Среди всех первичных документов, использующихся в бухгалтериях и отделах кадров, наиболее важным является табель учета рабочего времени. Он позволяет определить количество отработанных часов за отчетный период каждым из сотрудников, чтобы в дальнейшем им была перечислена компенсация за переработку или выделены дополнительные дни отдыха. Бывают и обратные ситуации, когда работники не отрабатывают положенное количество часов по установленной норме, и тогда работодатель может вычесть их из общей суммы переработки. Например:

Вариант 1. Бронникова Т.И. работает в муниципальной организации, график работы сменный – сутки через трое. В феврале 2017 года у нее вышло 16 часов переработки, которые были добавлены к предыдущим 10 часам, в итоге получилось 27 часов. В марте в связи с отпуском она отработала меньшее время, и в итоге у нее получилось 5 часов недоработки. Это число было отнято от общей суммы – 27, и на апрель у нее остается 22 часа, которые она может взять для дополнительного отдыха по согласованию с работодателем.

Вариант 2. Дмитриева О.Л. трудоустроена в ООО «Спецсервис» менеджером. В связи с открытием нового филиала ей в течение недели приходилось каждый день работать сверхурочно по 2-3 часа. Это было зафиксировано в табеле, и в дальнейшем руководитель предоставил ей возможность использовать суммарное количество часов для дополнительного отдыха.

Стоит отметить, что при 8-часовом рабочем дне и пятидневном графике работы переработки быть не может, если не было сверхурочной работы, т.к. все остается в пределах нормальной продолжительности рабочего времени – 40 часов в неделю, – однако табель все равно должен вестись.

Под рабочим временем нужно понимать количество часов, отработанных сотрудником в соответствии с внутренним распорядком на предприятии, а обязанность по ведению учета на работодателей или иных ответственных лиц возлагается ст. 91 ТК РФ.

Какие периоды включаются в рабочее время, помимо выполнения трудовых обязанностей:

  • Перерывы для отдыха или обеда.
  • Перерывы для кормления ребенка: предоставляются работающим женщинам, имеющим детей в возрасте до 1,5 лет. Руководитель обязан предоставлять их каждые 3 часа, а их продолжительность должна составлять не менее 30 минут (ст. 258 ТК РФ).
  • Простои по вине работодателя, т.е. временная приостановка работы.

Нормальная продолжительность времени работы установлена трудовым законодательством и равна 40 часам в неделю, однако бывают случаи, когда она может меняться в большую или меньшую сторону:

  • Сокращенные дни. Устанавливаются для отдельных категорий работников, а именно: не достигших 16-летнего возраста, несовершеннолетних, инвалидов, трудящихся во вредных или опасных условиях труда, признанных таковыми по результатам аттестации.
  • Неполные рабочие дни. Может быть установлено при приеме на работу по согласованию с руководителем для беременных женщин; сотрудников, имеющих на иждивении больных детей в возрасте до 14 лет или несовершеннолетних инвалидов; для лиц, ухаживающих за больными родственниками, признанными таковыми по результатам медицинских обследований.

Отдельно стоит выделить работу в ночное время (с 22 до 6 часов): такие смены сокращаются на 1 час, который в дальнейшем не нужно отрабатывать. Исключением являются случаи, когда сотрудники были специально трудоустроены именно по ночному графику, или если в соответствии с внутренними нормативными актами продолжительность трудовой смены составляет 24 часа. Все переработанное время обязательно должно отражаться в табеле учета.

Для чего нужен учет рабочего времени: важность

Формы табеля учета рабочего времени утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 и содержат следующую информацию:

  • наименование организации;
  • номер и дату составления документа;
  • длительность учетного периода (неделя, месяц, год);
  • порядковые номера сотрудников, их Ф.И.О.;
  • отметки о явках и неявках на работу по конкретным числам в месяце;
  • сколько часов отработано за месяц в итоге.

В табеле используются буквенные обозначения, отражающие информацию о том, чем сотрудник занимался в конкретный день или период, вот некоторые из них:

  • К – командировка;
  • ОТ – оплачиваемый ежегодный отпуск;
  • ОД – дополнительный оплачиваемый отпуск;
  • Р – отпуск по беременности и родам или в связи с усыновлением ребенка;
  • ДО – отдых за свой счет;
  • ПР – прогул, т.е. отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд.

В целом, важность табеля учета отработанного времен для кадровиков и бухгалтеров заключается в следующем:

  • Он позволяет фиксировать отработанное или неотработанное работником время.
  • Благодаря нему можно проконтролировать соблюдение внутреннего распорядка: явки, прогулы и т.д.
  • Документ в дальнейшем должен использоваться для расчета зарплаты и ведения статистической отчетности.

Сотрудники отделов кадров при необходимости на основании табеля могут составлять приказы о наложении дисциплинарного взыскания, если работники прогуливают работу по неуважительным причинам. Бухгалтеры, в свою очередь, используют данный документ для расчета заработной платы, компенсации и иных выплат, установленных законодательством.

Важно! С начала 2013 года применять унифицированную форму табеля необязательно, т.к. ее разрешается менять на свое усмотрение, однако основная суть документа должна оставаться неизменной.

Отдельно стоит рассмотреть вопрос о том, кто ведет табель учета рабочего времени и как он передается в бухгалтерию:

  • Заполнением документа занимается уполномоченное лицо: начальник отдела, сотрудник отдела кадров и т.д.
  • По окончании отчетного периода (месяца) табель отдается на подписание руководителю и кадровику.
  • В завершение табель поступает в бухгалтерию для расчета заработной платы.

Закон не определяет круг работников, которые должны заниматься ведением табеля, поэтому такую обязанность руководитель должен закрепить за кем-либо из подчиненных, издав соответствующий приказ или указав данное условие в трудовом договоре. Если такой информации ни в одном из вышеперечисленных документов нет, обязать вести учет рабочего времени подчиненного невозможно.

Если в организации небольшая численность работников, оформлением табеля обычно занимается кадровик, который после проверки отдает его на подпись руководителю, а затем самостоятельно передает в бухгалтерию.

На данный момент существуют две формы табелей учета рабочего времени: Т-12 и Т-13. Первая является универсальной, а вторая используется в компаниях, где явку сотрудников фиксирует турникет и применяется пропускная система.

Ведение табеля «сменных» работников: особенности

Сменный режим работы – это график, при котором предполагается труд работников продолжительностью выше установленного времени (40 часов) и в 2-4 смены. Учет рабочего времени в таких случаях производится следующим образом:

  • Понедельно: в качестве нормы берется 40-часовая рабочая неделя, а подсчет сверхурочно отработанных часов выполняется только в конце отчетного периода.
  • Суммировано: длительность отчетного периода может составлять месяц, квартал или год. Обычно такой способ используется в медицинских или охранных организациях.

Как выполняется расчет:

  • Руководитель выбирает, какой период будет использоваться для учета.
  • Ответственный сотрудник занимается заполнением табеля в течение месяца, для расчета использует норму в 40 часов за неделю и 160 – за месяц.
  • По окончании отчетного периода для каждого из работников производятся расчеты по переработке или недоработке. Время отпусков и больничных в эти часы не входят, однако все фиксируется в графике.

Пример:

Сафонова М.Н. работает в государственной организации, график сменный – сутки через двое. За неделю у нее выходит 2 отработанные смены, т.е. 48 фактически отработанных часа при норме в 40 часов. В месяц она отрабатывает 10 смен, т.е. 240 часов соответственно. Норма – 160 часов, и разница между 240 и 160 должна вычитаться и указываться как переработка. В месяц у Сафоновой М.Н. получается 80 сверхурочно отработанных часов, которые работодатель должен компенсировать в денежном эквиваленте, или же предоставить ей выходные в равном количестве времени.

Таким образом, табель учета рабочего времени – это документ, который в первую очередь способствует соблюдению прав всех работников, но в некоторых случаях он может использоваться руководителем как доказательство прогулов подчиненного, если они были в нем зафиксированы.