Трудовая книжка выступает основным документом, на страницах которого находит отражение весь трудовой путь работника, его профессиональный рост и карьера. По записям в трудовой книжке можно определить:

  • Каковы были причины увольнения сотрудника с предыдущих мест его трудовой деятельности;
  • Какие должности он занимал и в рамках каких производственных участков работал;
  • Насколько часто менял места трудовой деятельности;
  • Имел ли значительные перерывы в своем трудовом стаже;
  • Награды и иные поощрения сотрудника и др.

Вся эта информация играет крайне важную роль для нового работодателя, который рассматривает возможность трудоустройства соискателя на новое место трудовой деятельности. Более того, на основании приведенной в нем информации лицу определяется первоначальный размер пенсии в ПФР.

Трудовая книжка является бланком строгой отчетности, и потому должна в обязательном порядке храниться в сейфе или отдельной комнате (п. 42 Постановление Правительства РФ №225)

Принимая во внимание высокую важность сохранности трудовой книжки, ответственность за это в организациях возлагают на инспектора отдела кадров. На протяжении всего периода трудовой деятельности работника в конкретной компании трудовая книжка хранится в ее отделе кадров. Однако в последний день его работы – выдается ему на руки под расписку (п. 41 Постановление Правительства РФ №225).

О том, как правильно оформить процесс передачи трудовой книжки работнику и подготовить расписку, пойдет речь в данной статье.

Для чего работнику нужна его трудовая книжка?

На протяжении жизни человек неоднократно меняет место своей трудовой деятельности и сопровождает его в этом процессе трудовая книжка. Этот документ оформляется первым работодателем сотрудника, после чего на каждом последующем месте работы в него вносится информация о трудоустройстве и увольнении с указанием соответствующей статьи трудового законодательства.

Почему трудовая книжка имеет столь высокое значение для работников?

  • Во-первых, именно она выступает основой информации для начисления пенсии работнику (при подаче документов на пенсию инспектору ПФР необходимо представить оригинал этого документа);
  • Во-вторых, при трудоустройстве работодатель в обязательном порядке потребует представления трудовой книжки для проверки достоверности сведений, представленных в резюме соискателя.

Важно обратить внимание на то, что постепенно роль трудовой книжки в оформлении пенсии уходит на второй план. Уже с 2000 года все сведения о работниках, их страховых отчислениях, занимаемых должностях и местах трудовой деятельности стали фиксироваться в специальных базах данных.

Тем не менее, для тех граждан, трудовой стаж которых начался ранее 2000 года значение трудовой книжки при определении первоначального размера, осталась прежней.

Следует подчеркнуть особо, что трудовая книжка упоминает места осуществления трудовой деятельности работником. В связи с этим получение доплат к пенсии и возможности преждевременного выхода на заслуженный отдых также предоставляются на основании трудовой книжки.

Трудовая книжка не может быть выдана работнику его нанимателем без уважительных причин, каковых существует только две:

  1. Увольнение сотрудника (п. 41 ПП №225);
  2. Оформление им пенсии при условии продолжения трудовой деятельности (ст. 62 ТК РФ).

В некоторых случаях с согласия руководителя компании трудовую книжку могут предоставить увольняющемуся сотруднику, который:

  • отправляется на собеседование в иную организацию;
  • оформляет трудовую визу для работ в другой стране;
  • подает в банк документы на получение кредита;
  • получает загранпаспорт в ФМС.

Выдается документ строго под расписку с тем, чтобы в случае утери документа подозрение не пало на работодателя.

Как на руки работнику передается трудовая книжка?

Если основание для выдачи трудовой книжки возникло, то предоставить ее работнику можно следующим образом:

  1. Работник расписывается в специальном журнале, где фиксируются сведения о выдаче трудовых книжек;
  2. Собственноручно он пишет расписку в получении документа, которую заверяет своей подписью и удостоверяет датой составления;
  3. Трудовая книжка ксерокопируется (не только титульный, но и все остальные ее листы) и копия остается у работодателя;
  4. Документ передается работнику.

Важно учесть один нюанс: если трудовая книжка предоставляется сотруднику временно (для ПФР или собеседования), то сотрудник обязан подготовить заявление на имя руководителя кадрового отдела или инспектора по кадрам о выдаче документа. В нем он указывает, на какой именно срок ему понадобится трудовая книжка.

Расписка вкладывается в личное дело работника, хранится в нем, после чего передается в архив.

Согласно общим правилам, расписка пишется собственноручно работником, однако, не исключены случаи, когда этот документ составляет доверенное лицо работника на основании заверенной в нотариальной конторе доверенности. В этом случае трудовая книжка передается ему, а не работнику.

Особое внимание необходимо уделить процессу выдачи трудовой книжки умершего работника.

  • Документ передается его родственникам на основании их заявления и свидетельства о смерти;
  • К заявлению прилагаются также документы, подтверждающие родственные узы;
  • Расписку пишет получатель документа.

