Трудовым законодательством официально трудоустроенному работнику гарантируется не только своевременная выплата заработной платы в полном объеме за фактически отработанное время, но и в предусмотренных законом страховых случаях – сохранение рабочего места и начисление компенсационных выплат.

Для оплаты больничного листа, получения пособия по уходу за ребенком до полуторагодовалого возраста, выплат сотрудницам, предоставившим лист нетрудоспособности в связи с беременностью и родами, средний заработок рассчитывается за двухлетний период до наступления страхового случая.

Когда страховой стаж сотрудника менее двух лет, к расчету берется фактически отработанный период.

Если рассчитанный размер средней заработной платы меньше МРОТ (минимальной заработной платы) по стране или регионального (если он выше федерального значения), для начисления компенсационных выплат берут минимальную заработную плату (во втором полугодии 2017 года она составляет 7, 8 тыс. рублей).

Даже если человек решил сменить работу, новый работодатель в случае болезни или ухода сотрудницы в декретный отпуск должен взять средний заработок с учетом периода работы в прежней организации.

С 01 января 2011 года работодатель в последний рабочий день сотрудника, прекращающего трудовые правоотношения с организацией, вне зависимости от причин и оснований увольнения, обязан:

  • полностью выдать денежный расчет;
  • отдать под роспись в учетном журнале трудовую книжку, со всеми записями сведений о работе на данном предприятии (приеме, переводах, поощрениях, увольнении);
  • подготовить справку о среднем заработке за последние два года (по форме 4н).

С изданием Приказа Министерства труда и социальной защиты от 30 апреля 2013 года, вместо справки о доходах по форме 4н, готовится аналогичный документ по форме 182 н, позволяющий более точно рассчитать положенные суммы пособий исходя из определения среднего заработка.

Какие сведения вносятся в справку?

Заполненный бланк справки является официальным документом, в котором обязательно должна быть отмечена дата его выдачи и регистрационный номер.

Условно структуру бланка можно разделить на четыре раздела:

1. в первом отражают сведения о страхователе (организации, где работал сотрудник или индивидуальном предпринимателе):

  • наименование предприятия;
  • местонахождение и полное название органа социального страхования, по месту регистрации плательщика страховых отчислений;
  • данные регистрационного номера, с уточнением кода подчиненности, ИНН и КПП собственника;
  • адрес месторасположения предприятия или места жительства собственника, занимающегося частным предпринимательством;
  • номер контактного телефона для возможности получения необходимых сведений;

2. во втором разделе заносятся сведения о застрахованном лице (бывшем работнике):

  • полностью фамилия, имя, отчество;
  • регистрационные данные паспорта с уточнением даты и места его выдачи;
  • адрес проживания физического лица, конкретизируя республику Российской федерации, край или область где зарегистрирован человек;
  • номер обязательного свидетельства о пенсионном страховании (СНИЛС);
  • период, когда из заработной платы бывшего работника проводились отчисления на случай обязательного социального страхования в связи с временной нетрудоспособностью и материнством – последние два года работы перед увольнением сотрудника;

3. третий раздел отражает сведения о начислениях заработной платы сотруднику, когда шли страховые отчисления за последние два года работы сотрудника в организации, из которой он уволился.

Стоит обратить внимание, что в тех ситуациях, когда работник отработал фактически неполный календарный год, сведения о величине дохода, на которую производились начисления страховых взносов в Фонд страхования и Пенсионный фонд вносят только за то время, когда сотрудник являлся штатным работником организации.

Сумма доходов записывается прописью;

4. заключительный четвертый раздел содержит информацию о конкретных отрезках времени (с указанием даты начала и окончания периода цифрами и прописью) когда сотрудник был нетрудоспособен с официально подтвержденной документально уважительной причиной отсутствия на работе, например, выписанным листом нетрудоспособности.

Несмотря на сохранение за человеком рабочего места, в эти периоды заработная плата не облагалась сборами в счет страховых отчислений.

Справка должна быть заверена подписью главного бухгалтера предприятия и ее руководителем, при наличии печати – скреплена ее оттиском.

Кто имеет полномочия выдать подобный документ

Как мы уже говорили, справку о доходах за последние два года работы для начисления различного рода пособий работнику обязан выдать бывший работодатель.

Если по каким-либо причинам увольняющемуся сотруднику не была выписана справка, он имеет право обратиться с письменным заявлением о ее предоставлении вне зависимости от срока давности, сколько прошло времени после прекращения трудовых отношений.

Нет утвержденных форм, и пишется такое заявление произвольно.

Не имеет значения написано обращение от руки или распечатано современным способом с применением оргтехники (в таком случае собственноручно должна быть проставлена подпись заявителя).

По принятым правилам деловой переписки в заявлении указывается:

  1. наименование должности первого руководителя предприятия, с уточнением названия организации, фамилия полностью и инициалы имени, отчества работодателя;
  2. личные данные обращающегося лица (фамилия, имя, отчество, адрес проживания, по желанию – номер контактного телефона);
  3. посередине новой строки уточняют наименование документа, в данном случае – заявление;
  4. излагают суть обращения – просьбу выдать справку о сумме заработной платы за последние два года работы в организации перед увольнением;
  5. ставится число, месяц, год обращения и личная подпись заявителя с расшифровкой фамилии и инициалов имени, отчества.

На подготовку сведений работодателю дается три дня.

Можно обратиться с заявлением придя на личный прием к бывшему работодателю, либо:

  • подготовив два экземпляра заявления, зарегистрировав у секретаря, оставить обращение в приемной, забрав свой экземпляр с отметкой о входящем регистрационном номере, дате принятия и подписью ответственного лица;
  • отправив заказным письмом запрос с уведомлением о получении адресатом (в таком случае трехдневный срок считается с момента доставки почтового отправления).

Готовит документ непосредственно расчетный отдел (специалист бухгалтерии, занимающийся начислением заработной платы).

Правильность сведений проверяется главным бухгалтером организации, о чем он ставит свою подпись.

Только после этого справка подписывается руководителем предприятия и заверяется печатью.

Отдельные особенности, на которые стоит обратить внимание при оформлении справки

Сведения в справке о начислении заработной платы и периодах, когда за последние два года с работника удерживались обязательные страховые взносы, также временные отрезки, в течение которых по обоснованным причинам отчислений не было, могут вноситься синей, сиреневой пастой, либо набраны на компьютере.

Фамилия, имя, отчество бывшего работника вписываются без сокращений, согласно паспортным данным.

Поскольку документ является основанием для начисления денежных выплат, никаких исправлений в нем не допускается.

При допущении автоматической ошибки, работнику бухгалтерии стоит переписать справку начисто.

В случае неправильно указанных сумм доходов сотрудника, ответственность несет предприятие, выписавшее данную справку, вплоть до погашения в дальнейшем излишне начисленных сумм в случае возникновения страхового случая и расчета завышенной средней заработной платы в связи с неправильно предоставленных данных о размерах заработной платы и периодах нетрудоспособности.

Справка считается действительной лишь, если указана дата ее выдачи, и она заверена подписями ответственных лиц (главного бухгалтера и первого руководителя предприятия).

Как решить возникающие проблемы при получении справки?

Никаких затруднений получить справку по логике вещей не должно возникнуть.

В тех случаях, когда в организации по необоснованным причинам задерживают дольше трех дней после письменного обращения выдачу должным образом оформленной справки, человек, защищая свои права вправе обратиться в трудовую инспекцию по месту расположения предприятия или непосредственно в суд, предъявив дополнительно иск о возмещении морального ущерба.

Если к моменту, когда бывшему работнику потребовались сведения о заработной плате, организация ликвидирована, в соответствии с нормами ФЗ № 343 от 08 декабря 2010 года, внесшем изменения в закон «Об обязательном социальном страховании» (ФЗ № 255 от 29 декабря 2006 года), работодатель, у которого человек трудится в настоящий момент:

  • обязан сделать официальный письменный запрос в территориальный орган Пенсионного фонда о доходах за интересующий период;
  • получив сведения, составить справку самостоятельно.