Если работник направляется в командировку по служебным делам, ему необходимо заранее приобрести билеты и забронировать номер в гостинице. Конечно, он может сделать это и за свой счет, а затем потребовать компенсацию у работодателя, но по закону в таком случае ему должны быть выделены деньги из кассы предприятия. Вернувшись из поездки, сотрудник предоставляет чеки для подтверждения расходов, и на их основании бухгалтер оформляет авансовый отчет.

Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата и носит название АО-1. Она состоит из нескольких граф, и бухгалтер имеет право убирать лишнее, или же наоборот – дополнять документ необходимой информацией, но согласовав это с руководителем. Обязанность по подаче отчета возлагается на лицо, которому были перечислены деньги, затем он направляется в бухгалтерию, где проходит проверку и в конечном итоге отдается работодателю.

Авансовый отчет командированного сотрудника: содержание

В образце заполнения авансового отчета по командировке, утвержденном Постановлением Госкомстата, содержится следующая информация, которую желательно указывать в данном документе:

  • Дата и номер.
  • Общая сумма денежных средств, выданных руководителем.
  • Фамилия и инициалы подотчетного лица, его должность и назначение денег.
  • Остаток или перерасход за предыдущий аванс.
  • Сколько денег получено и сколько израсходовано.
  • Подпись бухгалтера с расшифровкой.
  • Какие документы подтверждают расходы.

Недостаточно иметь на руках образец заполнения авансового отчета на командировочные расходы, ведь нужно знать еще и некоторые рекомендации по его оформлению и подаче:

  • Всем документам, прилагающимся к отчету, присваиваются порядковые номера, которые впоследствии указываются в самом отчете.
  • Заполнением отчета лучше всего заниматься подотчетному лицу совместно с бухгалтером.
  • В обязанности бухгалтера входит проверка целевого расходования выделенных подотчетному лицу средств, правильность подсчета всех сумм и оформления отчета.
  • Если работнику были выданы деньги в иностранной валюте, информация об этом должна быть указана в соответствующей строке отчета.
  • После заполнения отчета необходимо его утвердить. Сделать это может руководитель или иное уполномоченное лицо.

Помимо затрат на билеты и проживание в гостинице, в авансовом отчете могут учитываться расходы на бензин, проезд на общественном транспорте или такси, покупки в продуктовых и иных магазинах, если такие траты необходимы работнику для успешного выполнения задач в командировке.

Какие последствия влечет неправильно оформленный авансовый отчет?

Ответственность за неправильное оформление авансового отчета в первую очередь возлагается на работника, который его принял от подотчетного лица, т.е. на бухгалтера. Последствия могут быть самыми разными:

  • Если ошибку обнаружил руководитель и есть возможность ее исправить, от может применить к бухгалтеру штрафные санкции и приказать его переделать.
  • Если неправильное оформление было выявлено в ходе налоговой проверки, вполне возможно изменение базы налогообложения, и документ не будет принят. В этом случае могут применяться санкции ст. 122 НК РФ за неполную уплату налогов или грубое нарушение правил учета.
  • Если будет выявлено, что из-за неверного составления авансового отчета была занижена сумма налога, то руководитель, помимо штрафа, обязан будет заплатить и пеню в размере 1/300 ставки рефинансирования ЦБ за каждый просроченный день, а также общую сумму недоимки, которая будет установлена после полного перерасчета.

Чтобы избежать неприятностей, лучше всего перед посещением организации сотрудниками Налоговой службы самостоятельно заняться пересмотров бухгалтерских документов, или же заказать в компетентной компании аудиторскую проверку, которая позволит заранее выявить имеющиеся недостатки в финансово-экономической деятельности.

Общие правила

Перед тем, как оформлять авансовый отчет по командировке, стоит ознакомиться с основными правилами его заполнения:

  • Разрешается использовать как уже установленную форму, так и электронные бланки, заверенные квалифицированной подписью, или же самостоятельно составленный и утвержденный руководителем отчет.
  • В качестве расходов могут приниматься только аргументированные и удостоверенные чеками или накладными траты. Например, если сотрудник по пути к месту командировки заправлял свой автомобиль бензином, денежные средства подлежат компенсации. Если же, находясь по месту командировки, он купил себе мороженое, то такая покупка в отчет включаться не будет, т.к. выделенные деньги для такого использования не предусматриваются.
  • К отчету обязательно должны прилагаться подтверждающие документы, в противном случае траты будут считаться нецелесообразными и неаргументированными.
  • Работник должен предоставить отчет в течение трех дней после возвращения из командировки или с момента завершения срока предоставления денежных средств.
  • Если был выявлен перерасход в командировке, эти деньги должны быть компенсированы сотруднику из бюджета предприятия, и данная информация также отражается в отчете.

