Ни одно предприятие вне зависимости от формы и вида деятельности не может работать без кадровой документации, за исключением физлиц, которые не используют наемный труд. Это бумаги строгой отчетности, что требует особого к ним отношения.

Одним из основных правил кадрового документооборота, обязательного для соблюдения, является ведение учета такого рода бумаг. Для этого используется специальные журналы, в которых отмечается каждый из документов и их краткое содержание.

Одним из них является журнал регистрации приказов о приеме на работу. Согласно п.695 Перечня типовых управленческих документов этот документ является обязательным для ведения в процессе осуществления кадрового документооборота. Наличие и правильное его оформление проверяется органами осуществляющими надзор за выполнением работодателями норм трудового законодательства.

Он относится к локальным обязательным документам, не имеющим унифицированного вида. Его форма, как и название, устанавливается работодателем, с учетом установленных законодательством правил его ведения. Зачастую для этого на предприятии разрабатывается Инструкция по делопроизводству.

В журнале регистрации трудоустройства уполномоченный сотрудник регистрирует приказы связанные с приемом на работу новых сотрудников. В нем также могут отмечаться увольнения и переводы по предприятию, если численность штата не слишком большая, как и число таких документов.

Функции журнала

Журнал регистрации приказов о трудоустройстве вводится на предприятии с целью:

  • Обеспечения учета документов строго отчетности, к которым относятся приказы о приеме на работу.
  • Обеспечение сохранности информации, а также её достоверности. Все приказы о трудоустройстве нумеруются по порядку, согласно журналу регистрации. Таким образом, вычеркнуть или вписать документ «вне очереди» у заинтересованного лица не получится.
  • Упрощения процесса поиска информации. Четкий порядок и последовательность регистрации документов позволяют быстро найти нужную запись в журнале.
  • Надзор за своевременным исполнением приказов.
  • Введение приказа о приеме на работу в законную силу. Данный документ подлежит исполнению только после того, как был внесен в журнал и приобрел порядковый номер.

Оформление и структура журнала

Действующим законодательством не предусмотрено унифицированного бланка для оформления журнала регистрации приказов о приеме на работу. Принятие решения о его форме и внешнем виде делегировано работодателям. Но в процессе разработки данного документа они должны учитывать ряд требований, выдвигаемых к данному документу:

  • На первой – титульной странице должно быть указано наименование документа. Точной формулировки не установлено, поэтому работодатель самостоятельно устанавливает его название.
  • Также на титульном листе указывается наименование фирма, дата начала и завершения ведения журнала. Последняя проставляется после внесения последней записи и перед сдачей документа в архив.
  • Страницы журнала должны быть пронумерованы и прошиты. Не допускается изъятие, подмена или добавление новых листов, а также их сознательная порча.
  • Внутри журнала бланки или листы должны быть выполнены в виде таблицы, содержащей несколько столбцов для внесения основной информации о документе.

Законодательством установлены основные пункты, которые должны содержаться в такого рода журналах. К ним относятся:

  • Порядковый номер документа;
  • Номер приказа и дата его издания;
  • Вид документа, если журнал ведётся сразу для нескольких разновидностей приказов;
  • ФИО трудящегося и его табельный номер;
  • Основание, по которому приказ был оформлен.

Помимо этих пунктов, в журнале могут содержаться  иные. К примеру, лицо, подписавшее приказ, отдел, в который документ был перенаправлен для исполнения, расписка о вручении трудящемуся и т.д.

Элементы защиты

В связи с тем, что журнал регистрации трудоустройства является документом строгой отчетности, законодательством установлен ряд защитных мер. Они предназначены для обеспечения сохранности информации, недопущения подмены страниц или внесения ложных данных.

С этой целью все страницы в журнале прошиваются и нумеруются. В конце документа шнуровка должны быть запаяна пломбой. Вместо неё на шнуровке может использоваться сургучная печать. Пломба закрывается бланком, на котором уполномоченное лицо указывает общее количество листов в журнале цифрами и прописью.  После этого оно ставит свою подпись, вместе с руководителем предприятия. В завершении делается отметка о недопустимости вскрытия пломбы.

К примеру: «В данном журнале регистрации призов о приеме на работу содержится 82 (восемьдесят два) листа. Ответственный сотрудник: старший специалист кадрового отдела И.И. Иванов (подпись). Руководитель: П.П. Петров (подпись). Дата подписания. Пломбу не вскрывать»

Такой журнал можно изготовить самостоятельно или пробрести уже готовый. Во втором случае он продается уже прошитым и с пломбой-стикером. Она изготовлена из специального голографического материала, который при попытке деформации проявляет надпись «Вскрыто». Каждая такая пломба имеет свой идентификационный номер, указанный на скрепляющем бланке.

Электронный журнал

Так как законодателем не установлена конкретная форма журнала регистрации трудоустройства, ничто не препятствует тому, чтобы вести его в электронном виде. За счет этого существенно упрощается процедура поиска нужных документов.

Для оформления электронного журнала можно использовать Excel. Если же на предприятии используется программа 1С, то все кадровые документы сохраняются автоматически и вносится информация в журнал регистрации.

При необходимости сдачи документа в архив, его следует предварительно распечатать, пронумеровать страницы и прошить. Сзади поставить пломбу или сургучную печать, приклеить и заполнить скрепляющий бланк.

Заполнение журнала

Ведение журнала регистрации кадровых приказов осуществляется в соответствии с правилами дейтсвующего законодательства, а также локальными документами предприятия. Ответственное лицо, должно руководствоваться Инструкцией по делопроизводству, если таковая была разработана на фирме.

При заполнении журнала ответственное лицо должно соблюдать следующие правила:

  1. Первыми заполняются титульный лист и скрепляющий бланк позади журнала. После этого все строчки внутри документа должны вестись в хронологическом порядке, номера проставляться последовательно.
  2. При внесении информации о сотруднике, в отношении которого был издан приказ, не допускается сокращение его ФИО, использование инициалов и т.д.
  3. Все графы в бланке должны быть заполнены и отражать содержание приказа.
  4. Если регистрация ведется вручную, то заполнять журнал необходимо разборчивым почерком.
  5. В данном документе регистрируются приказы по личному составу, за исключением бумаг, изданных в отношении директора фирмы и главного бухгалтера.

Если кадровый документооборот на предприятии не слишком обширный, то допускается ведение общего журнала для приказов о приеме на работу, переводах в рамках предприятия и прекращении трудовых отношений со служащими.

Исправления в журнале

Если в процессе ведения журнала регистрации ответственное лицо допустило ошибку при внесении данных использование ластика или корректирующих средств не допускается. Внесение исправлений производится путем зачеркивания ошибочно внесенной информации одной ровной линией. После этого записываются правильные данные.

Обязательно необходимо сделать запись на этой странице в журнале об изменении данных, поставить свою подпись и дату исправления.

Ответственное лицо

Ведение журнала регистрации осуществляется ответственным сотрудником, на которого соответствующая обязанность была возложена руководителем предприятия. При этом должен быть издан приказ о делегировании полномочий или оно прописывается в должностной инструкции.

В качестве ответственного лица зачастую выступает сотрудник кадрового отдела. В некоторых случаях на небольших предприятиях эти обязанности может выполнять бухгалтер или секретарь.

Если ответственное лицо уходит в отпуск, то должен быть издан приказ, в котором его обязанности будут переданы другому сотруднику.

Хранение журнала

Согласно ФЗ №125-ФЗ от 25.10.2004г. «Об архивном деле», журналы регистрации кадровых документов должны сохраняться в течение 75 лет. Это касается приказов об увольнении, трудоустройстве и переводе работников.

Срок хранения иных приказов, к примеру, об отпуске или командировке, составляет всего 5 лет. В связи с этим ведение общего журнала для регистрации документов с разным сроком хранения не рекомендуется.