Отправляя своих сотрудников в служебные командировки, каждый работодатель ставит задачи, которые необходимо выполнить во время поездки. Такие задачи закрепляются письменно в документе – служебном задании, где и описывается отчет о командировке.

Стоит отметить, что содержание задания должен вписывать в документ сам руководитель, а по приезду работника уже оформляется вторая колонка – краткий отчет. До 2015 года составление служебного задания было обязательным, однако сейчас оно считается упраздненным, но при желании работодатели все же могут его делать по нескольким причинам:

  • Это позволяет четко сформулировать перед сотрудником поставленные задачи, которые он должен выполнить во время поездки: что он должен сделать, в какие сроки и т.д.
  • Работник будет иметь наглядное представление о том, чем ему придется заниматься в командировке, а также сможет результативно спланировать свое время.
  • Когда подчиненный вернется из поездки, работодателю будет проще понять, каких целей ему удалось достигнуть, а каких – нет, ведь зачастую многие забывают о том, какие указания давали своим работникам, например, неделю назад.

Что это за документ?

Исходя из вышеизложенного можно понять, что отчет о командировке является отдельной частью в служебном задании, которое, в свою очередь, ранее входило в список обязательных командировочных документов. Несмотря на то, что служебное задание на данный момент заполнять необязательно, при налоговой проверке оно также подлежит рассмотрению, поэтому бухгалтерам следует обращать внимание на правильность его оформления.

Составлением служебного задания должны заниматься руководители, но практике все бывает иначе: они поручают это сотрудникам своих отделов кадров на основании служебной записки с резолюцией, а когда документ будет готов – ставят на нем свою подпись.

Что касается отдельной части служебного задания – отчета о командировке, то его пишет сам командированный работник по возвращению, однако он должен быть согласован с руководителем в любом случае.

Таким образом, отчет о командировке представляет собой письменное разъяснение целей, которые необходимо достигнуть во время поездки, а также описание результатов, полученных по окончании выполнения заданий работодателя сотрудником.

Обязателен ли?

Ранее, до 2015 года, на каждого командированного работника должен был быть оформлен не только Приказ о командировке и авансовый отчет, но и служебное задание. Сейчас последний документ составлять необязательно, ведь это делается на усмотрение бухгалтера и руководителя.

Если в организации много направляемых в командировку сотрудников, то писать отчет все же рекомендуется, к тому же этот документ имеет два весомых преимущества:

  • У бухгалтера появится дополнительное подтверждение пребывания сотрудника в командировке, это влияет на размер заработной платы и порядок ее начисления.
  • Если у предприятия много филиалов и подразделений, генеральному директору будет проще понять суть командировки, ведь в этом случае заниматься заполнением служебного задания будет начальник структурного подразделения, в котором трудится работник, направляемый в командировку.

Если же организация не слишком большая и в ней мало сотрудников, то заниматься составлением служебного задания не рекомендуется, дабы избежать огромного количества лишних бумаг, ведь всю информацию о целях командировки можно почерпнуть из приказа руководителя.

Как составить отчет о командировке?

Постановлением Правительства РФ №1 «Об утверждении унифицированных форм…» утверждена и форма отчета о командировке, являющегося второй частью служебного задания. Чтобы его заполнить, руководитель подразделения должен сделать следующее:

  • Указать наименование организации, номер и дату составления документа, Ф.И.О. направляемого в командировку сотрудника.
  • Вписать табельный номер работника, отдел, в котором он работает, а также сроки поездки, город, в который он должен прибыть, основание для командировки, цели и задачи.

В течение трех дней после возвращения из командировки сотрудник должен предоставить отчет о проделанной работе. Если сразу после поездки у него по графику отпуск – документ оформляется после его окончания. Если работник уходит на больничный, то отчет заполняется также в течение трех дней после выписки.

Как правило, служебное задание выдается сотруднику вместе с командировочным удостоверением, а в дальнейшем подшивается в архив бухгалтерии.

Ниже приведем пример написания отчета о командировке:

Содержание задания (цель)

Краткий отчет о выполнении задания

Проведение ремонтных работ двигателя Работы выполнены, запуск двигателя произведен
Обучение персонала ООО «Спецсервис» технике безопасности при проведении газосварочных работ Персонал ООО «Спецсервис» обучен, зачеты сданы

Таким образом, отчет о командировке должен содержать основную суть проделанной работы: не нужно писать способы достижения цели и средства, которые для этого применялись, ведь в данном документе важен только результат.

