Отправляя своего сотрудника в командировку, работодатель обязан устно проинструктировать его о целях, но желательно закрепить их и в письменном виде. Для этого заполняется служебное задание – документ, отражающий всю суть поездки.

Раньше оформление командировочного удостоверения и служебного задания было обязательным, но после издания Постановления Правительства №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» такая необходимость отпала, т.к. в нем утвердили перечень всех документов, которые нужно иметь при себе в любом случае:

  • Решение руководителя о направлении в командировку.
  • Проездные билеты.
  • Авансовый отчет о тратах.
  • Служебная записка, если используется личный транспорт.
  • Документы о найме жилья (договор аренды квартиры, квитанции из гостиницы и т.д.).

Таким образом, служебное задание является необязательным, однако многие руководители предпочитают его заполнять по нескольким причинам:

  • Это дает командируемому сотруднику четкое представление о целях и задачах, которые он должен решить во время командировки.
  • Благодаря такому документу можно выяснить, добился ли работник поставленных задач, т.к. данную информацию он обязательно в нем отражает.

Стоит отметить, что содержание служебного задания может корректироваться руководителем самостоятельно: он имеет право как расширить, так и сузить круг сведений, которые должны в него вноситься.

Командировки в 2017 году: оформляем и оплачиваем

Чтобы отправить сотрудника в командировку, руководитель должен оформить письменное решение – приказ. Также подчиненному на руки выдается служебное задание, и при необходимости директор должен разъяснить ему цели. В дальнейшем работник предоставляет авансовый отчет, содержащий в себе всю информацию о тратах, а к нему прилагает подтверждающие документы.

Отказаться от командировки сотрудник не имеет права, за исключением случаев, когда он относится к одной из категорий, от которых требуется письменное согласие на поездку:

  • Женщины, воспитывающие детей до 3-х лет.
  • Работники, участвующие в выборах в качестве кандидатов.
  • Граждане, являющиеся опекунами несовершеннолетних.
  • Родители-одиночки, воспитывающие ребенка до 5 лет.
  • Работники, воспитывающие детей-инвалидов или ухаживающие за недееспособными родственниками.

Законодательством напрямую запрещено отправлять в командировки беременных женщин, несовершеннолетних, инвалидов и работников, с которыми был заключен ученический договор.

Что касается сроков, на которые руководитель может отправлять своего подчиненного в командировку, то на данный момент они четко не определены и зависят от объема работы, которую предстоит выполнить во время поездки. Ранее работодатели имели право командировать своих сотрудников не более чем на 40 дней, а если они заняты в строительной сфере, то срок ограничивался 100 днями.

По возвращении из командировки сотрудник обязан в трехдневный срок предоставить авансовый отчет, и если им был совершен перерасход и потрачены собственные деньги, то по решению руководителя вся сумма должна быть ему компенсирована из кассы предприятия.

Нормативная база

Существует определенный перечень законодательных актов, регламентирующий порядок оформления командировок и необходимых для них документов:

  • Постановление Правительства РФ №749.
  • Глава 24 ТК РФ.
  • Постановление Правительства №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками…».
  • Постановление Правительства РФ №812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте…».
  • Постановление Правительства РФ №922 «О расчете среднего заработка…», т.к. его значение применяется при подсчете денег за командировку.

Также при проверке ИФНС используются нормы НК РФ: например, при выявлении недоимки по налогам и сборам применяются санкции ст. 122. Это может возникнуть в случае, если будет неправильно оформлен авансовый отчет и суммы, потраченные работником во время командировки, превысят размер финансов, выделенных организацией. Тогда инспектор может учесть деньги в счет средств предприятия, и изменится налоговая база, даже при условии, что перерасход будет компенсирован сотруднику в полном размере.

Что это за документ?

С юридической точки зрения служебное задание – это документ, не являющийся обязательным для отправки сотрудника в командировку, т.к. он не является отчетным. Наибольшее значение он имеет для самого работодателя, ведь благодаря нему можно сформулировать все задачи, которые работнику необходимо решить во время поездки.

Служебное задание обычно содержит в себе отчет о его выполнении, а обязанность по его заполнению возлагается на руководителя.

