Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность граждан. Согласно ст. 66 ТК РФ, она должна содержать в себе сведения о трудовом стаже и опыте ее владельца, его образовании, наличии наград и благодарностей, а также о причинах увольнения с предыдущих мест работы в случае, когда они интересны новому работодателю.

Таким образом, трудовая книжка нужна для расчета страхового стажа, однако в последнее время она теряет свою актуальность, т.к. он ведется, исходя из количества произведенных страховых выплат в Пенсионный фонд. Тем не менее, несмотря на это, данный документ до сих пор является основным для каждого работника, хотя ранее он был создан для учета страхового стажа и выдачи продовольственных карточек в 1918 году, но сейчас в этих целях он не используется, а карточки и вовсе отменили.

Форма трудовой книжки утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225, а ее приобретением должен заниматься работодатель в случае, если сотрудник впервые устраивается на работу. В соответствии со ст. 65 ТК РФ, в этом случае он должен предоставить следующий пакет документов:

  • Диплом о наличии образования (среднего, средне-специального, высшего).
  • Паспорт или иное удостоверение личности.
  • Военный билет (для мужчин).
  • Пенсионное свидетельство.

Как понятно из вышеизложенного перечня, трудовой книжки в нем нет, а значит, руководитель не имеет права требовать ее с сотрудника, трудоустраивающегося впервые официально. Что делать, если работодатель отказывается выдавать книжку? В этом случае можно обратиться в трудовую инспекцию, сотрудники которой после проведения проверки по факту нарушения могут наложить на директора или компанию штраф, или же вовсе ходатайствовать о приостановлении деятельности предприятия на срок до 90 дней, если подобное повторяется систематически. Есть и другой вариант: купить трудовую книжку самостоятельно в любом киоске, однако новые бланки документа всегда должны быть в отделе кадров.

Как принять трудовую книжку у работника?

Если гражданин ранее уже был трудоустроен, запись об этом должна содержаться в трудовой книжке, как и пометка о его увольнении. Сама процедура оформления на работу и принятия книжки производится следующим образом:

  • Потенциальный работник предоставляет указанные в ст. 65 ТК РФ документы, затем пишет заявление о приеме на работу.
  • Сотрудник отдела кадров или иное уполномоченное лицо знакомит работника с должностной инструкцией под роспись. Это действие не является обязательным, но может послужить дополнительной гарантией в случае, если последний в дальнейшем систематически не будет выполнять свои обязанности.
  • Заключается трудовой договор, в котором необходимо указать испытательный срок (если он есть), место работы, режим рабочего дня и отдыха, обязанности работника. Он оформляется в двух экземплярах, после чего регистрируется в книге учета трудовых договоров.
  • Руководитель издает приказ о приеме на работу, а сотрудник, в отношении которого он был создан, знакомится с ним под роспись.
  • В отделе кадров оформляется личная карточка работника, затем заполняется трудовая книжка. В ней необходимо указать порядковый номер записи, дату, сведения о приеме на работу и документ, на основании которого гражданин был трудоустроен – приказ работодателя. В графу «Сведения» вписывается примерно такая информация: «ООО «Аверс», принят на должность менеджера».
  • Получение трудовой книжки от работника фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Согласно Правилам учета и хранения трудовых книжек, все страницы книги должны быть пронумерованы, прошиты, заверены подписью руководителя организации и опломбированы, или же скреплены печатью. Кроме того, обязанность по обеспечению отдела кадров бланками трудовых и вкладышей возлагается именно на работодателя, о чем сказано в п. 44 Постановления Правительства РФ №225. Если директор не имеет возможности заниматься закупкой бланков самостоятельно, он может возложить такую обязанность на кадровика, издав соответствующий приказ.

При приеме чистых бланков трудовых книжек необходимо соблюдать следующие правила:

  • Обязательно проверять их на подлинность.
  • Проверить порядок соблюдения учета бланков и их закупки.
  • Убедиться, что книжка выпущена по новому образцу и соответствует стандартам.

Как оформить копию трудовой книжки?

В некоторых случаях сотруднику может понадобиться заверенная копия его трудовой книжки. Например, при оформлении кредита или загранпаспорта. Вне зависимости от ситуации работодатель обязан выполнить просьбу в трехдневный срок, при этом он не имеет спрашивать, по какой причине ему понадобилась ксерокопия. Процедура заверения производится следующим образом:

  • Работник пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать ему заверенную копию, внизу указывает дату и расписывается.
  • Получив заявление, работодатель назначает сотрудника отдела кадров, который будет заниматься удовлетворением просьбы, издав приказ об этом.
  • Кадровик после получения приказа делает ксерокопии всех страниц трудовой, на каждой из них указывает «копия верна», свою фамилию и инициалы, должность заверяющего, дату и подпись. Далее – пронумеровывает все страницы и прошивает, затем выдает документ владельцу.

Сроки действия копии трудовой законодательством не установлены, однако они могут ограничиваться конкретной организацией, в которую она должна быть предоставлена. Например, банки могут устанавливать срок в 1 месяц, а сама ксерокопия нужна им для подтверждения официального трудоустройства и платежеспособности потенциального заемщика.

Стоит отметить, что копия книжки действительна лишь при наличии оригинала. Если после ее получения сотрудник уволился или был переведен на другую должность, но документ еще не был предоставлен в какую-либо организацию, он теряет свою актуальность. Сроки действия копии продлить нельзя, т.к. для этого требуется ее повторное оформление.

Если гражданину требуется копия трудовой, но при этом он официально уже не трудоустроен, то ему необходимо самостоятельно отксерокопировать все страницы, а для заверения обратиться в нотариальную контору, т.к. без подписи и печати нотариуса документ считается недействительным.

Как проверить подлинность трудовой книжки?

Нередко при виде нестандартных трудовых книжек работодатели начинают сомневаться в их подлинности, однако стоит учитывать, что до 2003 года они выпускались по старому образцу. С 2003 года на них присутствуют защитные знаки, поэтому подделать документы практически невозможно. Тем не менее, от подделок никто не застрахован, а проверить подлинность трудовой можно следующим образом:

  • Найти серию и номер. Если они не соответствуют госстандарту или расположены неправильно, это может свидетельствовать о том, что документ подделан. Стоит учитывать, что серии и номера на книжках, выпущенных до 2003 года, повторяются на 10 страницах, а после – на 11-ти.
  • Обратить внимание на форму: книжка должна быть в твердой обложке из картона, коленколора, винила или ткани в зависимости от образца – старого или нового. На лицевой стороне документа, выданного до 2003 года, изображен герб СССР, после – герб РФ.
  • Посмотреть водяные знаки: книжки старого формата имеют неоднородные змеевидные линии, заметные на просвет, но данные изображения должны отсутствовать на последних двух страницах. Если документ нового образца, то знаки ТК должны просматриваться в двух тонах, а листы – иметь разновидность сетки.
  • Найти предыдущих работодателей. Для этого достаточно поискать информацию о них в интернете, созвониться и задать интересующие вопросы. Не стоит надеяться, что предоставленные работником номера телефонов своих бывших руководителей будут достоверными: велика вероятность, что при звонке на другом конце линии могут оказаться его друзья.

Как выглядят трудовые книжки, выдаваемые работникам в разное время?

С момента появления трудовых книжек несколько раз изменялась их форма, но на данный момент действительны три их вида: образца 1938, 1973 и 2003 гг. У каждой из них есть свои отличительные особенности:

  • Документ от 1938 года имеет обложку из кожзаменителя темно-фиолетового цвета. На листах защитные знаки отсутствуют.
  • Обложка книжки образца 1973 года может быть сделана из голубого картона или заменителя кожи зеленого цвета. На листах присутствуют защитные знаки – извилистые линии.
  • Книжка от 2003 года сделана в сером переплете из кожзаменителя. Присутствует множество защитных линий: в лучах ультрафиолета надпись «Трудовая книжка» светится, а на каждой странице есть водяные знаки в виде больших букв – ТК.

Зная, какие трудовые книжки действительны в РФ и как проверить их подлинность, работодатели могут избежать многих проблем. Если выяснилось, что документ недействителен, руководитель обязан поставить в известность об этом владельца, а тот, в свою очередь, написать заявление на его имя о выдаче дубликата, при этом в новом бланке сведения о прошлых местах работы указаны не будут. Исключением являются лишь случаи, когда работники сами собирают справки от бывших работодателей и предоставляют их на новое место: тогда вышеуказанная информация может быть указана.

Как оформить копию, дубликат и вкладыш в трудовую книжку?

Нередко люди путают понятия «копия» и «дубликат» трудовой книжки, хотя между ними есть существенная разница: дубликат выдается тогда, когда оригинал документа испорчен, потерян, или же содержит неверные данные.

Процедура выдачи дубликата практически ничем не отличается от оформления заверенной копии:

  • Работник пишет соответствующее заявление.
  • Сотрудник отдела кадров собирает все сведения о стаже работника.
  • Руководитель издает приказ об оформлении дубликата.
  • Кадровик заполняет новый бланк трудовой, указывает на титульном листе в правом нижнем углу пометку «дубликат», затем вносит сведения о нем в журнал учета трудовых книжек и вкладышей к ним, после чего выдает документ владельцу под роспись.

Если в трудовой книжке исписаны все листы, оформляется вкладыш. Для этого нужно придерживаться простых правил:

  • Вкладыш – эта та же копия трудовой, но на нем делается соответствующая пометка.
  • Если при заполнении трудовой не хватило нескольких строк, оставшиеся данные можно перенести во вкладыш.
  • Нумерация во вкладыше должна продолжать нумерацию в книжке.
  • На вкладыше должна быть печать организации.

Как восстановить утерянные сведения о трудовом стаже?

Как говорилось ранее, вся информация о трудовом стаже содержится именно в трудовой книжке, поэтому в случае ее утери придется восстанавливать все данные. Для этого нужно следовать алгоритму:

  • Определить, кто виновен в утере: работник или работодатель? От этого зависит то, что будет заниматься восстановлением информации.
  • Если книжка была утрачена по вине ее владельца, то он должен самостоятельно обращаться к предыдущим работодателям с письменными заявлениями. Те, в свою очередь, должны предоставить справку о периоде работы, в которой также указывается должность и трудовой стаж. Если же вина лежит на руководителе, то он отправкой запросов занимается он.

Наибольшую проблему представляет ситуация, когда трудовая книжка утеряна, а организации, в которых ранее трудился работник – ликвидированы. В этом случае придется обращаться за восстановлением в Пенсионный фонд, Государственный архив или суд:

  • В ПФР выдают справку о страховом стаже в течение 10 дней с момента обращения.
  • Восстановление через Госархив займет больше времени, но такой способ считается более надежным.
  • Суд также может помочь восстановить трудовую книжку, но это может занять несколько недель. Для получения сведений могут использоваться не только официальные справки от предыдущих нанимателей, но и свидетельские показания.

Важно помнить, что, если работодатель отказывается восстанавливать книжку, но его вине в утере была доказана, то сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию.