Для выплаты зарплаты и компенсаций имеет большое значение расчетный период при расчете компенсации при увольнении. На основании него выполняется окончательный расчет с работником, и в нем нужно учитывать не только длительность трудовой деятельности в организации, но и то, брал ли он отпуска или больничные листы, т.к. от этого зависит конечная сумма. Согласно действующему законодательству, расчет с увольняющимся сотрудником должен быть произведен в его последний день работы, поэтому бухгалтерам необходимо подготавливать все документы заранее, в противном случае будут нарушены нормы ТК РФ и работники могут обратиться в суд для истребования всех компенсаций.

Длительность расчетного периода

Чтобы понять, какой период берется для расчета компенсации при увольнении, нужно ознакомиться с п. 4 Положения «Об особенностях…», из которого становится ясным следующее:

  • При трудовой деятельности в компании менее 12 месяцев весь этот срок в расчетный период, т.е. с первого рабочего дня до последнего дня месяца перед месяцем увольнения.
  • Если сотрудник протрудился в компании 12 месяцев и более, то в счет берутся все 12 календарных месяцев, в течение которых он был трудоустроен до месяца расторжения трудового договора.

Согласно ст. 139 ТК РФ, работодатель может самостоятельно устанавливать и иной расчетный период, отразив это в коллективном договоре, однако такие действия не должны негативно сказываться на положении сотрудников и нарушать их права.

Нередко бывает и так, что работник увольняется, затем через месяц снова возвращается на прежнюю должность, и через некоторое время снова решает расторгнуть трудовой договор. В этом случае в расчет берется лишь время, прошедшее после повторного трудоустройства, т.к. при первом увольнении ему уже были выплачены все компенсации – соответственно, компания ничего ему не должна, и началом трудовых отношений будет считаться дата поступления на работу во второй раз.

При увольнении последним днем месяца в расчетный период обязательно включается завершающий месяц работы сотрудника, т.к. день расторжения трудовых отношений считается последним рабочим днем, в который должны быть произведены все выплаты. Как он исчисляется расчетный период в этом случае:

  • С 1 по 30 (31) число включительно.
  • В феврале – с 1 по 28 (29) числа включительно.

Для большей наглядности стоит рассмотреть ситуацию на конкретном примере:

Трудовой стаж Иванова И.И. в организации – 3 года. 16 апреля 2016 года он пишет заявление об увольнении – соответственно, его последний рабочий день приходится на 30 апреля, когда ему необходимо выплатить не только зарплату, но и компенсацию за неотгуленный отпуск. Чтобы определить ее размер, бухгалтер включает в расчет и последний месяц, т.к. он отработан полностью. В данном случае расчетный период длится с 1 марта 2015 года по 30 апреля 2016 года.

Ниже рассмотрим случай, когда увольнение производится в середине месяца, а работник во время трудовой деятельности использовал различные отпуска:

Малышева И.Н. увольняется 19 сентября 2016 года, и ей полагается компенсация за 7 дней отпуска, который она не использовала. Во время работы она также брала несколько отпусков:

  • С 26.09.2010 по 12.02.2011 – больничный по родам и беременности.
  • С 13.02.2011 по 29.05.2012 – отпуск по уходу за ребенком.
  • С 22.07.2013 по 24.12.2013 – больничный по беременности и родам.
  • С 25.12.2013 по 19.03.2015 – отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет, а с 20.03.2015 по 19.09.2016 – до 3 лет.

Для определения периода расчета бухгалтер убирает из расчета исключаемые периоды, т.е. время, когда сотрудница находилась на больничных и в отпусках, а для расчета среднего заработка и компенсации воспользовался должностным окладом. Также вместо должностного оклада можно использовать тарифную ставку, установленную для увольняющегося сотрудника.

Кроме неверного подсчета расчетного периода, нередко допускаются и другие ошибки:

  • Согласно положениям коллективного договора, расчетный период длится менее 12 месяцев. Это негативно сказывается на положении работников компании.
  • При начислении отпускных включаются выплаты, уже произведенные в расчетном периоде.
  • Все не предусмотренные локальными актами и выплаченные сотруднику премии в расчетном периоде, бухгалтер берет в счет. Чтобы избежать такой ошибки, не нужно использовать в расчете, например, премии, полученные к Юбилею. Также следует указать в Положении об оплате труда то, какие выплаты должны учитываться при компенсации за неотгуленный отпуск.
  • При расчете отпускных коэффициент повышения был неправильно применен. В этом случае коэффициент используется лишь тогда, когда зарплата была повышена работникам всей организации.
  • Когда работник получал пособие по родам и беременности, или больничные пособия.
  • Время нахождения в отпуске за собственный счет.
  • Получение среднего заработка: например, при нахождении в командировке или оплачиваемом ежегодном отпуске.
  • Взятие сотрудником дополнительных выходных для ухода за инвалидами в случае, если они были оплачены.
  • Период, когда деятельность предприятия была приостановлена, простаивало производство.
  • Проведение забастовок, но при условии, что работник в них не участвовал.

Какое время исключить из расчетного периода?

Как говорилось выше, при определении расчетного периода есть несколько исключений, которые не берутся в счет:

В некоторых случаях весь расчетный период состоит из исключений, и тогда предшествующий период, равный расчетному, берется в счет.

Отдельно стоит рассмотреть ситуацию, когда работник использовал отпуск по семейным обстоятельствам и однократно был направлен в командировку:

Трудовой стаж менеджера Сидорова Н.К. в компании составляет 3 года. Он пишет заявление об увольнении 14 мая 2016 года, и в последний день работы он должен получить зарплату и компенсацию за неотгуленный отпуск. Бухгалтер определил период для расчета так:

  • Его длительность – с мая 2015 года по апрель 2016 года включительно.
  • С 1 по 28 июня 2015 года Сидоров находился в командировке, а с 29 по 30 июня того же года брал отпуск за свой счет.

Исходя из вышеперечисленного, бухгалтер посчитал расчетным периодом дни с 1 по 31 мая 2015 года, затем вычел из него время нахождения в командировке в мае и включил промежуток с 1 июля 2015 года по 30 апреля 2016 года.

Если отработанных дней нет в расчетном периоде

Нередко бывает так, что из исключаемых промежутков времени, о которых говорилось выше, состоит весь расчетный период. В этом случае нужно учитывать предыдущий период, аналогичный расчетному. Рассмотрим на конкретной ситуации:

Афанасьева И.В. работает в ООО «Бонус» с 2008 года. С 28 апреля 2014 года она уходит в оплачиваемый отпуск, а с 1 апреля 2013 года по 31 марта 2014 года она находилась в неоплачиваемом отпуске в связи с семейными обстоятельствами. Бухгалтер в данном случае взял предшествующий расчетному период – с 1 апреля 2012 года по 31 марта 2013 года.

Редко, но все же возникают случаи, когда до расчетного периода у работника не было отработанных дней, и он отправляется в отпуск в первый день трудоустройства:

Компания ООО «Авто-плюс» была реорганизована, в результате чего появилась организация-правопреемник. Сотрудник Артемьев О.Н. был переведен в нее с первого дня отпуска – с 4 июля 2016 года. В отпуске он должен находиться до 31 июля 2016 года включительно, а его оклад равен 25 000 руб. Ввиду того, что первый рабочий день совпадает с первым днем отпуска, бухгалтер воспользовался следующей формулой: 25 000 руб. (оклад)/29,4 х 28 дней = 21 904 руб. 76 коп – сумма отпускных. Данная формула актуальна только тогда, когда до и во время расчетного периода работник в организации не трудился.

