Трудовая книжка (ТК) – важный юридический документ, который фиксирует весь трудовой стаж работника (ст.66 ТК РФ). Строгий учет их движения – одна из важных задач отдела кадров любой организации. Весь процесс найма или увольнения сотрудника проходит три обязательные стадии:

  1. Заполнение трудовой книжки;
  2. Оформление личного дела (если таковые в организации заводятся на работников);
  3. Внесение записей в книгу учета трудовых книжек.

Скачать бесплатно образец книги движения трудовых книжек – как журнала учета прибытия и выбытия этих документов, можно в сети. Однако ее касается и несколько важных формальностей:

  • Во-первых, все записи в журнал вносятся по стандартам, предписанным трудовым законодательством России (ТК РФ, № 225-ФЗ, Правила ведения книги учета движения трудовых книжек от 16. 04. 2003);
  • Во-вторых, использовать для записей можно только пронумерованную, прошитую, подписанную и опломбированную книгу;
  • В-третьих, после завершения журнал учета движения трудовых книжек передается в архив, где пребывает на протяжении 75-ти лет.

Регистрацию в журнале каждая трудовая книжка проходит дважды: при приеме сотрудника и его увольнении. Эти записи свидетельствуют о том, что кадровая служба конкретного предприятия приняла трудовую книжку на хранение, после чего в целости передала ее на руки работнику.

В книге регистрируют также трудовые книжки, которые впервые оформляются работникам, а также вкладыши на гербовой бумаге, которые заводятся в случае, когда листов ТК не хватает для фиксации трудового стажа.

Что касается стандартов заполнения журнала, то они в общем виде сводятся к:

  1. Присвоению порядкового номера каждой отдельной записи;
  2. Заполнению 11-ти обязательных граф, которые описывают работника и основания для принятия его трудовой книжки кадровым отделом компании и ее возврате (как правило, эту роль выполняют приказы о найме и увольнении работников).

Целесообразно более детально рассмотреть практическую сторону книги учета трудовых книжек в организации.

Как вносить сведения в журнал учета трудовых книжек?

Ведение книги учета трудовых книжек и вкладышей, ее замену, достоверность внесение информации, хранение – все эти вопросы трудовое законодательство вверяет в обязанность работодателей (№225-ФЗ).

В то же время в кадровой службе предприятия выделяется отдельное лицо, которое будет нести персональную ответственность за ведение журнала. Это может быть руководитель отдела или штатный инспектор: все зависит от масштабов предприятия и личных предпочтений руководства.

Поскольку книга учета трудовых книжек заполняется вручную, то допускается использование чернил черного и синего цвета. При этом почерк должен быть разборчивым, без помарок и исправлений.

Как уже было определено выше, журнал учета ТК заполняется всего в двух случаях:

  1. Сведения в графы 1-11 вносятся в момент трудоустройства сотрудника и попадания его трудовой книжки в отдел кадров;
  2. Графы 12-13 оформляются при увольнении работника.

Титульный лист документа заполняет уполномоченное ответственное лицо, которого своим приказом определяет руководитель организации. В ИП эту обязанность берет на себя сам владелец бизнеса. Сведения носятся следующим образом:

  • Для физических лиц указывается форма собственности и Ф.И.О. владельца бизнеса;
  • Для юридических лиц – полное наименование предприятия в соответствии с уставом, форма собственности и организационно-правовая форма.

Что касается срока хранения, то в этом случае законодательство не исключает возможности указания от 50 до 75 лет.

На титульном листе также прописывается дата его заполнения – она и становится отправной точкой ведения этого документа.

Как же заполняются все 13 граф стандартной трудовой книжки (Приказ Министерства труда РФ от 10.10.03 №69)?

