Ни одна компания или организация не может обойтись без руководящего работника, который обладает более широкими полномочиями, в том числе правом на подписание документации. Но директор, как и любой другой работник, в соответствии со ст.21 ТК РФ, имеет право на заслуженный отдых. И когда руководитель собирается уходить в отпуск, возникает вопрос о том, кто во время его отсутствия будет выполнять его обязанности.

Чтобы деятельность организации не замирала в связи с отсутствием директора, на этот период его функции возлагаются на другого сотрудника. В особенности это касается подписания документов, так как, необходимость в визировании бумаг возникает практически каждый день.

Кто подписывает документы вместо директора, ушедшего в отпуск?

Если на предприятии есть заместитель директора, то все необходимые процедуры выполняются им. Соответствующие положения содержаться в его трудовом договоре, предполагающем возможность временного выполнения обязанностей начальника при его отсутствии.

Указанные обязанности могут быть возложены и на другого сотрудника, занимающего иную должность. При этом подразумевается совмещение обязанностей, поэтому оно может использоваться только по согласию трудящегося. Это также должно быть отмечено в трудовом договоре или приложении к нему.

В случае, когда в фирме должности замдиректора не предусмотрено и нет работника выполняющего его обязанности по совмещению, руководитель должен делегировать свои полномочия другому лицу. Для этого может использоваться временный перевод на иную должность или подписание срочного договора на выполнение конкретных должностных обязанностей. В обоих случаях делегирование полномочий происходит только по согласию сотрудника.

Соответствующие действия должны быть надлежащим образом оформлены путем издания приказа по предприятию. Кроме того, если временное исполнение обязанностей предполагает представление интересов фирмы перед 3-ми лицами, то директор должен составить доверенность на указанное лицо. Её нотариальное заверение не требуется. Достаточно поставить подпись руководителя и печать предприятия.

Как оформить?

Вне зависимости от того, на основании какого документа работает сотрудник, на которого возлагаются обязанности руководителя, для делегирования полномочий необходимо издать приказ. Указанный документ рационально оформлять только в случае, если директор будет отсутствовать достаточно продолжительное время.

В таком случае, даже если выполнять его обязанности будет заместитель, начальнику необходимо издать соответствующий приказ. В указанном документе должна содержаться информация касающаяся:

  • Срока передачи полномочий;
  • Оснований для их делегирования;
  • Порядка выполнения обязанностей директора (по совмещению);
  • Доплаты в связи с выполнением дополнительных обязанностей, в порядке установленном ст.285 ТК РФ;

При необходимости, в указанном документе могут быть казаны обязанности, которые возлагаются на указанного сотрудника. К примеру: подписание внутренней документации (приказы по кадрам, отчеты и прочее), визирование приходно-расходных бумаг, представление интересов фирмы в госорганах и т.д.

Необходимость оформления доверенности на лицо, временно исполняющее обязанности директора, возникает в случае, если локальная документация не содержит положений, регулирующих передачу таких полномочий. Указанный документ издается на фирменном бланке. Основной текст оформляется в свободной форме.

Основные требования, выдвигаемые к такого рода документам, закреплены в ст.185,186 ГК РФ. Необходимо учитывать, что при отсутствии в доверенности срока её действия, она считается оформленной на год. При этом в общем порядке указанный документ может быть в любой момент отозван лицом её выдавшим.

Исключение составляют только случаи заключения безотзывных доверенностей, возможность оформления которых предусмотрена ст.188.1 ГК РФ. В данном случае её аннулирование возможно только в определенных условиях.

Ответственность И.О.

Директор, как руководящий работник, несет ответственность за совершаемые им действия в соответствии с действующим законодательством. При делегировании прав и обязанностей другому лицу, вместе с ними на него возлагается и ответственность.

Согласно ст.277 ТК РФ, И.О. руководителя фирмы отвечает за ущерб причиненный предприятию вследствие принятия им неверных решений. Это касается и случаев, когда его действия повлекли порчу имущества третьих лиц, которое находилось на условиях ответственного хранения на территории организации. Также он может быть привлечен и к правовой ответственности в зависимости от тяжести его проступка и его последствий.

В связи с этим, в качестве лица, временно заменяющего директора, выбирается работник, имеющий познания в налоговом, уголовном, трудовом законодательстве. Так как в случае совершения правонарушения именно на него будет возлагаться вся ответственность.

При отсутствии на предприятии работников, на которых могут быть возложены полномочия директора, работодатель имеет право привлечь наемного специалиста. Сегодня  действует немало компаний оказывающих услуги по предоставлению временных работников различной квалификации. В том числе и руководящих сотрудников для временной замены директора.

Может ли директор подписывать документы, находясь в отпуске?

Может возникнуть ситуация когда по каким-то причинам директор не передал свои полномочия другому сотруднику и ушел в отпуск. На практике, зачастую, такое случается в нескольких случаях. К примеру, если заместитель не был назначен в связи с предполагаемой краткой продолжительностью отсутствия. Впоследствии время отсутствия затянулось, а необходимость подписания документов осталась.

Также нередко бывает, что на фирме некому делегировать обязанности или руководитель не хочет этого делать. В таком случае он оставляет за собой право на подписание необходимых бумаг.

С точки зрения законодательства, исполнение трудовых обязанностей в период ежегодного отдыха не является нарушением. В связи с этим подписи, поставленные в это время директором, считаются действительными и не теряют своей юр. силы, так как руководитель сохраняет за собой соответствующие полномочия.

Однако трактовка положений законодательства в данном случае не однозначна. В некоторых ситуациях при оценке законности визирования документов руководителем, находящимся в отпуске, отмечается, что согласно трудовому законодательству время отдыха предполагает освобождение от должностных обязанностей. Возвращение к работе возможно, но должно оформляться соответствующими документами.

Законодателем данный вопрос четко не урегулирован, однако ФАС Московского округа выразил свое мнение по данному поводу, издав постановление № КА-А41/5089-10 от 24.05.2010г., В указанном документе он отметил, что отсутствие директора на рабочем месте в связи с ежегодным отпуском не лишает его права на подписание документов. Из чего можно сделать вывод, что визирование бумаг руководителем при отсутствии заместителя или лица, временно исполняющего обязанности является законным.

А вот в случае, если делегирование полномочий было произведено, но директор продолжает подписывать документы, находясь в отпуске, то это может быть расценено как нарушение. В данном случае с точки зрения законодательства руководитель считается временно не исполняющим свои обязанности. В связи с этим его подписи на документах не имеют юридической силы. Такие документы могут быть оспорены в судебном порядке.

К примеру, при подписании договора директором, находящимся в отпуске, вторая сторона может направить исковое заявление с требованием аннулировать указанный документ. На практике, зачастую, суды принимают решение в пользу истца, аргументируя их тем, что фактически данное лицо на тот момент не имело полномочий на подписания такого рода документов.

Может быть принято и иное решение в случае, если контрагентом выполнялись условия договора до какого-то момента. Тогда суд может принять решение в пользу ответчика, руководствуясь ст.183 ГК РФ, которая предполагает признание договорённости действительной, если вторая сторона выразила согласие с ней путем выполнения условий соглашения.