Расчетный период при увольнении после отпуска по уходу за ребенком

Находясь в отпуске по уходу за ребенком, некоторые женщины решают устроиться на другую работу, и за 2 недели до выхода предоставляют заявление об увольнении на прежнее место трудоустройства. Законом такие действия не запрещены, а бухгалтеру необходимо определить средний заработок, если у сотрудницы не было фактически отработанных дней до- и за расчетный период. Что нужно учитывать:

  • Начисленную зарплату с момента трудоустройства и до оформления декретного.
  • Фактически отработанные дни до ухода в декретный отпуск.

Пример:

Сазонова Н.И. была трудоустроена в ООО «Автовек» 01.09.2010 года, а пособия по родам и беременности и родам стали начисляться с 01.11.2010 года. В отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет сотрудница ушла с 21.03.2011 года, а до ухода в декрет размер ее ежемесячного оклада был равен 10 000 руб.

Чтобы выявить расчетный период, бухгалтер берет дни с 01.09.2010 по 21.03.2011 и выполняет следующие действия:

  • Считает количество дней неиспользованного отпуска: 28 дн. /12 мес. Х 7 мес. = 16,33.
  • Рассчитывает средний заработок за 2 полностью отработанных месяца: 20 000 руб. / 2 мес. /29,4 кал. дн. = 340 руб. 14 коп в день.
  • Вычисляет размер компенсации за неотгуленный отпуск: 340 руб. 14 коп. х 16, 33 кал. дн. = 5 554 руб., 49 коп.

Важно! Если сотрудникам повышалась зарплата после расчетного периода, то средний заработок должен быть увеличен посредством индексации его на коэффициент повышения.

Следует помнить, что дни неотгуленного отпуска подлежат компенсации и считаются с момента трудоустройства пропорционально отработанным месяцам, и бухгалтерам нужно помнить несколько важных деталей:

  • Если все отработанные дни в сумме составляют менее половины месяца, то они не учитываются.
  • Если отработано более половины месяца, то засчитывается как месяц работы.

Чтобы вычислить количество дней неиспользованного отпуска, нужно брать в расчет следующие нюансы:

  • Общий стаж работы сотрудника с момента трудоустройства в компанию.
  • На момент увольнения – сумму дней неиспользованного отпуска.
  • Если полагаются при расторжении трудового договора – количество дней отпуска.
  • Наличие исключающих периодов и их продолжительность.

Чтобы рассчитать стаж, необходимо воспользоваться положениями ст. 121 ТК РФ, согласно которой нужно учитывать следующее:

  • Фактически отработанное время.
  • Количество и длительность предоставленных отпусков без содержания, если они не превышают 2-х недель за рабочий год.
  • Время, в течение которого за работником сохранялось его место, но фактически он не работал. Также сюда относятся оплачиваемые отпуска, нерабочие праздники и выходные.
  • Дни вынужденного прогула, если увольнение было признано судом незаконным и сотрудник был восстановлен на прежнем месте работы.
  • Время отстранения от работы по результатам медкомиссии, если в период ее прохождения врачами была допущена ошибка и работник был признан негодным к выполнению должностных обязанностей, а позднее был восстановлен.

Что не берется в расчет при начислении стажа работы:

  • Прогулы без уважительных причин;
  • Период отстранения от работы из-за появления на рабочем месте в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, непрохождение аттестационной комиссии по охране труда, непрохождение медосмотра и психиатрического освидетельствования, отстранение по медицинским показаниям.
  • Отпуска по уходу за ребенком.

При увольнении работодатель обязан произвести с сотрудником полный расчет и выдать справку о зарплате за последние 2 года, которая содержит следующие сведения:

  • Суммы произведенных ФСС выплат при декрете или временной нетрудоспособности.
  • Количество исключаемых из расчетного периода дней (при отпуске по уходу за ребенком, получении пособия по беременности и родам).

Помимо 2-НДФЛ, руководитель обязан выдать уволившемуся сотруднику справку СЗВ-М. Такая обязанность установлена Постановлением Правления Пенсионного фонда от 01.02.2016 г. № 41142, а заполнять ее нужно по утвержденной форме, но только на одного человека, т.к. она содержит персональные данные, не подлежащие разглашению.