Если же цели по каким-либо причинам не удалось достигнуть, информация об этом тоже указывается, как и причина: например, задание не удалось выполнить вследствие нехватки оборудования, несовременного технического оснащения и т.д. Стоит учитывать, что, если работник не выполнил поручение руководителя без уважительной причины, последний вправе применить к нему дисциплинарное взыскание.

Требования к документу

Утвержденная форма служебного задания и отчета о командировке содержится в Постановлении Госкомстата №1, однако с 2013 года руководители могут самостоятельно дополнять или сокращать по своему желанию содержание данного документа.

Существенное требование заключается только в том, что работодатели не могут изменять основную суть служебного задания, а сам бланк отчета о командировке заполняется не позднее трех дней после возвращения работника.

Форма и разделы

Как говорилось ранее, руководители имеют право самостоятельно корректировать содержание служебного задания, не меняя при этом суть. Оно обязательно должно состоять из двух разделов:

  • Общий: название предприятия, номер и дата составления документа, Ф.И.О. командируемого сотрудника, его должность, структурное подразделение; место, дата и длительность пребывания в командировке; организация-плательщик (кто возмещает все расходы за поездку: отправляющая или принимающая сторона), а также основание (план командировок, приказ и т.д.).
  • Отчет о командировке: содержание (цель) и сам отчет о выполненных заданиях. Первую колонку заполняет работодатель, а вторую – сам работник. Внизу руководитель указывает заключение о выполнении задания, ставит свою подпись с расшифровкой. Также необходима подпись работника.

Правила заполнения отчета о командировке

Законодательством строгие правила заполнения служебного задания не установлены, однако руководителям и их подчиненным следует придерживаться простых рекомендаций во избежание проблем с ИФНС:

  • Цели поездки должны быть указаны начальниками отделов до отправки сотрудника в командировку.
  • Документ должен содержать три подписи: руководителя структурного подразделения, работника и генерального директора.
  • Печать организации ставить необязательно, т.к. для нее в документе место специально не отводится.
  • Если при заполнении не хватило полей, можно перенести информацию на чистый лист формата А4.
  • При невыполнении задания работник должен указать причину. Если она является неуважительной, руководитель имеет право не только применить к нему дисциплинарное взыскание, но и потребовать возместить расходы за командировку по авансовому отчету.

Как написать правильно?

Как правило, основной сложностью при заполнении отчета для работников является сама формулировка результатов проделанной работы. Недостаточно просто указать в документе «выполнено»: информация должна быть развернутой, но без лишних деталей.

Кто подписывает и согласовывает отчет о командировке?

Первым человеком, поставившим свою подпись на служебном задании, должен быть сам работник. В дальнейшем он должен отдать документ руководителю, от которого он был получен перед командировкой. Тот, в свою очередь, проверяет правильность заполнения, ставит свою подпись и отдает на резолюцию генеральному директору.

Сроки предоставления отчета о командировке

Вернувшись из поездки, сотрудник должен в течение трех дней предоставить своему непосредственному начальнику заполненный документ о проделанной работе. Кроме того, он должен оформить и авансовый отчет, приложив к нему все справки, подтверждающие затраты во время командировки.

Сопроводительные документы

Помимо служебного задания, при направлении в командировку оформляются и другие сопроводительные документы:

  • Заявление на командировку (требуется от сотрудников, воспитывающих детей до 3-х лет; занимающихся уходом за пожилыми родственниками; имеющих на иждивении детей до 5-лет при условии воспитания их в одиночку).
  • Служебное задание (графа «краткий отчет» заполняется по мере выполнения задач).
  • Приказ об отправке работника в командировку (издается руководителем).

По возвращении из поездки сотрудник должен составить два отчета: о командировке и авансовый. К последнему документу должны прилагаться справки, подтверждающие целесообразность затрат: билеты за проезд, договор аренды квартиры, квитанция за проживание в гостинице и т.д. Служебное задание подписывается вышестоящим руководителем и направляется в бухгалтерию, где в дальнейшем хранится в архиве.