В процессе принятия на работу нового сотрудника он должен предоставить в отдел кадров всю необходимую документацию, а уполномоченный сотрудник должен приять на хранение трудовую книжку и иные необходимые бумаги. В соответствии со ст.65 ТК РФ данный бланк является основным документом, фиксирующим трудовую деятельность конкретного гражданина. Он должен предоставляться работодателю при трудоустройстве. Если же данное предприятие является первым местом работы гражданина, то кадровик или ИП обязан согласно ст.65 ТК РФ оформить ему новую трудовую.

Трудовая книжка, как кадровый документ рассматривается в ст.66 ТК РФ. Данная норма закрепляет порядок ведения и оформления этого вида документов. Также в ней указано, что любой работодатель обязан оформлять на своих сотрудников трудовые, за исключением физлиц, которые не зарегистрированы в качестве ИП. В соответствии с данной статьей форма бланков документов, порядок из заполнения и учета определяется Правительством РФ. С данной целью были изданы Постановление №225 и Постановление №69, которые подробно описывают все необходимые процедуры, связанные с ведением и хранением книжек сотрудников на предприятии.

В этих нормативно-правовых актах указан и порядок оформления новых трудовых для сотрудников впервые устраивающихся на работу. Согласно ему приобретение пустого бланка производится работодателем, однако он имеет право вычесть его стоимость из первой зарплаты служащего.

С точки зрения законодательства, работник имеет право самостоятельно приобрести этот документ перед трудоустройством и принести его на фирму для заполнения. Однако специалисты отмечают, что сотрудники кадровой службы имеют права не принимать такой бланк, так как нет уверенности в соответствии его современным требованиям защиты. Кроме того предприятие ведет строгий учет приобретенных и выданных бланков трудовых, что также может вызвать проблемы при использовании «собственного» экземпляра документа нового сотрудника.

Есть ряд ситуаций в которых расходы, связанные с оформлением новой трудовой, возлагаются на предприятие и не могут быть делегированы им сотруднику. К ним относятся:

  • Восстановление документа при массовой утере работодателем книжек своих сотрудников (п.34 Правил);
  • Изготовление новых книжек по причине порчи бланков или вкладышей к ним, которая произошла не по вине служащего (п.38 Правил).

Вне зависимости от того, кто приобрел бланк книжки, она должна заполняться только кадровиком или руководителем, если такого сотрудника на фирме нет. Это относится и к индивидуальным предпринимателям, которые учитывая специфику осуществления хозяйственной деятельности, зачастую не имеют специалиста по кадрам.

На практике встречаются ситуации, когда работодатель пытается делегировать обязанность заполнения титульного листа самому трудящемуся. С точки зрения современного законодательства это недопустимо. Данные действия может совершать только работодатель или уполномоченный им сотрудник.

Ведение и хранение трудовых книжек в организации

Трудовые на любом предприятии могут храниться как в виде бланков, так и уже заполненных документов на действующих сотрудников фирмы. Порядок хранения пустых документов закреплен в п.42 Постановления «О трудовых книжках». Согласно данной норме они фиксируются как бланки строгой отчетности в приходно-расходной книге, которая должна вестись в организации. Соответственно с точки зрения законодательства они относятся к материальным ценностям предприятия.

Заполненная книжка является собственностью работника, но должна храниться на фирме в течение всего времени, пока он осуществляет на фирме трудовую деятельность. После увольнения она должна быть оформлена надлежащим образом и возвращена гражданину. Но где должна храниться трудовая книжка работника на предприятии?

Порядок учета и ведения данных документов закреплен в Правилах, являющихся частью Постановления №225. В соответствии с ними обязанность обеспечения сохранности трудовых и недопущения распространения информации возложена на работодателя. Также сотрудник, уполномоченный вести учет и хранение трудовых книжек в организации, несет ответственность за правильность их заполнения и соблюдение действующего законодательства при работе с документами.

Так как обязанность оформления и приобретения книжек лежит на работодателе, у него должны всегда храниться запасные бланки. Они являются его собственностью вплоть до момента, когда они заполняются данными нового сотрудника. После этого они должны быть списаны с баланса предприятия, о чем делается соответствующая отметка в приходно-расходной книге.

Учет движения книжек в пределах одного предприятия осуществляется с помощью специальной книги, форма которой также определена в Постановлении №69. Она ведется сотрудником кадрового отдела или иным служащим, на которого в установленном порядке была возложена данная обязанность. В книге учета трудовых и вкладышей к ни отмечаются все книжки сотрудников фирмы. Также тут указываются бланки и вкладыши вновь выданные взамен утраченных или испорченных.

