Согласно ст. 114 ТК РФ, каждый работник имеет право на ежегодный отпуск. Его продолжительность 28 календарных дней. Но есть некоторые категории  работников, которым положен дополнительный отпуск.

Работодатель обязан оплачивать работнику отпуск, исходя из средней заработной платы сотрудника за последний год. Право на отпуск возникает уже через полгода работы у одного работодателя. Год считается не календарный, а рабочий, то есть с момента приёма на работу. Например, работник устроился на работу 18.08.2014 года. Право на отпуск у него возникнет 17. 02. 2015 года. Отпуск работнику будет предоставлен полностью, то есть он имеет право отгулять все 28 календарных дней. Но оплачен он будет пропорционально отработанному времени.

Получить полный отпуск и полные отпускные работник может только спустя 11 месяцев работы. То есть 17. 07. 2015 года, сотрудник может уйти в отпуск на 28 дней и получить полную компенсацию. Работодатель может оплатить сотруднику полный отпуск, пойдя ему навстречу. Например, через полгода работник решил уйти в отпуск и просит работодателя выплатить ему всю сумму компенсации.

За полгода работы сотрудник «заработал» только 14 дней отпуска, а остальные 14 дней он гуляет авансом. Если он не собирается увольняться, то проблем с бухгалтерией не будет. Если же он решит уволиться до начала следующего рабочего года, то есть до возникновения права на отпуск, то работодатель имеет право произвести с него удержание «отпускных».

В ст. 137 ТК РФ перечислены случаи, когда нельзя производить удержание отпускных при увольнении. Это:

  • отказ работника переводиться на другую должность в связи с тем, что медицинское заключение «показало», что занимать эту должность по здоровью ему нельзя, а у работодателя нет другой вакансии;
  • предприятие ликвидируется на законных основаниях;
  • на предприятии происходит сокращение численности штата;
  • на предприятии меняется собственник имущества. Здесь речь идёт об увольнении руководящего состава – руководителя и  главного бухгалтера, а также их заместителей;
  • если работника призывают на срочную военную или альтернативную гражданскую службу;
  • восстановление на этой должности работника по решению суда или по решению трудовой инспекции;
  • если медики признали работника полностью нетрудоспособным;
  • смерть работника или работодателя.

Каждому дню отпуска соответствует определённое количество рабочих дней. Работодатель имеет право произвести возврат отпускных в течение того рабочего года, за который работник уже отгулял отпуск и получил отпускные. На каждый рачий месяц приходится 2,3 календарных дня отпуска. Чтобы узнать это число, необходимо весь отпуск разделить на количество месяцев в году, то есть 28 / 12 = 2,3.

Для того чтобы узнать, какую сумму необходимо удержать за предоставленный авансом отпуск, необходимо сделать следующие шаги:

  1. Определить сколько месяцев до конца рабочего года осталось у данного сотрудника. Если месяц неполный, но количество отработанных дней больше 15, то необходимо округлять до целого месяца «вперёд», если меньше 15 – то до целого месяца «назад».

Например, началом рабочего года у сотрудника считается 15.04., а уволиться он собрался 26.02., то продолжительность его работы составит 10 месяцев и 12 дней. Применяя правила округления, работник отработал 10 месяцев.

  1. Затем нужно умножить количество отработанных месяцев на количество дней отпуска, приходящихся на 1 рабочий месяц.

2,3 * 10  = 23 календарных дня.

  1. Необходимо рассчитать средний дневной заработок работника. Например, за год сотрудник получил 520 000 рублей. Для подсчёта его среднего заработка за день, необходимо годовой доход разделить на 12 и на 29,4 (среднее количество дней в месяце). В 2015 году именно это постоянное число необходимо применять.

(520 000 / 12) / 29,4 = 1 474 рубля.

  1. Затем нужно рассчитать сколько отпускных было выплачено сотруднику. Необходимо средний доход за день умножить на 28 календарных дней.

1 474 * 28 = 41 270 рублей.

  1. Теперь необходимо рассчитать, сколько он должен получить отпускных за «наработанный» отпуск. Для этого необходимо средний доход за день умножить на количество «заработанных» дней.

1 474 * 23 = 33 902 рубля.

  1. Теперь нужно рассчитать сумму, которую необходимо удержать за отпуск авансом при увольнении. Для этого из общей суммы отпускных необходимо вычесть сумму «наработанных» отпускных.

41 270 – 33 902 = 7 368 рублей.

Право работодателя на удержание отпускных не ограничено временными рамками. Как правило, удержание производится при увольнении из суммы, которая причитается работнику за фактически отработанные дни с начала месяца. Чтобы не было проблем с налоговиками, желательно удержать деньги:

  • в день увольнения;
  • не позднее следующего дня после получения от работника письменного требования о полном его расчёте, если в день увольнения работник не работал.

В нашем примере работник увольняется 26.02. Заработная плата у него 43 000 рублей  в месяц. Он уже получил аванс 10 000 рублей  15.02. В феврале 2015 года было 19 рабочих дней. Следовательно, 1 рабочий день «стоит» 43 000 / 19 = 2 263,15 рублей. За 17 рабочих дней он должен получить 2 263, 15 * 17 = 38 473, 55 рублей. Он уже получил аванс и при увольнении он должен получить 28 473, 55 рублей. Так как он уже отгулял свой отпуск и получил за него отпускные, работодателем было принято решение удержать с него эту сумму.

При увольнении работник получит 28 473, 55 – 7 368 = 21 105, 55 рублей.

Сумма удержаний из зарплаты сотрудника не может превышать 20% от его месячного дохода. Об этом сказано в ст. 138 ТК РФ. Если сумма для удержания превышает 20% от заработка сотрудника за весь месяц, то вернуть её можно только двумя способами:

  • если сотрудник сделает это добровольно;
  • через суд.

Если сумма удержания больше, чем сумма к выплате, то сотруднику долг «прощается». Работодатель не имеет права производить удержания с будущих доходов своего бывшего работника.