В такой ситуации инспектор кадровой службы снимает копию со свидетельства о смерти и документах, подтверждающих родство, после чего приобщает копии к личному делу работника.

Следует добавить, что для работника важна трудовая книжка, а для работодателя – расписка в ее получении. На это существует, по меньшей мере, две причины:

  1. В судебной практике известны прецеденты, когда работники получали на руки трудовые книжки, уничтожали их, после чего требовали от работодателя компенсацию за просрочку в выдаче документа и компенсацию за его утерю.
  2. При проверке отдела кадров Федеральной инспекцией по труду и Налоговой службой работодатель обязан будет представить по каждому сотруднику его трудовую книжку или расписку в ее получении. Если расписка отсутствует, то считается, что работник продолжает свою трудовую деятельность.

Во втором случае зарплата работнику не начисляется, страховые взносы не выплачиваются, приказ об отпуске без содержания отсутствует, то имеет место нарушение трудового законодательства РФ, за которое работодателя могут наказать крупным штрафом.

Какую информацию содержит расписка?

В российском законодательстве имеется информация о необходимости составления расписки работником по факту получения им трудовой книжки. Однако узаконенный образец этого документа отсутствует. Какие же сведения должен отразить в ней работник?

  • Во-первых, свою фамилию, инициалы и занимаемую в компании должность;
  • Во-вторых, прописывается причина выдачи трудовой книжки;
  • В-третьих, подтверждение достоверности документа – роспись с расшифровкой Ф.И.О. и дата составления бумаги.

В качестве дополнительных сведений в расписке указывают наименование предприятия, должность и Ф.И.О. инспектора кадровой службы, выдавшего документ.

Пример текста расписки. «Я, менеджер по продажам ООО «Элегия» Васильева М.В., получила от инспектора отдела кадров Васечкиной Т.В. свою трудовую книжку. Документ получен мною в целях оформления пенсии. Обязуюсь передать его в кадровый отдел ООО «Элегия» не позднее 1 декабря 2016 года.»

При составлении расписки важно ориентироваться именно на такое содержание даже при отсутствии строгих законодательных требований.

Ответственность за получение расписки от работника и ее приобщению к личному делу несет инспектор кадрового отдела. Он также следит за тем, чтобы даты выдачи документа в расписке и регистрационном журнале совпадали.

Правила составления расписки о получении трудовой книжки

Несмотря на то, что строгих требований составления расписки о получении трудовой книжки в российском законодательстве отсутствуют, существуют некоторые практические правила, которые позволяют избежать трудностей во взаимоотношениях с работником.

  1. Образец расписки в получении трудовой книжки на руки при увольнении кадровой службе лучше составить самостоятельно и представлять работникам, чтобы не сталкиваться с ошибками в составлении документа.
  2. Со всех страниц трудовой книжки снимаются копии, как уже упоминалось ранее, после чего все листы заверяются печатью предприятия. Этот дубликат сохраняется в архиве организации на тот случай, если работник утеряет оригинал. В связи с этим, при утрате трудовой книжки следует всегда обращаться с заявлением по последнему месту работы.
  3. Расписка пишется от руки, но разборчивым почерком, без помарок, ошибок и исправлений (в том числе и с использованием корректора).
  4. Не исключена возможность использования на предприятиях бланков расписки. Такая практика вполне законна. Главное подтверждение подлинности документа – подпись составителя с расшифровкой.

Если расписка написана неаккуратно, в ней имеются ошибки, неточности и исправления, то она утрачивает свою юридическую силу и может рассматриваться в качестве фальсифицированного документа.

Существует два важных нюанса оформления расписки о получении трудовой книжки:

  • Акт приема-передачи. В некоторых организациях процесс передачи трудовой книжки работнику оформляется актом приема-передачи. Расписка может заменить этот документ; он может составляться наряду с распиской, но заместить расписку он не может. Это значит, что передача трудовой книжки работнику при отсутствии расписки от него или его доверенного лица полностью исключена.
  • Запись в трудовой книжке. В некоторых случаях вместе с распиской работник делает запись в трудовой книжке (непосредственно под строчкой, упоминающей о его увольнении) о том, что документ им получен на руки в определенную дату. Ограничиваться только этой записью работодателю юристы не рекомендуют, поскольку она может быть уничтожена недобросовестным работником вместе с трудовой книжкой.

В редких случаях, работники указывают в расписке то, что никаких претензий по вопросам выдачи трудовой книжки у него к работодателю нет. Такое дополнение служит еще одним способом защиты нанимателя от необоснованных трудовых споров с уволенным сотрудником.

Расписка в выдаче трудовой книжки хранится в архиве не менее 50 лет, то есть фактически на протяжении всего периода работы компании. Вместе с ней хранятся копия трудовой книжки и личное дело уволенного специалиста.

Расписка о получении трудовой книжки при увольнении – важный юридический документ, который удостоверяет передачу трудовой книжки работнику и защищает нанимателя от необоснованных претензий от уволенных сотрудников. Он составляется в произвольной форме, что не меняет его весомой юридической силы.