Порядок хранения трудовых книжек в отделе кадров предусматривает необходимость обеспечения их сохранности, для чего оборудуется специальное место, защищенное от проникновения посторонних лиц. В качестве таких мест могут выступать специальные помещения, металлические шкафы, сейфы или ящики, которые имеют запирающийся механизм.

 Кто отвечает за сохранность трудовых книжек

Ответственность уполномоченных лиц и руководства предприятия за сохранность книжек своих сотрудников и правильность их ведения закреплена в п.45 Правил. Необходимо отметить, что для назначения служащего ответственным лицом необходимо данные действия официально оформить. Для этого руководство предприятия издает приказ, в котором указывается кто и какой период времени будет выполнять данные обязанности. Если в организации нет кадрового сотрудника, то зачастую эти обязанности возлагаются на бухгалтера. Также с помощью приказа можно назначить ответственное лицо на период временного отсутствия основного сотрудника.

Служащий, который несет ответственность за трудовые книжки, обязан руководствоваться в своей деятельности Трудовым кодексом, Постановлениями и Правилами, регулирующими данную сферу. Необходимо понимать, что утеря или порча данных документов может иметь серьезные последствия для работника, предприятия и самого кадровика.

При необходимости восстановления документа (выдачи его дубликата), если утеря трудовой произошла не по вине её владельца, все расходы, связанные с этой процедурой, будет нести фирма. И это хорошо, если у сотрудника, чья книжка была утеряна это первое или второе место работы. А вот когда его стаж 5, 10 или 15 лет, он работал на различных предприятиях, часть из которых давно ликвидирована – тогда кадровика ждет огромный объем работы.

Потребуется связаться с теми фирмами, которые еще существуют и получить у них документ, подтверждающий, что конкретный гражданин у них работал и когда. Восстановление стажа сотрудника на ликвидированных предприятиях потребует оформления запроса в архив, обслуживающий район в котором эта фирма была зарегистрирована.

В случае, если ответственный сотрудник потерял пустые бланки, то он отделается только дисциплинарным взысканием и возмещением их стоимости. А вот в случае нарушения порядка ведения, хранения и учета заполненных книжек, он может быть привлечен к административной и даже уголовной ответственности.

Зачастую в таких случаях кадровика или иного лица, выполняющего его работу, привлекают к ответственности по ст.5.27 КоАП. Данная норма распространяется и на случаи, когда на предприятии отсутствует книга учета или движения трудовых и вкладышей, а также приходно-расходная.

Ст.5.27 КоАП предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере:

  • От 1 до 5 тыс. рублей – при нарушении законодательства должностными лицами и физлицами, не зарегистрированными в качестве ИП (на вторых также может быть выдано предписание о приостановлении деятельности на срок до 90 дней);
  • От 30 до 50 тыс. рублей – в отношении юр. лиц, также возможно приостановление их деятельности на аналогичный срок.

Если же нарушение было совершено повторно, то лицо может быть дисквалифицировано на срок до 3-х лет.

Необходимо учитывать, что ответственность за нарушение правил работы и хранения трудовых несет в первую очередь работодатель. Даже если действия были совершены уполномоченным лицом – к ответственности привлекут в первую очередь работодателя. При этом под данным понятием подразумевается не непосредственный руководитель фирмы (за исключением ситуаций, когда нарушителем является ИП), а само предприятие в целом, как юр. лицо.

 Где и сколько хранить трудовые книжки?

Правила хранения трудовых книжек на предприятии предусматривают, что данные документы должны содержаться в специально оборудованных для этих целей помещениях или предметах. Если предприятие не слишком большое, то наиболее удобным вариантом станет приобретение сейфа.

Специалисты рекомендуют обращать внимание на сертифицированные модели имеющие ударо- и огне устойчивость. В таком случае при проведении проверки не возникнет вопросов о его соответствии для хранения документов строгой отчетности. Вид замка при этом не имеет значения, главное, чтобы запорный механизм был надежен.

Заполненные бланки хранятся на предприятии все время, пока сотрудник на нем работает. Но бывают ситуации, когда после увольнения он не получил документы и не дал согласия на их пересылку по почте. В таком случае срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет 75 лет. После завершения этого срока или при ликвидации предприятия руководство организации или кадровик оформляют специальный акт и сдают данные документы в местный архив.