  • Графа №1 – порядковый номер, который присваивается документу в момент его поступления;
  • Графы №2, 3 ,4 – даты приема сотрудников на работу и регистрации их трудовых книжек (они могут не совпадать, поскольку трудовая книжка заполняется в течение пяти дней с момента начала выполнения сотрудником его трудовых обязанностей). При этом формат даты должен иметь следующий вид – ХХ ХХ ХХХХ, например, 12.04.2016 (ГОСТ Р 6.30-2003);
  • Графа 5 – Ф.И.О. работника в полном виде;
  • Графа 6 – серия и номер документа (если речь идет о трудовой книжке 1938 года, то в данной графе ставится прочерк, поскольку такие трудовые книжки не обеспечены серийными номерами);
  • Граф 7 – должность работника и его профессия строго в соответствии со штатным расписанием, а иногда – и выполняемая сотрудником трудовая функция;
  • Графа 8 – отдел предприятия, в рамках которого сотрудник осуществляет свою трудовую деятельность;
  • Графа 9 – Реквизиты документа, на основании которого происходит прием или выбытие трудовой книжки (приказ о приеме или увольнении работника). Эта часть заполняется только при регистрации трудовых книжек: вкладыши она не затрагивает;
  • Графа 10 – подпись кадрового работника, которому вверено в обязанность регистрация и хранение трудовых книжек или тот специалист кадровой службы, который фактически принял документ на хранение или выдал его на руки работнику;
  • Графа 11 – заполняется только для оформляемых впервые документов (трудовых книжек и вкладышей), поскольку содержит сведения о стоимости их бланков, которую внес сотрудник;
  • Графа 12 – содержит последнюю дату выполнения сотрудником его трудовых обязанностей;
  • Графа 13 – подпись лица, о получении им на руки трудовой книжки в день увольнения (ст. 62 ТК РФ).

Последняя графа вызывает у практикующих специалистов немало вопросов. Например, кто должен расписываться в журнале, если трудовая книжка отправлена работнику почтой или если причиной прекращения трудовых отношений стала смерть сотрудника?

  • Если работник лично не явился за своей трудовой книжкой, то в 12 графе указывают дату отправки ему уведомления о необходимости забрать документ, а в 13 – дату отправки самой книжки почтой;
  • Если вместо работника забирать трудовую книжку явилось стороннее лицо, то в графе 13 помимо его подписи указываются его Ф.И.О. на основании паспорта, а также реквизиты доверенности или свидетельства о смерти.

При этом почтовые квитанции, копии доверенности и свидетельства о смерти подшиваются в конце журнала.

Каковы требования к заполнению книги учета движения трудовых книжек?

Существует несколько обязательных требований, которым должен в полной мере соответствовать журнал учета движения трудовых книжек, образец заполнения которого можно найти в свободном доступе. В их числе:

  1. Наличие твердого переплета, прошитых нитками листов;
  2. Обязательная нумерация всех страниц, с обязательным указанием их точного числа на месте фиксации прошивки книги на последнем листе документа (два конца нитки заклеиваются листочком бумаги;
  3. Печать из сургуча или пломба, кончики нитки и обложку документа;
  4. Подпись лица, ответственного за ведение журнала рядом с указанием числа страниц документа.

К числу обязательных требований относится и отсутствие помарок и исправлений в документе. Но что делать, если ошибка все же была совершена? Заводить новую книгу учета?

Оформлять новый журнал, к счастью, не придется, хотя законодательство запрещает использование штриха, ластика или зачеркивания в документе. При этом существует два варианта внесения корректировок (ТК РФ, №225-ФЗ):

  • Во-первых, неточную запись аккуратно зачеркивают сплошной линией, после чего на полях делается пометка: «Исправленному верить», с указанием Ф.И.О. и должности исправившего запись лица;
  • Во-вторых, после неверной записи сразу же вносится описка: «Запись за №… считать недействительной», после чего внести верную запись.

Примечательно что организация может использовать как первый, так и второй вариант. Однако в ее внутренних нормативных актах должно содержаться подробное описание порядка исправления ошибок в журнале регистрации трудовых книжек.

Для того чтоб исключить вероятность ошибок имеет смысл завести в кадровом отделе пример заполнения книги учета движения трудовых книжек или памятку, которая будет вводить новых кадровых сотрудников в курс дела, относительно заполнения журнала.

Следует отметить, что столь строгие нормы оформления книги учета движения трудовых книжек обусловлены необходимостью передачи ответственности за сохранность документов об учете трудового стажа работника от него к отделу кадров и обратно.

Книга учета движения трудовых книжек – важный внутренний документ, который уберегает работодателя от судебных тяжб с работником по поводу утери его документов о трудовом стаже. Правильность ее ведения нередко проверяет Министерство труда РФ и Федеральная комиссия по труду.