Служебная поездка сотрудника за территорию своего предприятия для выполнения задач, поставленных пред ним руководством, считается командировкой. Она может быть как плановой, то есть с заранее определенной датой, так и внеплановой, вызванной производственной необходимостью.

Вне зависимости от вида командировки и её продолжительности, поездка должна быть надлежащим образом оформлена. При подготовке командировки составляется приказ по форме №Т-9, в случае направления одного человека. Если служебная поездка предусматривает участие двух и более сотрудников для выполнения поставленных задач, то используется форма №Т-9а.

Инициатором командировки может быть как руководство организации, так и трудящийся, если в процессе выполнения им своих должностных обязанностей возникла производственная необходимость организации такой поездки. В данном случае ответственный работник направляет работодателю соответствующее заявление, в котором информирует его появлении такой необходимости. Руководитель на основании служебной записки и других документов принимает решение, касательно направления работника в командировку.  Работники со своей стороны не могут отказаться от поездки без веских на то оснований.

Оформление поездки сопровождается составлением ряда документации, перечень которой содержится в постановлении 729 о командировках с изменениями. Согласно данному нормативному акту командировка предусматривает заполнение следующих бумаг:

  • Служебное задание для сотрудника, отправляющегося в поездку;
  • Приказ или распоряжение руководителя предприятия;
  • Командировочное удостоверение;
  • Авансовый отчет;
  • Отчет о проделанной работе и выполненных задачах по итогам командировки;
  • Журнал учета сотрудников, направляемых в служебную поездку.

Нормы, касающиеся проведения и оформления служебной поездки постоянно изменяются и дополняются. Поэтому перед тем, как оформить командировку сотруднику в 2017 году, следует учесть ряд последних новшеств, которые вступили в силу в 2016 году. Согласно им данная процедура существенно упростилась. Обязательным к оформлению остался только приказ о командировке, авансовый отчет и журнал учета командированных сотрудников. Остальные документы из указанного перечня составляются по желанию руководства организации.

Также изменения коснулись и продолжительности поездки. Если раньше они не должны были превышать 40-ка дней для обычных поездок и года для строителей, то служебные командировки в 2017 году не ограничиваются. Работодатель самостоятельно определяет длительность поездки служащих, исходя из сложности и объема поставленных перед ними задач.

Командировочное удостоверение, служебное задание, журнал учета работников, направляющихся в командировку

Несмотря на то, что данные документы перестали быть обязательными для оформления при направлении служащих в командировку, на многих предприятиях продолжают активно их использовать. Они позволяют обеспечивать более строгий контроль и учет.

Командировочные удостоверения оформляются по форме №Т-10, если сотрудник отправляется в служебную поездку в пределах РФ или в страны СНГ, с которыми у нашей страны подписаны межправительственные соглашения и пересечение границы производится без простановки соответствующих отметок. Работодатель также имеет право самостоятельно разработать форму данного документа.

Для командировок в иные зарубежные страны оформление удостоверения не требуется, так как в загранпаспорте сотрудника пограничная служба проставляет отметки о въезде и выезде из страны. По ним может быть установлена точная дата пересечения границы.

Сегодня также много говорят о возможности внесения изменений в законодательство, относительно командировочных удостоверений в 2017 году, изменения, свежие новости, касающиеся этого вопроса, будут известны позднее.

Использование служебного задания при оформлении командировки на данный момент также не является обязательным. Если же работодатель примет решение продолжать использование данной формы, то это необходимо закрепить в локальных актах фирмы. В этих документах устанавливается и форма документа: унифицированная или индивидуальная.

Зачастую служебные задания используются на крупных предприятиях, с разветвленной структурой. В данном случае руководитель каждого подразделения самостоятельно решает вопросы, касающиеся оформления этих документов, а директор предприятия и отдел кадров с их помощью осуществляют контроль над деятельностью всех структур.

В данном документе отмечаются:

  • Данные командируемого служащего;
  • Основания направления в поездку;
  • Цели и задачи;
  • Место, куда выезжает сотрудник, и где будет выполнять возложенные на него обязанности;
  • Продолжительность командировки.

Для небольших предприятий использование служебных заданий не актуально. Им рационально минимизировать количество оформляемых документов для ускорения процедуры отправки сотрудников в командировку.

Касательно журнала учета командированных сотрудников, то это один из немногих документов, оформление которых осталось обязательным. Он необходим для отражения информации о служащих, направляемых в служебные поездки и прибывших на данное предприятие.

Форма данного документа установлена Приказом №739н, как и порядок осуществления учета направляемых и прибывающих командированных работников. Отсутствие такого журнала на предприятии является нарушением трудового законодательства и влечет за собой привлечение к ответственности согласно ч.1 ст.5.27 КоАП РФ.

Документы, оформляемые при направлении в командировку

Командировки по новым правилам 2017 года предусматривают составление ограниченного количества обязательных документов для направления служащих в командировку. Первым оформляется приказ или распоряжение руководителя фирмы или подразделения предприятия. При этом может использоваться как унифицированная форма №Т-9(а), так и индивидуальная, разработанная в данной организации и закрепленная в её локальных актах.

Независимо от того, какой бланк документа используется, в нем должны быть отражены:

  • Реквизиты данного предприятия;
  • Данные командируемого сотрудника, в том числе отдел в котором он работает, занимаемая должность и табельный номер, если таковой был ему присвоен при трудоустройстве;
  • Место, куда он направляется согласно служебному заданию;
  • Цели и задания, поставленные перед ним на время командировки;
  • Продолжительность поездки.

Кроме того, может указываться основание для издания приказа. Такая графа содержится в унифицированной форме данного документа, но обязательной для бланков предприятия не является. В ней отражается документ, на основании которого было принято решение о направлении служащего в поездку. В его роли может выступать план командировок, докладная записка или служебное задание. Также в качестве основания может быть указан договор с партнером, предусматривающий необходимость направления работников данной фирмы на территорию контрагента.

Авансовый отчет – еще один обязательный документ, оформляемый при направлении служащего в командировку. Он используется для подтверждения расходования денежных средств полученных сотрудником перед поездкой с целью погашения связанных с ней расходов. При оформлении авансового отчета используется унифицированная форма №АО-1.

Авансовые средства выдаются служащему согласно кассовому ордеру. В данном документе указывается сумма выплаты и её целевое назначение, которое заполняется на основании приказа о командировке. Они выдаются для погашения расходов сотрудника во время поездки и для реализации поставленных перед ним задач. Любые операции связанные  с ними должны иметь документальное подтверждение. Эти бумаги по возвращении из командировки должны быть предоставлены в бухгалтерию.

Авансовый отчет заполняется сотрудником на основании документов, подтверждающих его траты. По завершению поездки эти документы сдаются в бухгалтерию для проверки, но не позднее 3-х дней с момента её окончания. Если сотрудник получил авансовые средства, но каким-либо причинам не отправился в поездку, то он должен вернуть деньги в кассу предприятия.

Авансовый отчет заполняется сотрудником с лицевой и обратной стороны. При этом на первой отмечаются:

  • Данные командированного работника;
  • Целевое назначение и общая сумма полученных им средств;
  • Информация о предыдущем авансе (он должен быть погашен, в противном случае ему не имеют права выдавать средства на следующую поездку);
  • Командировочные траты, подтверждённые документально;
  • Наличие перерасхода и остатка по полученному авансу.

На оборотной стороне перечисляются оправдательные документы, которые прилагаются к отчету. При этом каждый из них должен быть пронумерован. Необходимо соблюдать очередность: в каком порядке бумаги записаны, в таком они и должны прикрепляться к отчету.

Сотрудники бухгалтерского отдела должны сопоставить предоставленные доказательства расходов (чеки, билеты, квитанции и т.д.) с информацией, содержащейся в отчете. По завершении необходимых действий он передается руководителю на согласование. После утверждение авансового отчета производится списание денежных средств и внесение их в базу расходов.

В качестве документов, подтверждающих время нахождения в командировке, выступают:

  1. Авиа-, ж/д билеты и прочие проездные документы;
  2. Если поездка осуществлялась на личном транспорте сотрудника – предоставляется путевой лист с отметками о прибытии и убытии, чеки, квитанции и т.п.
  3. Загранпаспорт с отметками о пересечении границы иностранного государства при зарубежных поездках.

Согласно действующим правилам датой отбытия в служебную поездку считается день отправления транспорта, которым трудящийся будет добираться до места командирования. Возвращение соответственно определяется исходя из времени его прибытия. При этом необходимо ориентироваться на полные сутки, то есть до 24 часов включительно будет считаться текущий день, а после – следующие. Поэтому если автобус приезжает 15 числа в 23:55, то командировка заканчивается в этот день, а если в 00:10, то – 16 числа.

Однако на практике случаются ситуации, когда для реализации поставленных пе6ред сотрудником задач, он вынужден задержаться в командировке. Конечно, этот вопрос должен согласовываться с руководителем, но как в данном случае оформить документы?

Современное законодательство не устанавливает конкретный порядок действий в данном случае, поэтому работодатель со своей стороны самостоятельно регулирует такие вопросы. Однако для предотвращения возникновения спорных ситуаций лучше, если процедура оформления задержки в командировке будет закреплена в локальных актах предприятия.

В общем порядке продление срока служебной поездки осуществляется в следующем порядке:

  1. Направление запроса на увеличение продолжительности командировки и его согласование с руководством.
  2. Оформление приказа со ссылкой на соответствующий запрос. В документе указываются причины продления срока поездки и новая дата его завершения.
  3. Начисление денежных средств для погашения дополнительных расходов служащего, связанных с большей продолжительностью служебной поездки.
  4. Направление сотруднику ответа о продлении срока нахождения в командировке. Также может присылаться или направляться по электронной почте копия приказа руководителя.

На основании данного приказа также осуществляется продление срока сдачи авансового отчета данным сотрудником. Соответственно положенные три дня, будут отсчитываться от новой даты завершения служебной поездки.