Резерв отпусков представляет собой оценочную стоимость, которая отражается в бухгалтерском учете и является источником для выплат в будущем после отчетного периода отпускных либо компенсации за неиспользованные дни очередного и дополнительного оплачиваемого отпуска с учетом взносов, оплачиваемых предприятием во внебюджетные фонды.

Поняв, что обозначает само понятие резерв на оплату отпусков, как его создать и использовать постараемся показать наглядно в данной статье.

В соответствии с Приказом Министерства финансов № 167 н, изданного «13» декабря в 2010 году, с последующими изменениями и дополнениями, внесенными в него в апреле 2015 года все организации, кроме тех, которые согласно действующему законодательству имеют право вести упрощенный бухгалтерский учет, в обязательном порядке должны создавать резерв денежных средств.

Одно из предназначений которого должно быть – оплата отпусков работников предприятия.

Всем известно, что использование ежегодного отпуска в организациях распределено неравномерно. В теплое время года – с мая по сентябрь в календарном году желающих отдохнуть значительно больше, чем в зимние и осенние месяцы.

Причем пик отпусков приходится на июль – август, когда работники, имеющие детей, хотят их оздоровить перед началом учебного года.

Соответственно, получается, неравномерно распределяется и нагрузка на налоговые отчисления.

Основной целью создаваемого резерва – урегулировать более равномерное включение расходов, связанных с оплатой отпускных средств, включая их в статью расходов по оплате труда и уменьшить нагрузки на налоговые отчисления.

Резерв отпусков может создаваться:

  • на следующий месяц (ежемесячно);
  • на новый квартал (ежеквартально);
  • на новый календарный год (ежегодно).

Каждая организация вправе сама выбирать наиболее приемлемый для нее способ резервирования отпусков.

Само собой, что наиболее точным является ежемесячное планирование.

Однако, сам процесс, конечно, самый трудоемкий из трех вариантов.

Выбрав один из трех способов как создать резерв для оплаты отпускных, это закрепляется в локальных документах, касающихся учетной документации организации.

Ежемесячные отчисления денег для резервирования должны быть отражены в налоговом регистре.

Форма сметы разрабатывается удобной для каждой организации, утверждается как приложение к учетной политике специально изданным приказом.

Особенность резервирования предполагаемых затрат на оплату отпуска

Резерв на оплату отпусков в 2015 году создавался с учетом изменений, внесенных в ПБУ 8/2010 и закона № 402 – ФЗ, принятом в декабре 2011 года.

Резервирование денежных средств обязательно для всех предприятий, кроме организаций по кредитованию и муниципальных учреждений.

В том случае, когда зарезервирована недостаточная сумма для выполнения обязательств организации по положенным выплатам, затраты, понесенные организацией по погашению недостающих средств должны быть отражены в общепринятом порядке учета предприятия.

Если запланированы были излишние расходы по оценочным затратам на будущий период, оставшаяся неиспользованная сумма денежной массы списывается на прочие доходы предприятия, либо на следующий период для погашения однородных обязательств (к таким относятся предстоящие расходы в связи с выплатой отпускных в следующем отчетном периоде).

В зависимости от того, какой предприятие выбрало период отчетности, резерв на оплату отпусков, проводки делают:

  • в конце каждого отчетного месяца;
  • в конце квартала;
  • в конце года.

Оценочные обязательства резервирования денежных средств, предназначенных для оплаты в будущем периоде отпускных, должны быть отражены на счете предстоящих расходов (96).

Разрешается открывать субсчета, относящиеся к 96 счету именно касающиеся резервирования оплаты отпуска.

Отчисления на резервные счета для оплаты отпуска проводят со счетов, с которых оплачивают заработную плату сотрудникам.

Например,

  • если зарплата рабочим начислена со счета 20 «Основное производство», то и резерв на оплату отпускных сотрудников, занятых основным производством должно быть именно в Кредите данного счета;
  • оплачивая труд работников со счета 23 (Дебет) «Вспомогательные производства», предстоящие расходы по оплате отпускных этих сотрудников проводятся в Кредите 23 счета,

и так далее.

В том случае, когда все текущие затраты учреждения учитываются на 20 счете, резерв планируемых выплат оплаты отпускных работникам начисляется в Дебет соответственно этого счета.

