В соответствии с нормами российского трудового законодательства, регулирующего нормы прав и обязанностей в сфере трудовых правоотношений, основанные на гарантированной защите интересов сторон, работникам должен предоставляться ежегодно оплачиваемый отпуск.

Продолжительность отдыха составляет не менее чем 28 дней, в течение которых человек может располагать своим временем по личному усмотрению и за ним сохраняется рабочее место, средний заработок.

Для отдельных категорий трудящихся законом предусмотрен удлиненный отпуск, либо дополнительные дни для отдыха в связи:

  • с особым характером работ;
  • эмоциональными, психологическими, физическими нагрузками;
  • воздействием опасных, вредных для здоровья, а порой и для жизни факторов.

Согласно нормам ст. 122 ТК РФ, право на использование отпуска у вновь принятого сотрудника возникает уже спустя полгода непрерывной работы.

Человек может обратиться с заявлением о предоставлении положенной половины отпуска для отдыха сразу, либо по согласованию с работодателем «авансом» взять полный отпуск, отложить до момента, когда возможно будет использовать весь отпуск.

По желанию некоторых категорий, социально защищенным государством, работодатель обязан предоставить дни отдыха в счет будущего отпуска, не отработавшим еще и шести месяцев с момента трудоустройства:

  • женщинам, собирающимся оформлять отпуск по беременности и родам;
  • несовершеннолетним работникам;
  • усыновителям, взявшим на воспитание младенцев до трех месяцев от рождения (приравненных в правах к кровным родителям, а в данном случае – женщинам, имеющим право на использование очередного отпуска перед декретом).

Во второй и последующие годы работы в организации, оплачиваемый отдых предоставляется согласно разработанных в конце календарного года, утвержденных должным образом графиком очередности отпусков.

В силу требований ст. 123 ТК РФ, график предоставления ежегодных отпусков в наступающем календарном году утверждается минимум в середине декабря с учетом мнения профсоюзной организации.

Даже принимая во внимание пожелания самих сотрудников при его составлении, и поставив удобные для них периоды для ухода отдохнуть, минимум за две недели работодатель обязан письменно известить отпускника о предстоящем отпуске.

Обстоятельства могут меняться и человек вправе написать заявление о переносе отпуска.

Как правильно уведомить работника о том, что ему предстоит идти в очередной отпуск, рассмотрим в нашей статье.

Что должно быть учтено при составлении уведомления

Унифицированных, обязательных к применению бланков для извещения о предстоящем отпуске законом не утверждено.

Составляя уведомление нужно придерживаться основных правил делопроизводства.

  1. Поскольку извещение идет не от конкретного лица, а от предприятия, значит, стоит начать с полного его наименования.
  2. Как любой официальный документ, так и уведомление (извещение) должны быть зарегистрированы с присвоением регистрационного номера и указания даты, когда выдано.
  3. Чтобы понять, кому оно адресовано прописывают личные данные сотрудника, который в скором времени должен уйти в отпуск:
    1. наименование должности (профессии);
    2. структурное подразделение, являющееся основным рабочим местом;
    3. фамилию, имя, отчество.
  4. В текстовой части по существу доносят информацию о дате, когда начинается и заканчивается очередной отпуск.
  5. Уведомление подписывается руководителем с расшифровкой названия должности, фамилии, инициалов имени и отчества.
  6. Ставится дата ознакомления с уведомлением, засвидетельствованная личной подписью с расшифровкой фамилии и инициалами имени, отчества, заинтересованного работника, которому положен по графику отдых в текущем году.

Нюансы оформления уведомлений

Разграничений по занимаемым должностям о порядке уведомления нет, но, есть ряд категорий сотрудников, когда отпуск должен быть предоставлен в удобное для них время.

В том числе жизненные обстоятельства могут поменять планы человек и ему понадобятся дни отдыха раньше, либо позже запланированного периода.

