Рано или поздно у гражданина, ведущего активную рабочую деятельность и изменившего на всем ее протяжении несколько мест работы, заканчиваются страницы в трудовой книжке. Кроме трудоустройств в разных компаниях, к этому может привести и карьерный рост, т.к. каждый раз при переводе на другую должность в данный документ вносятся изменения. Если в трудовой книжке уже не осталось чистых страниц или недостаточное количество строк, в отделе кадров оформляется вкладыш, имеющий специальную защиту от подделок.

Что такое вкладыш в трудовую книжку и для чего он нужен?

Если трудовая книжка заполнена, это не означает, что ее владелец теперь не может устроиться на другую работу, получить другую должность или должен завести новую. В этом случае сотрудники отдела кадров должны заполнить вкладыш. Правила его оформления установлены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Несмотря на то, что вкладыши оформляются по аналогии с ними, есть несколько немаловажных нюансов:

  • Заполнением вкладыша должны заниматься кадровики той компании, во время трудовой деятельности в которой закончились чистые поля в книжке.
  • В бланк вкладыша в трудовую книжку необходимо вносить сведения о ее владельце, действительные на момент оформления. Например, они могли измениться в процессе трудовой деятельности, если работник менял фамилию или имя, получал дополнительное образование и т.д.
  • Особое внимание нужно уделить правильности заполнения титульного листа: в нем указывается фактическая дата внесения сведений во вкладыш, а не число оформления самой трудовой книжки. Если заканчивается место в самом вкладыше, необходимо создавать другой: их допустимое количество законодательством не ограничено.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку?

Обязательная форма вкладыша регламентируется Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225, и должна полностью ей соответствовать. Если документ будет заполнен неправильно, его придется полностью переделывать. Перед тем, как оформлять вкладыш в трудовую книжку, образец стоит тщательно изучить во избежание ошибок.

Подробная инструкция по заполнению вкладышей выглядит следующим образом:

  • Как только заканчиваются свободные поля в трудовой книжке, работник отдела кадров заполняет вкладыш и приступает к оформлению титульного листа. В нем указывается Ф.И.О владельца, дата его рождения, специальность, образование, дата внесения информации. После всего ставятся две подписи: самого сотрудника и лица, ответственного за ведение книжек. Если во время работы вышеуказанные сведения поменялись, их нужно указать, зачеркнув старую информацию.
  • Когда титульный лист заполнен, следует подшить его к трудовой книжке, и на ее первом листе поставить штамп «Выдан вкладыш», содержащий его серию, номер и дату выдачи.
  • Форма вкладыша является полной копией трудовой книжки, поэтому заполняется по аналогии: ставится порядковый номер (если вписываются новые сведения сначала), дата, сведения о переводах, увольнении или приеме на работу, а также наименование, серия и номер документа, на основании которого вносится запись. Например, приказ о приеме или увольнении.
  • Нумерация записей во вкладыше в трудовую книжку должна производиться в том же порядке, т.к. она не начинается сначала. Например, если последний порядковый номер был «10», вкладыш начинается с цифры «11». Если же в трудовую книжку вместилась только часть записи, ее также можно продолжить во вкладыше.

Важно! Законодательством не установлены правила постановки штампа о выдаче вкладыша, однако ими лучше воспользоваться:

  • Он должен быть читаемым и не «закрывать» другие записи.
  • Вместо штампа можно сделать отметку вручную, но нежелательно.
  • Подшивать вкладыш рекомендуется перед обложкой в конце книжки.

Стоит отметить, что приобретение вкладыша – это обязанность работодателя, поэтому самому работнику нет необходимости его покупать. Для того, чтобы приобрести данный документ, руководитель может попросить своего подчиненного его приобрести, но потом выплатить его стоимость по накладной, или же купить вкладыш самостоятельно, но вычесть деньги из зарплаты, предварительно заручившись заявлением на предоставление вкладыша от сотрудника.

Что недопустимо при ведении вкладышей в трудовых книжках?

Обычно заполнение вкладышей не вызывает каких-либо сложностей, однако есть отдельные моменты, на которые стоит обратить внимание:

  • Если при оформлении вкладыша были допущены ошибки, бланк необходимо утилизировать, т.к. исправления недопустимы. Кроме того, перед подшивкой данного документа в трудовую книжку рекомендуется его сначала заполнить, в противном случае в случае внесения некорректных сведений придется исправлять и данные в трудовой.
  • Вкладыш нельзя просто так выбросить: нужно заполнить акт утилизации, а также внести сведения в журнал учета движения трудовых книжек.
  • Нельзя вместо оформления вкладыша покупать новую трудовую.
  • Если трудовая книжка закончилась, подшивка чистых листов в нее недопустима.
  • В книжке «сведения о работе» и «сведения о награждениях» – две самостоятельные части, поэтому нельзя вычеркивать слово «награждениях» и менять его на «о работе».

Нюансы заполнения вкладыша в трудовую книжку

Несмотря на всю простоту оформления вкладышей, все же есть несколько моментов, о которых должен знать каждый кадровик, впервые столкнувшийся с заполнением этого документа:

  • Вкладыш заполняется так же, как и трудовая книжка: между ними лишь несколько минимальных различий в титульных листах.
  • Нельзя прерывать нумерацию, начатую в трудовой, а если при внесении сведений нее закончились поля, продолжить можно во вкладыше.
  • Если во время работы на предприятии сотрудник меняет фамилию или получает другое образование, это должно быть отражено во вкладыше и в трудовой: старые сведения попросту перечеркиваются и над ними указываются новые.
  • Если гражданин устроился на новое место и было обнаружено, что в отделе кадров на предыдущей работе не поставили печать, он должен обратиться туда, где был заведен вкладыш.

Теперь о том, как вшить вкладыш в трудовую книжку:

  • Сначала необходимо раскрыть трудовую между обложкой и последним листом, затем развернуть вкладыш посередине.
  • Далее нужно сделать по два отверстия толстой иглой или шилом между обложкой и последним листом в книжке, а также в середине вкладыша.
  • Пользуясь иголкой и толстыми нитками черного или белого цвета, вкладыш необходимо пришить к книжке.
  • Концы нити должны оставаться внутри вкладыша, а не снаружи трудовой, а в завершение нитку нужно завязать на несколько узлов.

После таких манипуляций можно поставить штамп «выдан вкладыш» в трудовую книжку. Образец его содержания обозначен в п. 39 Постановления Правительства РФ №225: в нем достаточно отразить серию и номер документа, а саму печать можно заказать в любой уполномоченной организации.

Многих людей интересует, как оформить второй вкладыш в трудовую книжку. Правила заполнения идентичны с инструкцией по внесению сведений о первом, однако законодательством определено, что при выдаче каждого вкладыша в трудовой необходимо ставить соответствующий штамп. Если в ней уже нет пространства для постановки штампа на титульном листе в правом верхнем углу, это можно сделать в любом другом месте на этой же странице, или же указать информацию о серии и номере вкладыша от руки.

Как оформить выдачу вкладыша в трудовую книжку?

Обязательной регистрации в журнале учета подлежат все трудовые книжки и вкладыши. Это делается для того, чтобы с его помощью можно было быстро найти нужную информацию о документах каждого из сотрудников компании. Данный документ заполняется следующим образом:

  • Вносится порядковый номер, при этом не имеет значения, что регистрируется – книжка или вкладыш.
  • Во 2,3 и 4 графах указывается дата оформления сотрудника на работу. В законодательстве есть разногласия: книжка или вкладыш оформляются не позднее 7 дней после приема на должность, но при этом сотрудник должен отработать не менее 5 дней в организации. Чтобы не было разногласий в датах, лучше всего указать именно число, когда работник был трудоустроен.
  • В 5 графе полностью вписывается Ф.И.О. работника, сокращения недопустимы.
  • В 6 – обозначается серия и номер книжки или вкладыша.
  • В 7 должна быть указана должность, а в 8 – наименование организации.
  • В 9 графе пишется дата и номер приказа о приеме на работу или увольнении, далее сотрудник отдела кадров ставит свою подпись.
  • в 11 должна быть указана сумма, которую сотрудник потратил на приобретение бланка вкладыша.
  • В 12 вписывается дата выдачи трудовой или вкладыша.
  • В 13 графе сам работник ставит свою подпись.

Если при заполнении журнала были допущены ошибки, можно поступить так:

  • Исправить неверные данные и написать «исправленному верить», затем указать Ф.И.О. и должность сотрудника, внесшего изменения.
  • Не зачеркивать некорректную информацию, а ниже написать «запись недействительна» и внести верные данные.

Внесение сведений в журнал обычно не вызывает сложностей, а после того, как и в нем не останется чистых листов, он должен быть помещен в архив. Срок хранения в архиве составляет 50 лет.

Таким образом, при соблюдении правил заполнения и регистрации вкладышей не должно возникать каких-либо трудностей, ведь в Постановлении Правительства РФ №225 дается четкая информация о том, как производится оформление, выдача и учет данных документов работодателем.