Основная часть предприятий (учреждений), вне зависимости от формы собственности время от времени или регулярно, сталкивается с необходимостью выезда сотрудников в другой город, а порой даже страну, как ближнего зарубежья (СНГ), так и дальнего.

Специалисты могут быть направлены для обмена опытом, заключения различных деловых сделок, для проведения работ, на которых специализируется данная организация, например, – проведение оценочной экспертизы условий труда или наладке и ремонту оборудования.

Согласно положению, закрепленному статьей 166 ТК РФ, выезд работников для выполнения заданий, оформленных письменным распоряжением первого руководителя организации на определенный период времени считается служебной командировкой.

Здесь также дана оговорка, что если согласно заключенному трудовому соглашению, выполнение должностных обязанностей изначально требует разъездного характера (курьеры, водители, работающие вахтовым методом), такие поездки не считаются командировками и не нуждаются в дополнительном документальном оформлении.

Нормами ст. 167 ТК РФ работнику, направленному в служебную поездку гарантируется сохранение заработной платы, в размере не меньше, чем среднемесячное значение за принимаемый в организации расчетный период, а также рабочего места и должности.

Для того чтобы эти гарантии были соблюдены, прежде всего, должны быть документы, подтверждающие уважительные причины отсутствия сотрудника в течение нескольких дней (и более длительного периода, в зависимости от сложности решаемых в командировке вопросов).

Кроме того, при ведении бухгалтерского учета всех материальных затрат предприятия необходимо наличие первичной документации, являющейся оправданием расходов.

«05» января 2004 года было вынесено Постановление № 1, утвержденное Государственным комитетом по статистике РФ, согласно которому при направлении работника в служебную командировку для учета труда и оплаты были разработаны унифицированные формы документов, обязательные для отчетности.

Так, согласно его требованиям, оформляя поездку работника для выполнения производственных поручений или других целей, связанных с экономической деятельностью организации, предприятия всех форм собственности, кроме частных предпринимателей, не зарегистрированных в качестве юридических лиц и не использующих труд наемных работников, должны были заполнить следующие формы:

  • Т-9 – Приказ о командировании сотрудника на определенный срок в обозначенное место (город, страну) для выполнения служебного задания.

При необходимости поездки нескольких человек одновременно с целью выполнения поручения, используется форма Т-9а.

  • Т-10 – командировочное удостоверение, выписываемое на основании изданного письменного распоряжения (приказа) с дублированием данных о направляемом сотруднике и целей его поездки, с отметками в ходе выполнения поручений о прибытии и убытии из места командирования, заверенными подписью руководителя организации, где сотрудник находился во время командировки скреплено печатью.

При наличии данного соответственным образом оформленного документа не возникало вопросов о подтверждении факта действительного нахождения работника в том месте, куда он направлялся руководителем организации, в которой является штатным сотрудником и оправданностью расходов, связанных с оплатой командировочных и среднего заработка за время, когда специалист отсутствовал на своем постоянном рабочем месте.

  • Т-10а – служебное задание и прилагающийся к нему отчет о выполнении, служило основанием для командирования работника в поездку и изданием приказа, отчет принимался во внимание при авансовом отчете потраченных командировочных средств.

Постановлением Правительства РФ № 1595, утвержденным «29» декабря 2014 года было вынесено решение об отмене требований обязательного оформления унифицированных форм, содержащих поручение работнику в поездке по служебным делам и командировочного удостоверения.

Сегодня достаточно издать приказ о командировании сотрудника и на основании предоставленных вернувшимся из поездки работником чеков, проездных билетов, при их отсутствии, – платежными документами о проживании в гостинице или в арендованном жилом помещении сдать отчет.

Необходимость применения первичных учетных документов, установленных федеральными законами, и другими уполномоченными органами при этом осталась обязательной.

Письменное распоряжение (приказ) как основополагающий документ для направления в служебную командировку

Согласно трудовому законодательству, командировкой считаются лишь поездки работников в другую местность по производственным вопросам на основании распоряжения руководителя.

Однако устное указание начальника не может приниматься во внимание, поскольку нет никаких подтверждений о том, что действительно это была не прихоть работника поехать в другой город (страну), а необходимость для решения запланированных ранее или возникших вопросов, связанных с деятельностью организации.

Так, например, в конце года планируются мероприятия на следующий год: заключение договоров, прохождение обучения основам охраны труда сотрудников, обслуживающих участки повышенной опасности.

Несмотря на стремительное внедрение в производство электронного документооборота, часто для ведения переговоров и обсуждения наиболее выгодных условий контрактов предпочитают личные встречи представителей организаций, для чего приходится выезжать в служебную поездку.

И по другим вопросам, которые нельзя заранее предусмотреть, возможно, возникновение ситуаций, когда присутствие сотрудника необходимо в интересах организации.

Ранее в обязательном порядке требовалось оформление: служебного задания, удостоверения, приказа о командировании конкретного сотрудника (или нескольких работников).

В связи с тем, что в Постановление Правительства № 749, рассматривающего особенности направления работников в служебные командировки, вынесенного в октябре 2008 года, как мы уже упоминали, Постановлением № 1595 были внесены существенные изменения, оставившие издание приказа (что соответствует ст. 166 ТК РФ) главным требованием, достаточным для признания поездок сотрудников командировками.

Именно приказ о направлении сотрудника в служебную командировку и представленный отчет о расходе выданного аванса с приложенными чеками являются основными документами для бухгалтерского учета хозяйственной деятельности предприятия.

В Положении о командировках, разрабатываемом в каждой организации по усмотрению руководителя, можно внести пункты также и о выдаче служебных заданий или командировочных удостоверений.

Оформление письменного распоряжения о командировке

При необходимости направить работников в служебную командировку (например, рапорт инженера по охране труда о необходимости провести обучение начальников структурных подразделений в учебном комбинате, имеющем лицензию, расположенном в другом населенном пункте), издается приказ.

Предварительное согласие на поездку необходимо только в отдельных случаях:

  • при выезде к месту командирования в выходной день по графику или нерабочий (праздничный день по закону);
  • если необходимо отправить в командировку сотрудниц, имеющих малышей до трех лет, либо, родителю, воспитывающему без второй половины ребенка до 5 лет, признанного инвалидом до 18 лет, ухаживающего за недееспособным близким человеком на основании медицинского заключения.

Существует разработанная унифицированная форма составления приказа Т- 9 для направления одного работника или Т – 9а – при необходимости поездки несколько человек, которые применяются с апреля 2004 года.

Можно внести свои дополнения в типовой бланк приказа для удобства пользования, либо утвердить в Положении о командировках свой бланк, но Т – 9 довольно удачный вариант, позволяющий отразить в распорядительном документе все необходимые аспекты.

В любом случае, в письменном распоряжении (приказе) о направлении человека в служебную поездку, должны быть указаны:

  • полное наименование предприятия;
  • определение документа (приказ, распоряжение);
  • дата издания распорядительного документа (до момента отправления в поездку);
  • личные данные работника, направляемого в командировку (паспортные данные фамилии, имени, отчества, занимаемая должность, структурное подразделение, в котором он имеет постоянное рабочее место);
  • цель поездки с указанием конечного места, куда он должен прибыть (в случае зарубежной командировки – страну);
  • обозначить срок командировки с даты, когда следует выехать по дату возвращения из нее.

Приказ должен быть завизирован руководителем предприятия, в случае его отсутствия, уполномоченным лицом, с правом подписи.

После регистрации в специальном журнале, под роспись знакомят с содержанием распоряжения направляемого в служебную поездку работника.