Служебное задание на командировку в 2017 году

Многие работодатели задаются вопросом: нужно ли служебное задание на командировку в 2017 году? Законодательством обязанность по заполнению данного документа не установлена, однако он нередко облегчает жизнь самого работодателя и его подчиненного. Если служебного задания нет, это не считается нарушением, и Налоговая инспекция не имеет права налагать штрафы за его отсутствие.

Требования к документу

Основные требования к порядку заполнения служебного задания установлены Постановлением Госкомстата №1, и данный документ гласит следующее:

  • Составлением задания занимается руководитель структурного подразделения, в котором трудится командируемый работник. В дальнейшем документ утверждается директором организации и передается в отдел кадров для оформления приказа о направлении в командировку.
  • Когда сотрудник возвращается из командировки, он составляет краткий отчет о проделанной работе, согласовывает его с руководителем, затем он предается вместе с авансовым отчетом и командировочным удостоверением (если есть) в бухгалтерию.

Форма

Форму служебного задания также регламентируется Постановлением Госкомстата, однако с 1 января 2013 года руководитель может менять ее самостоятельно. Тем не менее, данный документ должен содержать следующие сведения:

  • Ф.И.О. сотрудника, направляемого в командировку.
  • Количество дней и даты, в которые работник должен находиться в другом городе/стране на территории определенной организации.
  • На каком основании сотрудник был командирован (приказ и т.д.).
  • Какова цель пребывания в командировке.
  • Какие задачи удалось выполнить.

Задание должно быть оформлено в печатном виде, а заполнять его разрешается письменно.

Кто заполняет и подписывает служебное задание?

Обязанность по заполнению служебного задания возлагается на руководителя структурного подразделения, однако на практике все обстоит иначе, и этим занимаются сотрудники отделов кадров на основании докладных записок с резолюцией руководства.

После оформления служебной записки задание отдается на подпись работодателю, отправляющему сотрудника в командировку, а тот, в свою очередь, перед поездкой также ставит свою роспись, тем самым выражая свое согласие.

Как заполнить правильно?

Обычно с заполнением служебного задания проблем не возникает, однако во избежание ошибок все же рекомендуется оформлять его по установленному законодательством образцу. Если же была разработана индивидуальная форма, то в ней должны учитываться требования к содержанию данного документа.

Сколько экземпляров требуется?

В большинстве случаев все документы оформляются в трех экземплярах: один отдается в бухгалтерию, другой – в отдел кадров, а третий – на руки самому работнику. Однако это не касается служебного задания: оно может быть оформлено в единичном варианте, т.к. основное его предназначение – письменная фиксация поручений руководителя.

Ставится ли печать на бланк служебного задания?

Установленная Постановлением Правительства РФ форма служебного задания не содержит отметки «место печати» – соответственно, ставить ее необязательно. Тем не менее, это не является запретом, и при желании работодатели все же могут делать на бланке официальную отметку организации.

Можно ли сделать на несколько человек (группу работников)?

Стоит учитывать, что каждый бланк служебного задания заполняется индивидуально для работника, поэтому внести в него сведения (Ф.И.О.) о других сотрудниках не получится.

Если в поездку отправляются несколько работников, целесообразнее издать приказ, в котором будет отражен список всех командируемых, а также цели, для достижения которых они туда направляются.

Требуется ли при оформлении поездки генерального директора?

В соответствии с ГК и ТК РФ, генеральный директор является таким же наемным работником, как и остальные сотрудники компании, поэтому он также может отправляться в командировки. Оформлять служебное задание в данном случае тоже необязательно, однако при желании он может заполнить бланк сам для себя и поставить свою подпись, указав в нем задачи и сроки, в которые необходимо уложиться для их решения.

Куда подшивать?

Как говорилось ранее, форму служебного задания руководители могут корректировать самостоятельно, и если в документе содержится отчет о проделанной работе, то он сдается в бухгалтерию и подшивается вместе с авансовым отчетом.

Нужен ли отчет о выполненном задании?

Если бланк служебного задания содержит графу «отчет», то заполнять ее нужно. Тем не менее, законодательством обязанность по предоставлению отчета о выполненном задании не установлена, поэтому его составлять нет прямой необходимости.

Что грозит работнику за невыполнение?

Если Положением о командировках, изданном на предприятии, предусмотрено оформление отчета о выполненных заданиях, то работник обязан заполнять данный документ. Если же сотрудник отказывается выполнять данное требование, то работодатель может применить к нему дисциплинарное взыскание по ст. 192 ТК РФ за ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей.