Деятельность в различных сферах производства предприятий и организаций вне зависимости от их форм собственности сегодня практически невозможна без взаимодействия с партнерами.

Кроме того, для расширения зоны влияния создаются структурные подразделения, филиалы, расположенные в разных городах и регионах России, а порой и зарубежья.

Цель любого собственника получение экономической выгоды (прибыли).

Для ее достижения заключаются сделки на поставку качественного сырья, реализацию готовой продукции.

Кроме того, существуют организации, оказывающие специфические услуги, например – наладку и ремонт оборудования, проведение экспертизы и прочие.

Специалистам и должностным лицам приходится выезжать с основного предприятия в другие города для проведения переговоров с партнерами, заключения договоров, проведения работ, решения конфликтных ситуаций, направлять работников на переподготовку и обучение.

Любые поездки влекут материальные затраты.

Законодательством в 24 главе Трудового кодекса РФ поездки для решения данных руководителем поручений на определенный промежуток времени определяются как служебные командировки (ст. 166 ТК РФ), расходы, понесенные с которыми на основании ст.168 ТК РФ гарантировано должны быть возмещены командированному работнику.

Предприятие оплачивает денежные траты:

  • на проезд в оба конца (к месту выполнения поручения и возвращение домой);
  • стоимость проживания;
  • суточные расходы;
  • прочие материальные затраты, предусмотренные локальными правовыми актами, действующими в организации и документально обосновывающие их необходимость для экономической выгоды.

Денежные средства, выданные работникам для решения производственных задач во время поездки, должны быть учтены в бухгалтерских отчетах, для чего составляются проводки по командировочным расходам, учитывающие хозяйственные затраты организация.

Как документально правильно оформить командировку

Отправляя сотрудника для выполнения определенных заданий в поездку (служебную командировку) собственник должен руководствоваться, прежде всего, нормами, определенными в основополагающих законодательных актах:

  • главы 24 Трудового кодекса РФ;
  • Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 749 от «13» октября 2008 года, с последующими к нему изменениями и дополнениями, принятыми в Постановлении № 1595 от «29» декабря 2014 года, упрощающими документооборот для бухгалтерского учета командировочных расходов.

С 2015 года в связи с вступившими в действие изменениями, остается право на усмотрение работодателя сохранить или упразднить обязательное предоставление служебного задания и командировочного удостоверения по унифицированным формам.

Обязательным для возможности правильно отразить материальные затраты предприятия, впрочем, как и для того, чтобы были соблюдены нормы ст. 167 ТК РФ – сохранить за сотрудником рабочее место и должность, выплатить средний заработок за время отсутствия его на основном рабочем месте (где он числится по штатному расписанию), остается:

1. наличие письменного распоряжения руководителя (приказа) о направлении работника в служебную командировку с указанием:

  • количества людей, отправляемых в поездку, их личных паспортных данных (фамилии, имени, отчества),
  • занимаемой должности (профессии);
  • места расположения их основной работы (структурного подразделения, отдела, участка);
  • срока выполнения поручения (начиная со дня выезда в другой город, по день возвращения к основному месту работы);
  • конкретные цели, задачи, какие должен решить командированный работник (группа сотрудников).

С зарегистрированным должным образом приказом под роспись знакомят специалистов, направляемых в служебную поездку.

2. по возвращению из командировки в течение трех дней, работник должен сдать отчет о понесенных ним затратах в командировке и расходовании аванса, выданного перед отъездом.

Подтверждающие документы, необходимые для утверждения авансового отчета могут быть установлены в разработанном в организации Положении о командировках.

Законодатель считает достаточным наличие проездных документов или подтвержденных материальных затрат на проживание в местности, куда был командирован сотрудник.

Руководитель, чаще всего сохраняет в принятых локальных документах обязательность наличия соответствующими образом оформленного командировочного удостоверения для предотвращения возможных спорных ситуаций в последующем с налоговыми и другими контролирующими органами.

Расчет и выдача авансом средств на командировочные расходы

Трудовое законодательство (ст. 168 ТК РФ) обязывает руководство оплатить работнику все расходы, связанные непосредственно с поездкой по служебным делам.

Пункт 10 Положения № 749, рассматривающего особенности, возникающие при направлении работников в служебные командировки, более конкретизирует выдачу денег на запланированные расходы: проезд, проживание, суточные – авансом.

Выдаваемая денежная сумма рассчитывается ориентировочно исходя:

  • из цены билетов на транспортное средство или стоимость бензина (при наличии распоряжения об использовании личного, служебного автотранспорта) на поездку в пункт назначения и возвращение обратно;
  • стоимости гостиничного номера или арендуемого жилого помещения;
  • суточных расходов в зависимости от длительности командировки.

Аванс может быть выплачен наличными суммами из кассы предприятия (полученные с расчетного счета или поступившие от реализации продукции).

В бухгалтерском учете при этом должна быть отражено:

выдано из кассы на командировочные расходы проводка ДБ 71 – КТ 50.

Также остается расходный кассовый ордер, соответствующей установленной форме № КО -2.

В случае перечисления аванса на банковскую карту сотрудника, проводку следует отразить:

ДТ 71 – КТ 51.

Важно учесть, что согласно правилам, установленным п.6.3 Указания Банка России № 3210-У от «11» марта 2014 года:

  • аванс выдается по письменному заявлению работника;
  • нельзя выдать денежную сумму авансом сотруднику, не отчитавшемуся за ранее полученные ним подотчётные денежные средства.

В случае продления командировки и необходимости дополнительных затрат денежные средства можно перечислить на банковский счет командированному сотруднику, отразив в приказе по предприятию увеличение суммы аванса.

