Деятельность любого предприятия основывается на законодательной базе, прежде всего, соответствует нормам Трудового кодекса, регулирующего отношения между работодателем и наемными работниками, регламентируя их права и обязанности и отраслевых правовых и законодательных актов.

Предусматривается наличие локальной документации, разработанной с учетом специфики организации, и определяющей порядок поведения сотрудников в конкретно сложившихся ситуациях на основе норм трудового права, условиями, принятыми в коллективном договоре, прочих правовых актов.

Особенность таких документов заключается в том, что их положения не должны противоречить законодательству и ухудшать действующие нормы.

Порядок действий сотрудников или структурных подразделений в той или иной ситуации, утверждается в инструкциях, правилах внутреннего распорядка, графике отпусков, положениях об оплате труда, об отпусках и прочих правых актах.

Положение о командировках не является обязательным с точки зрения закона.

Если все производственные нюансы решаются по месту, и нет необходимости направлять своих работников служебные поездки для выполнения заданий, связанных с рабочими моментами, то данный документ просто не нужен.

В том случае, когда по своему роду деятельности сотрудники время от времени выезжают в другие города и населенные пункты России либо зарубежья составляется Положение о командировках.

Утвержденные в нем нормы дают возможность урегулировать все вопросы, связанные с порядком, которого следует придерживаться при направлении работника в служебную командировку, оплатой денежных расходов, также для признания налоговых расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль.

Для того чтобы разработать Положение о командировках 2017, образец можно взять в интернете и с учетом всех нюансов своего предприятия, изменений в законодательных актах утвердить нормы, которые будут применимы именно к особенностям вашей организации (учреждения, компании).

Правовое обоснование

Ряд предприятий для возможности нормальной работы и получения прибыли заключают различные договора на поставку сырья, реализацию своей продукции, как по различным регионам страны, так и с иностранными фирмами.

Для возможности сотрудничать представители должны выезжать на встречи и договариваться об условиях совместной работы, решать другие вопросы, связанные с производством, не находясь непосредственно на рабочем месте.

Гл. 24 ТК РФ посвящена различным вопросам, которые возникают при направлении работников в служебные поездки и предоставляемые им гарантии, останавливается на самом понятии служебной командировки и возмещении понесенных материальных затрат.

Согласно трудовому законодательству России, командировкой считают поездку работника, обоснованную письменным приказом (распоряжением) первого руководителя предприятия на конкретный срок, необходимый для решения поставленных производственных задач, вне места постоянной работы.

При этом не считаются командировками работы, связанные с разъездным характером (например, курьер) или осуществляется в пути (водитель транспорта).

Законодательная база, принимаемая за основу при составлении положения

Разрабатывая Положение о командировании в другую местность своих рабочих и служащих, работодатель должен учесть нормы, являющиеся основополагающими:

ст. 166 ТК РФ – определяет понятие служебной командировки;

ст. 167 ТК РФ – гарантирует сохранение среднего заработка и рабочего места за сотрудником на весь срок выполнения производственного задания вне основного рабочего места;

ст. 168 ТК РФ – обязывает работодателя возместить денежные расходы, связанные с поездкой по служебным делам (на проезд, проживание, суточные и другие, которые могут быть предусмотрены в разрабатываемом локальном документе);

ст. 259 ТК РФ – запрещает отправлять в командировку:

  • беременных сотрудниц,

без письменного согласия:

  • работниц, имеющих детей до трех лет;
  • работников, воспитывающих без мужа (жены) ребенка до 5 лет, детей, признанных инвалидами;
  • также этими правами пользуются попечители, опекуны, усыновители малолетних детей и детей – инвалидов;
  • сотрудников, ухаживающих за больными родственниками на основание медицинского заключения о необходимости постоянного постороннего ухода.