В таких случаях работник пишет заявление о предоставлении ему отпуска с конкретного дня (указывая число, месяц, год) на определенное количество дней.

Понятно, что этих сотрудников уведомлять о начале запланированного по графику очередности отпусков началу отдыха нет смысла.

В то же время, человек, не согласный с периодом предоставления ему отпуска изначально при составлении графика, не получивший письменное уведомление заблаговременно, как того требуют законодательные нормы, может со спокойной совестью продолжать дальше работать и написать заявление на имя руководителя в удобный для него момент о желании использовать положенный ежегодный отпуск.

Совместителям, имеющим постоянное место работы в другой организации, необходимо заранее поставить руководство в известность о запланированном периоде, когда он уходит в отпуск по основному месту работы для возможности внести этот же период в график очередности отпусков.

Если же человек устроился по совместительству только в текущем году и у него не хватает стажа работы для предоставления отдыха в период, когда он находится в отпуске по основному месту трудоустройства, возможно оформление дней отдыха без сохранения заработной платы.

Само собой, что письменно уведомлять совместителя об этом не нужно.

Ведение документации и регистрация врученных уведомлений

Для экономии времени, ответственное лицо за порядок предоставления отпусков (обычно инспектор одела кадров, но приказом руководителя обязанности могут быть возложены на любого сотрудника) может разработать и распечатать специальные бланки, заполняя при необходимости лишь сведения об извещаемом работнике и времени полагающегося отпуска.

Кроме того, необходимо завести журнал учета уведомлений, в котором они будут регистрироваться с присвоением номера и указанием даты выдачи.

Как любой журнал регистрации, он должен быть:

  • пронумерован;
  • прошит;
  • запись о количестве прошитых листов заверяется подписями ответственного лица, руководителя предприятия, скрепляется печатью.

Графы журнала можно заполнить произвольно, указав основные данные:

  1. порядковый номер записи;
  2. дата выдачи уведомления;
  3. кому вручено;
  4. кем выписано;
  5. краткое содержание об информации, какую преследуется целью донести до работника;
  6. подпись получателя.

Не запрещается добавлять в график очередности отпусков дополнительную графу, в которой непосредственный начальник структурного подразделения, в каком трудиться будущий отпускник, следит, чтобы была проставлена отметка о том, что подчиненный ознакомлен с датой начала предстоящего отпуска, поставив свою роспись, минимум за две недели до его начала.

Как работники должны быть извещены о начале отпуска

Согласно нормам закона как минимум за две недели до начала отпуска работника нужно уведомить письменно о дне и окончании отпускного периода.

1. Можно вручить один экземпляр подготовленного извещения (уведомления) лично заинтересованному лицу, попросив расписаться на втором экземпляре, который остается в организации.

В случае несогласия работника с отпускным периодом, его подпись фактически говорит лишь о том, что человека ознакомили с существующим графиком и плановым очередным отпуском, однако некоторые отказываются подписывать и само уведомление.

Необходимо дать разъяснения такому работнику, что для выхода из спорной ситуации по существу ему следует с письменным заявлением обратиться непосредственно к первому руководителю предприятия, согласовав предварительно возможность своего отсутствия в удобное для него время проведения отпуска с непосредственным начальником отдела (цеха, структурного подразделения, где он работает).

В таких ситуациях составляется акт за подписью нескольких свидетелей о том, что уведомление действительно вручено в определенный день, и получатель отказался ставить роспись.

2. Если сотрудника нет на работе (болеет, в командировке и прочим уважительным причинам), уведомление посылается в почтовом письме с заказом оповещения получения адресатом.

Если в личных данных о работнике указано два места проживания – по прописке и фактическое, уведомление следует послать по обоим адресам.

3. Как мы уже говорили, возможно, ознакомление еще раз с графиком предоставления отпусков сотрудников подразделения с указанием даты и подписью работника, очередь какого иди отдыхать.