Оплата суточных расходов

Законодатель предусматривает оплату за каждый день нахождения в командировке (с учетом дней, затраченных на поездку, выходных, в случае непредвиденной болезни сотрудника – согласно листу нетрудоспособности).

Размер суточных работодатель определяет самостоятельно и утверждает локальными правовыми актами (в частности в Положении о командировках).

Документально расход этих денег работник подтверждать не должен.

Насчитываются суточные в зависимости от срока, определенного в приказе о командировании сотрудника.

Единственное, о чем должен помнить бухгалтер, что для налогообложения и удержания страховых взносов, начиная с 2017 года, согласно п. 3 ст. 217 НК РФ и внесенных к нему изменений ФЗ № 243 от « 03» июля 2016 года, установлен предельный размер, не подлежащий обложению НДФЛ и страховыми взносами:

  • 700 рублей – если служебная поездка по территории РФ;
  • 2500 рублей – в случае зарубежной командировки.

Для подтверждения времени пребывания в командировке, согласно п. 7 Положения № 749 достаточно: проездных документов или о проживании в отдаленной местности.

При отсутствии этих документов возможно письменное подтверждение фактического нахождения (даты прибытия и убытия) в сторонней организации, заверенное подписью руководителя принимающей стороны и печатью организации в форме служебной записки или другой произвольной форме (разъяснения даны в Письме Роструда № 2450 – 6 – 1 «19» октября 2015 года).

Другие расходы, которые могут возникнуть во время командировки

Во время нахождения в чужом городе при выполнении задач, целей служебной поездки может возникнуть потребность в дополнительных расходах, например, на пополнение счета для ведения телефонных переговоров с работодателем, пользование услугами интерната, и прочие.

Для того, чтобы денежные средства были учтены как командировочные расходы, следует предусмотреть возможность иных расходов в Положении о командировках, либо доказать в отчете их экономическую обоснованность для предприятия.

Как отразить расходы предприятия, связанные с командировками в бухгалтерском учете

После утверждения предоставленного вернувшимся из командировки сотрудника авансового отчета, проводится проводка командировочных затрат в бухгалтерском учете в зависимости от целей, на которые были потрачены деньги.

Так, деньги, выплаченные из расчета суточных потребностей работника, приобретение посадочных билетов на транспортное средство или оплату счета, предоставленного за проживание в гостинице (без учета НДС) проводят:

ДБ 20, 23, 44 – КТ 71;

Для того чтобы отразить НДС за проезд или проживание (в гостинице или арендуемом помещении), используют проводку:

ДТ 19 – КТ 71;

НДС, принимаемый к вычету за транспорт и проживание, проводится:

ДТ 68 – КТ 19;

В случае, когда были возмещены дополнительные расходы, связанные с командировкой, в зависимости от того, на что были потрачены деньги, проводят как:

ДТ 20, 44, 91-2, 08, 10 – КТ 71;

В случае оставшихся неизрасходованных денежных средств, остаток переводят с банковской карты работника на расчетный счет организации:

ДТ 51 – КТ 71, либо при возврате наличных денег в кассу предприятия, отражают проводкой: ДТ 50- КТ 71.

Можно ли предусмотреть оплату командировочных за счет заказчика?

В командировку может быть направлен лишь сотрудник, заключивший с предприятием трудовой договор и числящийся в штате.

Соответственно и расходы, связанные с оплатой командировочных могут быть проведены по бухгалтерским документам, только если в поездку направляются работники организации.

Заключив с оппонентом договор, например, об оказании каких – либо услуг, при необходимости оплаты командировочных расходов это может быть в условиях контракта предусмотрено как оплата самих услуг, которая включает в себя вознаграждение за работу непосредственным исполнителям и возмещение стоимости проезда к месту выполнения заказа.

Нюансы учета заграничных командировок

Если сотрудник направляется в служебную поездку за пределы страны, следует учесть, что расходы понадобятся:

  • на оформление заграничного паспорта, визы, порой специальной медицинской страховки;
  • сумма, выдаваемая на суточные расходы, должна быть увеличена по сравнению с тем размером, который насчитывается при поездках по России, и соответствовать лимитам зарубежной поездки, оговоренным в локальной документации.

Аванс, выдаваемый на командировочные расходы, может быть выплачен как в рублях, так и в валюте государства, куда направляется сотрудник.

Авансовый отчет о поездке принимается по аналогии с отчетом о командировке внутри страны.

Расходы в валюте пересчитываются по курсу конвертации на эквивалентную сумму российских рублей на дату произведенного платежа

Отчет сотрудника за взятый аванс

Работник, вернувшись в организацию, направлявшую его в служебную командировку в течение трех дней (п. 26 Положения № 749) должен сдать отчет о фактической трате денег, выданных ему авансом по форме, утвержденной Положением о командировках, разработанной в учреждении, либо унифицированной ф. АО – 1.

К отчету обязательно прикладываются подлинники расходных документов (чеки, платежки, оплаченные счета и прочее).

Если израсходовано денег больше, чем выделялось работнику перед поездкой, ему будет возвращена разница (которую он потратил из личных денег).

В случае, когда денег потрачено меньше, он должен вернуть их предприятию (на расчетный счет или в кассу).

По желанию работника излишне выплаченная сумма аванса может быть удержана из его заработной платы не позднее одного месяца после сданного отчета (ст. 137 ТК РФ).

Для учета этой суммы по бухгалтерии проводят удержание из зарплаты остатка аванса:

ДТ 70 – КТ 71.