В ходе своей деятельности многие предприятия взаимодействуют с деловыми партнерами, находящимися в различных городах необъятной Родины или ближнем и дальнем зарубежье.

Для успешного экономического развития необходимо проводить встречи, заключать договора, условия которых должны устраивать обе стороны (для чего порой приходиться встречаться с оппонентами несколько раз для нахождения оптимального консенсуса).

Также для решения спорных вопросов как мирным путем (когда одна из сторон соглашается пойти на компромисс и выполнить претензии контрагента), так и при судебных разбирательствах, представителям организации необходимо выезжать в другой город (страну).

Служебные поездки для решения производственных заданий в другой город (страну), основанием которых служит изданный приказ или письменное распоряжение работодателя согласно ст. 166 ТК РФ определяются как командировки.

При этом не считаются служебными командировками:

  • работы, связанные с разъездным характером (курьер, водитель транспортного средства, в том числе и дальнобойщики, перевозящие грузы в разные города);
  • выполнение служебных обязанностей изначально предусматривает переезды (например, вахтовый метод).

Командировочные расходы – это денежные затраты работника, связанные непосредственно со служебной поездкой, в которую он направляется по распоряжению руководителя.

Что входит в командировочные расходы

Все денежные затраты, начиная с оплаты проезда к месту куда направляется работник для выполнения производственного задания, включая средства на проживание, питание, мобильную связь, организацию встреч и возвращение в родной город должны быть возмещены работодателем в соответствии с нормами ст. 168 ТК РФ.

Кроме того, может возникнуть необходимость дополнительных затрат, например на оформление документов сотруднику для поездки в дальнее зарубежье:

  • иностранный паспорт;
  • визу;
  • медицинское страхование (без которого въезд в ряд стран запрещен),
  • и прочие.

Считают, что командировочные расходы – это, какие расходы оплачены организацией за время нахождения в другой местности для выполнения полученного задания, с учетом оплаты проезда непосредственно до объекта (то есть компенсируется стоимость не только междугороднего или международного билета, но и передвижение по городу, кроме езды на такси).

Также в командировочные расходы включена и гарантированная оплата (ст. 167 ТК РФ) в размере среднего заработка.

В случае выезда в командировку или возвращение из нее в выходной или праздничный день – этот день считается для сотрудника рабочим и оплачивается не менее чем в двойном размере от тарифной ставки или из расчета двукратной заработной платы одного дня при получении работником фиксированного оклада.

Нормативная база, являющаяся основанием для возмещения командировочных расходов

В ст. 168 ТК РФ, обязывающей работодателя компенсировать все денежные затраты сотрудника с учетом условий, оговоренных в коллективном договоре организации или других локальных документах, в частности принятым Положением о командировках:

  • на проезд к месту командирования и возвращение на постоянное место работы любым видом транспорта (железнодорожным, автобусом, авиа перелетом, использованием собственного автомобиля);
  • оплату проживания (согласно предоставленному счету из гостиницы или договора аренды жилого помещения);
  • суточные расходы.

Размер и порядок оплаты командировочных устанавливается предприятием, с учетом того, что на законодательном уровне принято:

  • сумма денежных средств на ежедневные расходы при поездке в пределах России не может быть менее 700 рублей;
  • при загранкомандировке – из расчета минимум 2500 рублей.

Как оформить командировочные расчеты, разъяснение дано в Постановлении Правительства России № 749, утвержденного 13 октября 2008 года, нормы которого сегодня применяются с учетом внесенных изменений 29 июля 2015 года Постановлением № 771 в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки.

Документы, необходимые для оформления командировочных

Как следует из самого понятия командировки, должно быть оформлено руководством производственное задание и издан приказ о направлении работника в служебную поездку с указанием сроков этой поездки и места назначения.

Ранее, согласно требуемым законодательством нормам обязательно была выдача работнику командировочного удостоверения с записью о времени отъезда и отметкой в организации, которую он был командирован о времени нахождения там и даты выезда для сдачи по возвращению на основную работу в бухгалтерию предприятия при оформлении отчета в трехдневный срок.

Внесенные изменения в «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки», действующие с августа 2015 года, упрощают оборот документации и исключают этот пункт как обязательный.

