Хозяйственная деятельность предприятия не всегда связана с работой на его территории, поэтому может возникнуть необходимость направить одного или нескольких сотрудников за его пределы для выполнения производственных задач или возложенных на них обязанностей. Такая служебная поездка должна быть оформлена в установленном действующим законодательством порядке. Для этого руководством предприятия издается соответствующий приказ о направлении работника в командировку.

Инициатором командировки может быть как руководитель предприятия, так и сотрудник, если это предусмотрено трудовым договором или спецификой деятельности организации. В случае возникновения производственной необходимости, которая требует направления служащего в командировку, он сам имеет право направить руководителю служебную записку с указанием оснований для командировки. Если работодатель сочтет эти основания достаточными, то работодателем будет издан приказ распоряжение о направлении работника в командировку.

Хозяйственная деятельность фирмы также может требовать регулярных служебных поездок. В таком случае на предприятии разрабатывается план командировок, в соответствии с которым служащие направляются для выполнения трудовых функций на другое предприятие или в иную местность. Однако вне зависимости от того есть на предприятии план или нет, любая командировка оформляется приказом на основании служебного задания. Этот документ должен содержать задачи, которые ставятся перед командируемым сотрудником, а также продолжительность поездки. Исходя из возложенных на служащего заданий, по возвращению из командировки он должен представить отчет об их завершении.

Согласно действующим правилам приказ следует оформлять за несколько дней до поездки служащего. На данном документе должны стоять визы руководителя и направляемого служащего. После подписания приказа, он передается в бухгалтерию для начисления сотруднику положенных ему сумм. Денежные средства перечисляются для оплаты будущих расходов, связанных с выполнением трудовых обязанностей и реализацией возложенных на служащего задач.

В качестве документа, подтверждающего поездку, может оформляться командировочное удостоверение, в котором отмечается её продолжительность. При убытии служащего в нем делается соответствующая отметка, такая же ставится после его возращения.

Однако на данный момент нормы действующего законодательства позволяют не оформлять этот документ. В данном случае продолжительность поездки и величина расходов с ней связанных, подтверждается соответствующими документами:

  • Квитанциями;
  • Чеками;
  • Билетами и иными проездными документами;
  • Счетами, актами приема передачи и т.д.

На основании этих бумаг будет произведен окончательный расчет по командировке. Если при направлении в служебную поездку сотруднику были выданы средства для отплаты текущих расходов, то по возвращении он должен вернуть не потраченные деньги. В случае если траты в процессе командировки превысили полученную сумму, то на основании предоставленных подтверждающих документов производится доплата. Однако в данном случае сотруднику понадобится подтвердить обоснованность этих расходов. Если деньги были потрачены не обоснованно, то работодатель может принять решение не компенсировать эти траты.

Если на фирме ведется учет рабочего времени, то в табеле время нахождения в командировке должно быть отмечено «К» или «06», если используется цифровой код. Данные отметки производятся на основании приказа о служебной поездке сотрудника. При его отсутствии время не нахождения на рабочем месте может быть расценено как прогул.

Порядок заполнения приказа на командировку по форме Т-9

Приказ о командировке является основным документом, отражающим направление сотрудника в командировку, а также включающим в себя ключевую информацию о ней. Данный документ оформляется отделом кадров по распоряжению руководителя организации. При этом он определяет задачи, решение которых возлагается на командируемого сотрудника, и время для их выполнения. Если нет возможности точно определить дату возвращения, то в документе отмечается ориентировочный день прибытия. При превышении установленной продолжительности поездки, по возвращению служащего издается дополнительный приказ, в котором указывается, что в связи с производственной необходимостью длительность командировки была продлена.

До 2016г. вместе с приказом сотрудники ОК должны были в обязательном порядке оформлять и командировочное удостоверение, в котором указывали данные направляемого служащего, место назначения и цель его поездки. На данный момент этот документ не является обязательным и составляется по желанию. В то же время в локальных актах организации может быть зафиксировано обязательное оформление данных бумаг. В данном случае кадровик будет обязан заполнить удостоверение вместе с приказом.

Согласно действующим правилам, закрепленным в Постановление Госкомстата РФ №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004г., оформление приказа о командировке служащих осуществляется на бланке №Т-9. Если же в служебную поездку направляется несколько сотрудников одновременно (в одно и то же место, для решения одних и тех же задач) то в данном случае следует использовать бланк №Т-9а. Это Постановление, начиная с 2013 года, носит рекомендательный характер и не является обязательным к использованию (кроме ряда унифицированных форм для первичных документов). Предприятие в праве самостоятельно разработать бланк для отчетной документации, к которой относится и приказ о командировке.

Бланк приказа на командировку Т-9 разработан с учетом специфики оформления такого рода документов, поэтому содержит графы и таблицы для отражения в них  необходимой информации и служебной поездке и ответственном лице. Поэтому её использование позволяет избежать сложностей при оформлении документов.

Приказ о служебной поездке относится к внутренним документам, на него распространяются правила, предусмотренные для данной группы бумаг. Простановки печати на нем не требуется, так как она используется для подтверждения подлинности, что в данном случае не нужно.

Подписывает приказ руководитель организации или иное лицо, уполномоченное на подписание такого рода документации. После этого он передается для ознакомления командируемому сотруднику, который также должен поставить на нем сою подпись. Она требуется и для подтверждения его согласия на направление в служебную поездку.

Оформление приказа на служебную поездку сотрудника

При составлении приказа формы №Т-9 вначале проставляется дата его оформления и индивидуальный номер, который присваивается ему и записывается журнале учета внутренней документации. В шапке документа также отмечается наименование фирмы и её ОКПО.

После шапки заполняется основной текст приказа. Вначале подробно указываются данные о командируемом служащем: его ФИО, занимаемая должность и подразделение (отдел), в котором он работает. Если при заключении трудового договора, сотруднику был присвоен табельный номер, то он также указывается в приказе.

После этого вносится информация о месте командировке и её целях. Указывается населенный пункт, куда должен прибыть сотрудник и наименование организации, где он будет выполнять поставленные задачи (если это предусмотрено целью его поездки).

Ниже отмечается общая продолжительность поездки, даты убытия и прибытия из служебной поездки. При этом началом командировки считается день отбытия из населенного пункта, где расположено предприятие и работает сотрудник. А датой окончания станет день, когда он прибыл на свое рабочее место.

Графа о цели командировки заполняется в соответствии со служебным заданием. Этот документ зачастую оформляется руководителем отдела, в котором работает сотрудник. Если он сам направляется в поездку, то зачастую задание выдается непосредственно директором фирмы.

Сегодня в процессе ведения кадровой документации активно используются специальные программы, которые облегчают оформление необходимых документов. В них можно найти как образец приказа о направлении в командировку, так и  электронные бланки типовой формы.