Порядок заполнения авансового отчета

Чтобы не допускать ошибок и максимально быстро заполнить авансовый отчет, следует придерживаться такого алгоритма:

  • Сначала в шапке документа указывается сумма остатков по выданным ранее авансам и текущая задолженность, а также размер фактически израсходованных средств. Под дебетом принимается 26, а под кредитом – 71.
  • Далее обозначается сумма к утверждению, но предварительно ее нужно сверить с чеками, накладными и квитанциями.
  • На обратной стороне отчета указываются числа, когда были совершены расходы, а также суммы, наименования и номера подтверждающих документов.
  • Все материалы, подтверждающие траты, должны прилагаться к отчету. Их можно прикрепить к отдельному листу формата А4.
  • Когда отчет будет сформирован, его необходимо предоставить бухгалтеру для проверки и утверждения.

Если сотрудник после командировки сразу же отправляется в отпуск, ему необязательно приносить отчет во время законного отдыха: он может сделать это в течение трех дней с момента его окончания. То же самое касается и больничного.

Обоснованный перерасход

Как говорилось ранее, сумма перерасхода обязательно указывается на лицевой стороне авансового отчета. Если сотрудник во время командировки потратил часть своих денег, то по возвращении они компенсируются из кассы предприятия и составляется кассовый ордер на перерасход.

Нередко бывает и так, что у работника после командировки остаются деньги, выделенные ему предприятием, и в этом случае все сумма подлежит возврату в кассу.

Порядок компенсации перерасхода по кассе

Основанием для возврата перерасходованных средств является авансовый отчет и прилагающиеся к нему чеки или накладные. В целом, компенсация перерасходов происходит по следующей схеме:

  • Работник подает отчет, бухгалтер проверяет его и утверждает у руководителя.
  • Сотрудник получает деньги из кассы предприятия, оформляется расходно-кассовый ордер на указанную сумму.
  • Если в кассе нет полной суммы для компенсации перерасходов, можно договориться с работником о выплате по частям.
  • Написать заявление с просьбой вернуть излишне потраченные деньги.
  • Составить отчет о потраченных средствах и прикрепить к нему подтверждающие документы.
  • Отдать все на рассмотрение руководителю, которые впоследствии издает приказ о возмещении расходов.

Как компенсировать личные деньги сотрудника?

Если сотрудник потратил свои деньги на нужды организации, для компенсации ему всех сумм он должен действовать следующим образом:

Стоит отметить, что работодатель может самостоятельно определять круг лиц, которые при выполнении тех или иных задач могут допускать расход собственных денег, которые впоследствии ему компенсируются, но это должно быть отражено в приказе и документах организации. Если сотрудник не входит в данный круг, но потратил собственные деньги, не согласовав это с руководителем, последний может отказать ему в компенсации на законных основаниях.

Если же собственные деньги были потрачены в командировке, то информация об этом обязательно указывается в авансовом отчете, а затем вся сумма компенсируется сотруднику через кассу.

Условия компенсации перерасхода на зарплатную карту

Сейчас практически все организации предпочитают выплачивать своим работникам зарплату не наличными, а на банковскую карту, т.к. это гораздо удобнее. Прямого запрета на перечисление перерасхода на карту нет, однако в п. 4.4 Положения ЦБР №373-П указывается, что в этом случае должна производиться выдача денег наличными.

Представители Казначейства и Министерства финансов прокомментировали, что вопрос компенсирования перерасходов находится в ведении трудового законодательства, а не нормативно-правовых актов Центробанка, поэтому способ компенсации работодатели должны выбирать индивидуально, отразив их в локальных документах организаций.

Можно поступить и иначе: перевести деньги отдельным платежным поручением, иначе при проверке Налоговая инспекция может включить в «доходы» средства, потраченные работником на нужды организации.

Если ИФНС засчитала перевод денег на карту нарушением, работодатель может обжаловать решение инспектора в арбитражном суде, т.к. данное деяние не относится к числу кассовых ошибок, а значит, законом караться не может.