Также должны быть приняты во внимание особенности направления работников в командировки, рассмотренные в Постановлении Правительства № 749, утвержденного 13 октября 2008 года с внесенными в него изменениями, принятыми Постановлением № 1595 от 29 декабря 2014 года и вступившими в действие с 2015 года, в котором определены:

  • сроки командировки;
  • расходы на приобретение билетов;
  • возмещение затрат на проживание и питание (суточные);
  • особенности компенсаций зарубежных поездок.

Нужно обратить внимание на ст.264 Налогового кодекса в пункте 12, где оговаривается возможность снизить налог на прибыль предприятия, при наличии обоснования понесенных затрат.

Вопросы, регулируемые Положением

Как любой локальный документ, Положение о командировках, основываясь на законодательных и правовых актах, может более детально определить порядок:

  • какие документы должны быть оформлены для направления работника в командировку;
  • возможность и сумму предоставляемого аванса на расходы, связанные со служебной поездкой;
  • необходимые документы, предоставляемые по приезду для отчетности;
  • дополнительные расходы, на которые могут выделяться денежные средства.

Обязательно ли должно быть положение о командировках на предприятие

В перечне типовых локальных правовых актов, приведенном в Приказе Министерства культуры России № 558, изданном 25 августа 2010 года, перечисляющем ряд документов, которые обязательно должны быть разработаны в каждой организации, учитывая специфику работы, Положение о командировках не упоминается.

При этом в ст. 168 ТК РФ, обязывающей работодателя возместить сотруднику расходы, понесенные во время поездок для решения служебных заданий, признанных командировками говорится о том, что порядок и размер возмещения этих расходов может быть определен коллективным договором или другим локальным документом.

Следовательно, нужно такое Положение предприятию или нет, работодатель вправе решать сам.

Очевидно, если специфика производства связана с частыми командировками сотрудников, то принятое Положение поможет решить ряд возникающих вопросов.

Какие особенности должны быть учтены

Разрабатывая Положение, нужно учитывать, что принятые нормы наряду с другими федеральными и государственными законодательными актами обязательны для исполнения, как руководителем, так и сотрудником, направляемым в служебную командировку.

Согласно ст. 8 ТК РФ условия, гарантированные трудовым законодательством должны исполняться в обязательном порядке и возможно лишь их расширение, например, в части размера положенных компенсаций.

Разрабатывая и оформляя документ, который урегулирует вопросы, связанные с выполнением служебных поручений вне основного места работы сотрудника нужно добиться их соответствия Типовым положениям, рекомендуемым Министерством образования, обосновывая документально основания для возможности предоставления более широкого спектра гарантий.

Кто занимается разработкой проекта Положения

Начиная с того, что если для экономической деятельности предприятия необходимо сотрудничество с иногородними или зарубежными партнерами, должны быть, запланированы расходы для организации с ними встреч, то есть, эту сторону вопроса должны предусмотреть экономисты организации.

Оформляется служебная командировка письменным распоряжением руководителя с учетом требований законодательства, когда не могут быть отправлены в поездку отдельные категории работников, либо только с их письменного согласия. Значит, свои корректировки должны внести специалисты отдела кадров.

Ну и конечно, финансовую сторону вопроса возмещения материальных затрат решает бухгалтерия, поэтому мнение главного бухгалтера обязательно.

Если в организации существует юридическая служба, уже подготовленный проект Положения, до его утверждения должен быть согласован с ней. Юристы проверят нормы, принимаемые для предприятия с соответствием с законодательством.

Также профсоюзную организацию нужно ознакомить с документом, для того, чтобы проверить, не ущемляются ли права работников.

Устраивающий все стороны подготовленный документ утверждается первым руководителем, с его нормами под роспись знакомят всех работников, привлекающихся к служебным поездкам.

Хранится обычно Положение о командировках с другими локальными документами, действующими в организации в отделе кадров или канцелярии (при наличии) предприятия, для бухгалтерии делается заверенная копия.

Какие требования должны быть соблюдены при составлении документа

Разрабатывая локальный документ о командировках, нужно учесть, направляются ли работники в служебные поездки только в пределах России, либо возможен выезд за границу.

