и подтвердить факт, что по основной работе у него полагается отпуск именно в это время.

Законодатель защищает и права работников. Если работодатель уведомил сотрудника позже, чем за 2 недели до начала отпуска или не выплатил вовремя отпускные, то работник может настоять на том, чтобы перенести отпуск на другое время.

В график отпусков могут быть внесены изменения, которые отражают текущее состояние кадрового состава. Например, сотрудник может уйти в отпуск по беременности и родам, уволиться или написать заявление о переносе отпуска. Все эти сведения необходимо отразить в графике. Но если отпуск продляется в связи с болезнью гражданина, то писать это не нужно, так как это предусмотрено законом.