Ежегодно предприятия и организации, различной формы собственности, в том числе и индивидуальные предприниматели, использующие труд наемных работников, являющиеся налогоплательщиками и страхователями, обязаны предоставлять сведения о количестве сотрудников по среднесписочному составу:

  • ежегодно в ИНФС (Инспекцию федеральной налоговой службы);
  • ежеквартально в Фонды обязательного страхования – от несчастного случая связанного с производством и профессионального заболевания, временной нетрудоспособности и случаев материнства, Пенсионный фонд.

Формы и порядок отчетности зависят от среднесписочной численности работников.

До 20 января каждого года, сведения за предшествующий календарный год

сдаются всеми учреждениями и лицами, занимающимися предпринимательской деятельностью, если они заключали трудовые договора с наемными работниками.

02. 08. 2016 года Росстатом был издан новый Приказ № 379, действующий сегодня в редакции от 02.09.2016 года, вместо утратившего силу Приказа № 428.

В соответствии с указаниями о заполнении отчетов, в приложениях к этому Приказу, при наличии структурных подразделений, филиалов или открытии новых обособленных подразделений необходимо предоставлять сведения о среднесписочном количестве их сотрудников и по юридическому лицу без этих подразделений.

В зависимости от численности персонала, учтенного при подсчете среднесписочной величины, выбирается способ предоставления отчетов, в соответствии с нормами, установленными третьим пунктом ст. 80 Налогового кодекса:

  1. при численности более 100 человек, декларация в инспекцию по данным предыдущего года должна быть предоставлена только в электронном виде;
  2. при среднесписочной численности до 100 человек декларация сдается организациями и индивидуальными предпринимателями на их усмотрение – в бумажном варианте, или через интернет.

Представляя отчеты в страховые фонды (ПФ и ФСС), если численность работников превышает 25 человек, нужно пользоваться связью по электронной почте в интернете.

В случае, когда сотрудников менее 25 человек, отчет можно сдать как в бумажном варианте, так и направить в электронном виде.

В каком порядке ведется подсчет среднесписочной численности

Для расчета среднесписочной численности сотрудников, необходимо ознакомиться с требованиями, предъявляемыми в Приказе № 379 Росстата от 02.08.2016 года, утвердившего статистический инструментарий, позволяющий организовать федеральное статистическое наблюдение (приложение № 1).

Согласно восьмому пункту Приказа № 379, для того, чтобы показать среднесписочную численность штата предприятия за предыдущий год, вначале подсчитывают среднесписочное значение за каждый календарный месяц отдельно, суммируют полученные данные и путем деления на 12 месяцев получают конечный результат.

Чтобы подсчитать в среднем численность трудящихся в каждом месяце (30 или 31 день, а в феврале – 28 или 29 дней, если год високосный), складывают, сколько людей работающих числилось ежедневно, включая выходные и праздничные (нерабочие) дни и поделив это количество на число дней определенного месяца.

Какую формулу используют для расчета списочной численности

От показателя численности работников предприятия, зависит право на получение определенных льгот учреждением, например:

  • разрешение применения налогообложения по упрощенной системе;
  • подготовку упрощенной статистической отчетности;
  • предоставляются льготы по уплате НДС;
  • и прочие.

Подсчитывая число сотрудников, берут во внимание:

1. Данные табелей учета рабочего времени;

2. Письменные распоряжения (приказы):

  • о трудоустройстве новых работников;
  • о прекращение трудовых отношений с сотрудниками предприятия;
  • об уходе в отпуска и другие.

Определяя списочную численность рабочих, включают в их количество:

  • работников, фактически выполнявших свои служебные обязанности или отсутствующими в случае простоя производства не по их вине;
  • людей, направленных для выполнения поручений руководства в служебные командировки, если за ними сохранялась заработная плата;
  • сотрудников, отсутствующих по болезни (при наличии листов нетрудоспособности, выданных медицинскими учреждениями);
  • специалистов, выполняющих государственные или общественные обязанности;
  • рабочих, выполняющих трудовые обязанности в соответствии с условиями заключенного договора неполный рабочий день или неполную неделю, принятыми на половину ставки или оклада;
  • лиц, трудоустроившихся с условиями прохождения испытательного срока;
  • направленных для повышения квалификации или обучение новой специальности в тех случаях, когда за ними сохраняется заработная плата;
  • проходящих производственную практику студентов, если они зачислены на рабочие места;
  • работников, обучающихся без отрыва от производства, находящихся в частично или полностью оплачиваемых учебных отпусках;
  • рабочих и специалистов во время их отдыха в ежегодном очередном или дополнительном отпуске, предоставляемом в соответствии с локальной документацией, утвержденной должным образом и действующей в пределах организации;
  • взявших «отгул» за сверхурочные часы работы или привлечение к выполнению трудовых обязанностей в выходные, праздничные дни, отдыхающих по графику;
  • женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам и лиц, оформивших отпуск по уходу за ребенком;
  • лиц, оформивших временные трудовые договора на время отсутствия постоянного сотрудника (в случаях длительной болезни, ухода в декрет);
  • работников, находящихся в бесплатном отпуске;
  • бастующих сотрудников;
  • иностранцев, работающих в организациях, расположенных в пределах России;
  • сотрудников, обвиняемых в совершенных преступлениях до вынесения приговора суда (во время следствия);
  • трудящихся, выполняющих работу по соглашению, предусматривающему внутреннее совместительство.

Из списочного состава работников исключают:

  • людей, оформленных официально на постоянной должности в другой организации и выполняющих обязанности как внешние совместители;
  • лиц, заключивших договора гражданско-правового характера;
  • работников, привлеченных к выполнению обязанностей по договорам с государственными учреждениями (например, лицами, отбывающими наказания по приговору судебных органов);
  • сотрудников, направленных для работы за рубеж, если не сохраняется заработок;
  • работников, заключивших ученические договора или направленных на обучение с отрывом от производства;
  • собственников, получающих лишь дивиденды, при этом не работающих непосредственно и не получающих заработную плату.

Как узнать среднесписочную численность штата за один месяц

Определившись со списочной численностью работников предприятия, можно вычислить среднесписочное количество людей, работающих ежемесячно.

Для этого, исключают из общего количества работников, фактически отсутствующих:

  • по причине скорого пополнения семьи, работающих женщин, оформивших отпуск по беременности и родам;
  • в случае оформления сотрудником отпуска по уходу за малышом (до полутора или трех лет) иди усыновивших младенца до трех месяцев от роду;
  • лиц, находящихся в различных отпусках без сохранения заработной платы (по семейным обстоятельствам, поступающих учиться и других).

Далее суммируют, сколько людей из списочного состава находилось на работе – по дням, включая выходные дни (берется количество работающих днем раньше).

Если сотрудники задействованы не полностью рабочую смену, их учитывают пропорционально отработанному в действительности времени.

Исключение составляют работники, каким законом положено сокращенное рабочее время (например, работающие инвалиды или задействованные во вредных условиях труда, опасных для жизни и здоровья).

Их учитывают в среднесписочной численности как обычно.

Суммируя рабочих, фактически работающих полную рабочую смену ежедневно, и разделив результат на число дней в определенном месяце, получите среднюю численность работников с полной занятостью.

Для уточнения среднего числа работников, занятых частично:

Количество часов, отработанное за весь месяц сотрудниками с неполным рабочим днем или неделей, делят на часы, установленные нормами, какие должны отрабатывать сотрудники за рабочую смену (при пятидневке, например – 8 часов).

Разделив результат на фактическое количество дней, сколько отработали люди, получаете искомое среднесписочное число сотрудников, занятых частично.

Сложив обе величины, получают среднюю численность всех работников организации, округляя по правилам арифметики до целого числа.

Как рассчитать данные о численности тружеников за разные периоды

Для разных отчетов по статистическим данным требую данные за разные промежутки времени:

  • квартал;
  • полугодие;
  • предыдущий год.

Для возможности узнать среднее значение численности сотрудников:

  1. подсчитывают количество работников, отработавших ежедневно в течение одного месяца;
  2. полученную сумму разделив на количество дней месяца – определяют среднесписочную численность за один месяц, при необходимости – суммируют число работников за квартал, разделив на общее количество дней в эти три месяца и получив при этом среднесписочные данные за квартал;
  3. В итоге аналогичным методом вычисляется численность работников за полугодие, девять месяцев или целый год.

Стоит отметить один нюанс.

Если организация была зарегистрирована как юридическое лицо в середине года, при подсчете среднего значения списочной численности за год, сумма, полученная при сложении фактически отработавших сотрудников ежемесячно, делится все равно на 12.