Для учета времени нахождения человека действительно по месту, куда его направили для работы, многие работодатели продолжают использовать командировочное удостоверение, закрепив необходимость его оформления в Положении о командировках, разработанных с учетом специфики производства на каждом предприятии.

Вернувшись из командировки, сотрудник предоставляет отчет:

  • согласно п. 7 Постановления № 771 должны быть сданы проездные документы, которые и являются основанием для определения фактического нахождения работника в месте, куда он был направлен.
  • если проезд был по согласованию с руководителем и оформлением должным образом в письменном виде разрешен на личном, служебном, взятом по доверенности автотранспорте (когда нет посадочных билетов с указанием даты и времени отправления транспорта, места назначения поездки), срок пребывания в командировке должен быть указан в служебной записке.

К письменному отчету прикладываются документы, какие смогут подтвердить, что этот транспорт действительно использовался в служебных целях (путевой или маршрутный лист, счета или чеки с автозаправок, подтверждающие маршрут движения);

  • Если по каким-либо причинам проездные документы отсутствуют, для того, чтобы подтвердить, что он действительно находился определенный срок в месте, куда был направлен руководителем, работник составляет служебную записку, которая обязательно должна быть подтверждена второй стороной, где он пребывал это время, выполняя свои поставленные задачи (аналогично как в командировочном удостоверении). Именно поэтому, работодатели продолжают использовать эту форму для отчетности.

В каком порядке производится расчет командировочных расходов и выдается аванс

Как правило, деньги авансом выдаются работнику, направляемому в служебную командировку для возможности доехать до места, куда его посылают, оплатить проживание.

В зависимости от целей поездки могут быть предусмотрены другие расходы (телефонные переговоры, пользование интернетом, порой даже организация и проведение фуршетов).

Трудовое законодательство не ограничивает руководителя предприятия создать свой перечень оплачиваемых расчетов, оговаривая, что кроме обязательных компенсаций, может быть утвержден список в локальных документах предприятия или отдельно утвержденном Положении о командировках, разработанном с учетом всех нюансов деятельности организации.

Положение должно быть согласовано с профсоюзными органами, ведущими специалистами экономической, кадровой, юридической служб, главным бухгалтером предприятия и утверждены первым руководителем.

Сумма, выдаваемая авансом, определяется приблизительным подсчетом:

  • стоимости билетов на транспортное средство или расходов на бензин в оба конца (к месту назначения для выполнения задания и возвращение к месту постоянной работы), в случае, когда работник для поездки использует личный транспорт;
  • исходя из размера суточных, за все дни срока на какой направляется работник в поездку;
  • прочих расходов, которые возможно запланировать.

Денежные средства могут быть выданы наличными в кассе предприятия, или перечислены на расчетный счет сотруднику до момента его выезда в командировку.

Возможна оплата проживания по – безналичному расчету с гостиницей или за аренду жилого помещения.

После возвращения работника и предоставленной ним служебной записки с отчетом о командировке, предоставленными документами:

  • если обоснованно потребовалось больше затрат, эти суммы будут посчитаны и выплачены;
  • при остатке излишков, деньги должны быть возвращены в кассу организации.

Как командировочные расходы отражаются в бухгалтерском и налоговом учете

Согласно НК РФ для исчисления налога на прибыль устанавливаются определенные нормы только на суточные расходы (проживание и питание).

При этом на основании ст. 252 НК РФ выплаченные денежные средства могут быть признаны обоснованными расходами если есть документальные подтверждения понесенных затрат и являются экономически оправданными.

Из налога на прибыль должен быть вычтен НДС по командировочным расходам, если:

  • эти расходы оплачены предприятием или самим сотрудником;
  • имеются соответствующим образом оформленные счета – фактуры.

Налогами на доходы физических лиц и взносами в страховые фонды облагается:

  • возмещение стоимости питания (в кафе, ресторанах);
  • оплата проезда, если сотрудник совместил решение своих личных дел с поездкой в командировку и даты, оговоренные в приказе (распоряжении) о направлении работника в служебную поездку не совпадают с датой, указанной на посадочном в транспорт билете.

Чтобы учесть командировочные расходы в бухгалтерском отчете:

  • операцию по выдаче аванса на командировку сотруднику проводят как Д 71- К 50(51);
  • операцию по учету расходов на служебную поездку (без НДС на ОСН, с НДС на УСН) проводят – Д 26 (08, 20, 23, 44) – К 71.