Гарантийное письмо представляет собой документ, удостоверяющий согласие одной стороны произвести необходимые действия в отношении другой. К таковым может относиться проведение оплаты в установленный срок, передача материальных ценностей, выполнение работы и прочее.

Данный документ не имеет унифицированной формы и не требует нотариального заверения, но обладает юридической силой. Это означает, что в случае возникновения спора между сторонами гарантийное письмо может выступать в качестве доказательства наличия между ними определенных обязательств.

При оформлении данного документа одна из сторон берет на себя определённые обязательства. Письмо является своеобразной гарантией выполнения контрагентом необходимых условий или действий.

В связи с этим сфера применения данного вида документа весь обширна. Он может использоваться во взаимоотношениях как юридических, так и физических лиц. Чаще всего к оформлению гарантийных писем прибегают:

  • В трудовых отношениях – когда работодатель обязуется принять на работу конкретного гражданина и выдает ему в связи с этим данный документ;
  • В договорных отношениях – в этой сфере гарантийные письма применяются при оформлении договоров аренды, займа, выполнения работ и прочих. К примеру, обязательства об уплате задолженности в определенный срок или предоставлении помещения.

В связи с тем, что оформление гарантийного письма не требует использования специальных бланков и заверения, оно составляется в свободной форме. Текст документа зависит от обстоятельств ситуации и должен её отражать.

Гарантийное письмо может быть передано контрагенту лично, направлено по почте или электронным сообщением. В последнем случае у лица, оформляющего гарантийное письмо, должна быть электронная подпись.

Что такое гарантийное письмо о приеме на работу?

Данный вид гарантийных писем представляет собой обязательство нанимателя трудоустроить гражданина, которому выдается этот документ. Предоставление гарантий при этом предполагает закрепление определённой вакантной должности за конкретным соискателем.

При составлении гарантийного письма о приеме на работу наниматель указывает конкретную дату или период времени, в течение которого данный гражданин будет принят на работу. В документе прописываются все условия, при которых обязательство должно быть исполнено. Также в нем указываются действия необходимые для совершения второй стороной, что бы её приняли в штат.

Выдача письма с гарантией трудоустройства является официальным приглашением к заключению трудового соглашения. Поэтому при несоблюдении работодателем данного обязательства, гражданин имеет право обжаловать такие действия нанимателя в судебном порядке.

Если второй стороной были выполнены все необходимые действия, но она получила отказ в трудоустройстве по гарантийному письму, то суд с большей долей вероятности встанет на сторону истца. Нанимателя при этом обяжут принять гражданина в штат с даты, указанной в гарантийном письме. Также весь период «вынужденного простоя» начиная с этого времени, должен быть оплачен в полном объеме.

Особенности оформления

Так как  гарантийное письмо не имеет унифицированной формы, каждый его вид обладает своими особенностями и нюансами оформления, обязательными для соблюдения. В случае с взятием нанимателем обязательства о трудоустройстве, он или уполномоченные им лица, при оформлении данного документы должны учитывать, что:

  • Необходимо полностью указывать наименования сторон. Для работодателя – это название фирмы, её юридический адрес, телефон ИНН ОГРН. Для соискателя – ФИО, паспортные данные с номером и серией документа, телефоном и иной информацией.
  • В основной части документа следует подробно указывать обязательства нанимателя: в каком порядке будет трудоустроен данный гражданин, в какие сроки должны быть заключен контракт, на какую должность принимается соискатель и т.д.
  • К письму прилагаются документы, требующие ознакомления второй стороны, к примеру, должностная инструкция.
  • Если текст документа располагается на нескольких страницах, то они должны быть прошиты меду собой и пронумерованы. На последней странице должно быть указано общее количество листов в данном документе. Если произвести необходимые действия невозможно, к примеру, если гарантийное письмо отправляется по электронной почте, то на каждой странице документа должна стоять подпись работодателя.
  • Если оформление письма происходит в ответ на претензию второй стороны, то данный факт должен быть отражен в его тексте.
  • В завершении документа наниматель или уполномоченное им лицо  ставит свою подпись. Если у фирмы есть печать, то она также проставляется.

Гарантийное письмо с юридической точки зрения налагает обязательства в большей степени на нанимателя. Работник должен соблюдать его условия только при желании трудоустроиться. В противном случае никаких негативных последствий невыполнение его условий для него не повлечет. Работодатель же при нарушении своих обязательств может быть привлечен к ответственности.

В каких случаях предоставляется?

В основной массе случаев в оформлении гарантийного письма о приеме на работу заинтересован именно работник. Однако есть случаи, когда это требуется и нанимателю. К примеру, при переводе трудящегося с одного предприятия на другое или с одного отделения компании в другое. В данном случае, согласно ч.4 ст.64 ТК РФ, принимающая сторона обязана предоставить письменное подтверждение того, что готова принять на работу данного сотрудника.

Еще один пример, когда гарантийное письму нужно обеим сторонам – трудоустройство зарубежного специалиста. Если работодатель в нем заинтересован, то ему потребуется выдать данный документ для оформления сотрудником трудовой визы. В противном случае заключение контракта с ним будет практически невозможно. Исключение составляют только работники, трудящиеся дистанционно.

Помимо этих случаев, оформление письма с гарантией трудоустройства может потребоваться лицу:

  • При прохождении им по программе переселения соотечественников. В данном случае получение гарантийного письма подтверждает факт того, что на новой территории, куда прибудет трудящийся, он будет обеспечен рабочим местом и средствами для существования.
  • Проходящему практику перед защитой дипломной работы или при трудоустройстве граждан, обучающихся на последних курсах высших учебных заведений.
  • Находящемуся в данный момент под заключением и желающему пройти процедуру УДО. В данном случае гарантийное письмо предоставляется ЦЗН.

В этих случаях в получении гарантийного письма заинтересован соискатель, а на интересах нанимателя это никак не сказывается.

Пример оформления гарантийного письма о приеме на работу

Несмотря на то, что унифицированной формы письма с гарантией трудоустройства законодательством не предусмотрено, любое предприятие имеет право разработать и использовать свой бланк для документов такого вида. Однако это не является обязательным условием. Документ может быть оформлен даже на обычном листе А4.

Если письмо оформляется от имени юр. лица, то при его составлении наниматель или уполномоченное им лицо должно указать не только свое наименование и адрес, но и ИНН, а также ОГРН. Для физлиц это не является обязательным.

При составлении гарантийного письма стоит руководствоваться основными правилами делопроизводства. Так в верней части титульной страницы указывается номер исходящего документа, дата и место его оформления. При этом номер проставляется одновременно и на документе, и в журнале регистрации.

В правом верхнем углу документа проставляется отметка о том, что документ предоставляется «по месту требования». То есть может быть использован работником при оформлении необходимых ему документов.

Ниже по центру строки указывается наименование документа: «Гарантийное письмо». Эта надпись оформляется полужирным шрифтом большего размера.

Далее идет основной текст документа с указанием того кто и кого обязуется принять на работу. Отмечается должность, сохраняемая за работником, дата его трудоустройства и условия, соблюдение которых необходимо для этого.

В этой части работодатель может указать основные характеристики работы, а также величину заработной платы и дополнительных выплат. Если по трудовому законодательству предоставляемая должность предполагает льготы, то их также следует указать.

В завершении документа проставляется дата и подпись работодателя и бухгалтера фирмы, а также печать – при её наличии. Если документ вручается лично, то на втором его экземпляре гражданин должен поставит отметку о получении со своей подписью и датой.