В зависимости от этого должны быть включены дополнительные пункты от оформления необходимых документов для выезда (визы, заграничного паспорта) до момента выплаты аванса в валюте государства или по курсу НБР на момент отправления работника.

Также кроме прав и обязанностей сторон в Положении должна быть предусмотрена ответственность за непредставление положенных отчетов о расходе денежных средств.

 Что обязательно нужно отразить?

Поскольку служебная поездка связана с ее финансированием, необходимо четко определить расходы, которые возмещаются работнику, начиная от оплаты билета (например, класс железнодорожного вагона или авиатранспорта), до возможности использования личного автомобиля и необходимых документов для возмещения стоимости бензина.

Важным моментом является и выплата суточных, поэтому нужно отразить порядок оплаты предоставленных чеков за проживание в гостинице и питание в общественных столовых (кафе) или подтверждение снятия наемного жилища.

Нужно учесть возможность необходимости выезда к месту командировки или возвращения работника домой в праздничные (нерабочие по закону дни) или в его выходной.

Структура Положения о командировках

Документ составляют по типовому образцу, содержащему несколько разделов.

1.  Общая часть.

Определяются понятия, что можно считать служебной командировкой, уполномоченные лица предприятия, имеющие право направить в командировку и прочие моменты.

2.  Продолжительность командировки.

Оговариваются максимально установленные сроки командировки и возможность ее продления в случае непредвиденных обстоятельств, болезни работника. Также процедура оплаты командировочных в случае увеличения срока нахождения для решения производственных задач в другом городе.

Учитывается возможность сокращения командировки и сроки выхода по приезду на постоянное место работы (в тот же день или на следующий).

3.  Документальное оформление.

В этой части нужно детально перечислить документы, необходимые для предоставления отчета о служебной поездке. Возможно применение документации, которая отменена как обязательная (командировочных удостоверений). Также указываются ответственные лица за утверждение авансовых отчетов и сроки их сдачи.

4.  Порядок компенсации затрат.

В разделе должны быть предусмотрены все возможные денежные расходы сотрудника, которые непосредственно обоснованы для выполнения задания и необходимые документы, подтверждающие их сумму.

5.  Оплата заработной платы и суточных.

Должна быть гарантирована оплата труда в размере не ниже среднего заработка, определен порядок оплаты выходных дней в случае работы, а также оговорен минимальный и максимальный лимит суточных расходов (на проживание и питание).

6.  Дополнительные условия.

Могут указывать ответственность работника за необоснованный отказ от поездки в служебную командировку, дисциплинарные наказания за несвоевременную сдачу отчета о служебной поездке или невыхода вовремя на работу, и прочие.

Форма Положения, образец 2016 года

В прошедшем 2016 году изменений в основные законодательные акты относительно командировок, связанных с направлением работников в другую местность для выполнения производственных заданий не вносилось.

Образец 2016 года Положения можно скачать в интернете и взять за основу для разработки своей формы документа на 2017 год.

Поскольку в законе не предусмотрено обязательное наличие этого локального документа, то работодатель может вынести решение о его разработке в любое время.

Особенности

Стоить обратить внимание, что с течением времени, могут произойти изменения как в самой организации (расшириться, изменить род деятельности и прочее) так и быть внесены корректировки в закон.

Поэтому, чтобы наиболее полно Положение охватывало все вопросы, связанные с командировками работников, рекомендуется пересматривать его ежегодно.

Что стоить добавить в Положение при наличии дистанционных сотрудников?

Сегодня не редкость работа на удаленном расстоянии. По факту человек также является сотрудником организации, который может быть отправлен в командировку.

Возникает затруднение со сдачей отчета о служебной поездке, которое может быть решено с внесением в Положение пункта о возможности сдачи документов с электронной подписью и дальнейшем предоставлении оригиналов (пересылкой по почте).

Что нужно для внесения изменений в документ?

Проанализировав реальные расходы, связанные с оплатой командировочных, главный бухгалтер предприятия может подать докладную записку руководителю о необходимости внести изменения, сделав расчеты в соответствии с действующими нормами.