Общая сумма резерва для выплаты отпускных, сформированная в конце каждого отчетного периода должна быть отражена в «Оценочных обязательствах» пассива бухгалтерского баланса (строка 1540).

Порядок формирования резерва на оплату отпусков

Нормативная база бухгалтерского учета, имеющаяся на 2015 -2016 годы, не приводит конкретных алгоритмов формирования и расчета суммы затрат на выплату отпускных при резервировании денежной массы.

Каждая организация разрабатывает алгоритм действий самостоятельно и локальными документами закрепляет в учетной политике бухгалтерской отчетности.

До начала формирования резерва нужно всех сотрудников распределить по соответствующим группам, получающим заработную плату с одного счета учета затрат.

Далее определяют суммы, которые должны быть зарезервированы для оплаты отпускных одним их трех методов.

1. Размер средств, зарезервированных на оплату отпуска, вычисляется исходя из среднедневного заработка каждого сотрудника группы, к которой он отнесен.

1.1. Подсчитывается общее количество дней неиспользованных, оплачиваемых за счет предприятия, отпусков на последний день: месяца, квартала или года, в зависимости от выбранного отчетного периода.

1.2. Высчитывают среднедневной заработок каждого сотрудника за отчетный период в порядке, применяемом для начисления отпускных и компенсаций за неиспользованные дни отпуска.

1.3. Рассчитывают сумму, необходимую для оплаты отпускных на каждого сотрудника с учетом обязательных взносов, отчисляемых во внебюджетные фонды.

Применяемая формула:

КНОТ х СДЗР х (СТВР/ 100 +1) = РЗОТ

Где:

КНОТ – количество оставшихся неиспользованных дней отпуска отдельного работника;

СДЗР – среднедневной заработок данного сотрудника;

СТВР – сумма тарифных взносов во внебюджетные фонды с конкретного работника, выраженная в процентах;

РЗОТ – сумма отпускных, которые нужно зарезервировать на отдельно взятого сотрудника.

1.4. Суммирование полученных индивидуальных данных для резервирования оплаты отпускных всех сотрудников группы, даст общий размер, который нужно зарезервировать в конце отчетного периода на оплату отпуска по данной группе.

2.  Более простой способ подсчета суммы, необходимой для резерва на выплату отпускных, при котором определяют среднедневной заработок всех работников группы.

2.1.  Высчитывают методом сложения количество неиспользованных дней отпуска всех сотрудников.

2.2.  Рассчитывают среднедневной заработок этих работников за отчетный период:

ЗП гр / Кдн /КР гр = СДЗгр,

Где,

ЗП гр – заработная плата работников группы за отчетный промежуток времени (месяц, квартал или год);

Кдн – общее количество дней в отчетном периоде;

КР гр – количество сотрудников, получающих заработную плату в этой группе;

СДЗгр – среднедневная заработная плата работников данной группы.

2.3. Вычисляем необходимую сумму для резерва оплаты отпусков по каждой группе:

(СДЗгр + СДЗгр х СТВР) х КНОТ гр = РЗО гр

Где,

КНОТ гр – количество неиспользованных дней отпуска всех работников одной группы;

РЗО гр – сумма резерва отпускных данной группы сотрудников.

2.4. Сложив полученные по группам суммы, необходимые для резервирования получим общую сумму по предприятию, необходимую для планирования выплат отпускных в следующем периоде.

3. Еще один способ, каким можно зарезервировать оплату неиспользованных отпусков – по прошлогодним итогам.

3.1. Определяется норматив резервных отчислений для оплаты отпускных каждой группы сотрудников на конец предыдущего года:

СРОТ гр / ЗП гр = НРОТ гр,

Где,

СРОТ гр – расходы, затраченные на выплату отпускных и компенсаций за неиспользованные дни отпуска определенной группы сотрудников без учета отчисления взносов во внебюджетные фонды;

ЗП гр – расходы, понесенные предприятием по оплате труда данной группе рабочих (без отчислений);

НРОТ гр – норматив резервных отчислений группы сотрудников.

3.2. Резерв на дату составления отчета в текущем году вычисляется по формуле:

(ЗП гр т.г. + СТВзн) х НРОТ гр = РЗО гр,

Где,

ЗП гр т.г. – сумма оплаты труда работников группы в текущем отчетном периоде;

СТВзн – страховые взносы, начисленные на заработную плату этой группы рабочих в соответствующем периоде.