Замена отпуска денежной компенсацией на сегодняшний день является достаточно популярной, так как позволяет получить помимо неё еще и заработную плату за отработанный период. Однако далеко не во всех ситуациях законодательство допускает её использование. Это связано в первую очередь с тем, что государство со своей стороны должно обеспечивать и защищать право граждан на отдых, закреплённое в Конституции РФ.

При неиспользовании отпуска, даже добровольном, сотрудник лишает себя возможности восстановить внутренние резервы, дать себе возможность снять психологическую и физическую нагрузку. Длительный период работы без отдыха оказывает серьезное воздействие на организм человека, что может повлечь развитие тяжелый заболеваний. Помимо этого, такой режим труда ухудшает работоспособность человека, его внимательность и сосредоточенность. Это может привести к увеличению травматизма на производстве, особенно на работе связанной с большим и сложным оборудованием, техникой.

Именно поэтому законодатель не допускает полной компенсации отпуска деньгами без выхода в очередной отпуск. Допускается только частичная замена дней отдыха денежными выплатами. Согласно ст. 126 ТК РФ такой возможностью могут воспользоваться лица, имеющие право на отпуск повышенной продолжительности. То есть согласно данной норме исключительно дополнительный дне отдыха могут компенсироваться материально.

Для получения денежной компенсации сотруднику необходимо заранее направить руководству фирмы письменное заявление, в котором изложить данную просьбу с указанием количества дней, которые он бы хотел заменить. Необходимо учитывать, что замена дней отдыха денежными выплатами – это право работодателя, а не его обязанность. Поэтому он имеет возможность отказать служащему в его просьбе и предоставить отпуск в полном размере.

Еще одна возможность, которая позволяет использовать замену ежегодного отдыха – увольнение сотрудника. Согласно ст.127 ТК РФ при расторжении трудовых отношений служащему должна быть выплачена компенсация за неиспользованное время отдыха. Она вместе с заработной платой и иными компенсационными выплатами или пособиями должна быть предана служащему в его последний рабочий день. Если в это время он не смог прийти на работу, то руководство фирмы обязано направить ему письмо, в котором проинформировать о необходимости явиться на предприятие для получения необходимых бумаг и расчетных выплат.

В каких случаях допускается замена отпуска денежной компенсацией?

Как уже было отмечено выше, замена отпуска денежной компенсацией допускается в случае, если сотрудник увольняется. Только в этом случае он может рассчитывать на компенсацию всех дней отдыха. Частичная замена допускается в случае, если длительность ежегодного отдыха служащего превышает установленную в общем порядке. На дополнительные дни ежегодного отпуска могут рассчитывать:

  • Лица, предоставляющие образовательные услуги, трудящиеся в детских садах, школах, учебных заведения дающих средне специальное и высшее образование.
  • Сотрудники, работающие в опасных или вредных условиях, в том числе под землей и в шахтах.
  • Специалисты, трудящиеся на атомных и иных электростанциях;
  • Должностные лица ОВД, таможенной службы и органов контроля над оборотом наркотических и психотропных средств, прокуроры, следователи, судьи, спасатели, а также космонавты.
  • Граждан, работающих проживающих в сложных климатических условия на территориях Крайнего севера и приравненных к нему местностях.
  • Лица, подвергшиеся радиоактивному воздействию и инвалиды.
  • Сотрудники сферы здравоохранения и спорта, в том числе доноры.

Отраслевые нормативные акты также могут устанавливать для отдельных должностей повышенную продолжительность ежегодного отпуска. Помимо этого, сам работодатель имеет право путем издания локальных нормативных актов, закрепить за всеми сотрудниками или отдельными категориями право на более длительный отдых.

Лица, осуществляющие трудовую деятельность по ненормированному рабочему графику, также имеют право на дополнительный отпуск в размере не менее 3-х дней. Следует отметить, что это является минимальным показателем. На практике количество дополнительных дней определяется исходя из специфики должностных обязанностей и фактически отработанного времени. Это время также может быть заменено денежными выплатами при желании сотрудника и согласии руководства фирмы.

В каких случаях замена отпуска денежной компенсацией невозможна?

На практике можно столкнуться с ситуацией, когда даже при наличии обоюдного согласия между работодателем и служащим на замену дней отдыха денежной компенсацией, осуществить данные действия невозможно. Законодательством закреплен перечень трудящихся, в отношении которых выплата компенсации за дни отпуска недопустима. К ним относятся:

  • Работающие беременные женщины;
  • Несовершеннолетние трудящиеся;
  • Лица, подвергшиеся радиоактивному воздействию при ликвидации последствий взрыва на ЧАЭС;
  • Сотрудники таможенной службы.

Данное ограничение касается как основного отпуска, так и дополнительных дней, которые остальные категории трудящихся имеют право не использовать, а получить в виде денежной компенсации.

Также не могут заменить дополнительный отпуск и лица, осуществляющие трудовую деятельность во вредных или опасных условиях. Им полагается 7 дней отдыха свыше установленной законодательством нормы, и они должны их использовать в натуральном виде. В случае, если локальными нормативными актами установлена большая продолжительность дополнительного отпуска для этих сотрудников, то дни свыше указанной недели, они могут заменить денежной компенсацией. К примеру, если согласно коллективному договору, действующему на данном предприятии, сотрудники, занятые в работах с опасными или вредными условиями труда получают 15 дней дополнительного отпуска, то 8 из них они могут заменить денежной компенсацией, а 7 использовать вместе с основным ежегодным временем отдыха.

При этом следует учитывать, что для признания условий труда на предприятии опасными или вредными, требуется проведение специальной комиссии. На основании проверки специалистами будет принято решение относительно присвоения производству данного статуса. После этого его сотрудники получат возможность использовать дополнительные дни отдыха.

Отдельно необходимо рассмотреть ситуацию с переносом отпуска на следующий год. В таком случае у сотрудника получается не менее 56 дней отдыха в общем порядке, которыми он может воспользоваться. Логичным было бы предположить, что возможность замены распространяется на все дни, превышающие установленный законодательством минимум. Однако в соответствии с ч.2 ст.127 ТК РФ этот период суммируется за счет переноса и должен быть использован служащем в натуральном виде.

Более того, на работодателя накладывается обязанность осуществлять контроль над своевременным выходом трудящихся в отпуск. И в случае нарушения ими установленных правил наказываться будет именно работодатель. Именно поэтому, если сотрудник обратить к нему с просьбой, заменить перенесенные на текущий год дни, руководитель должен будет ему отказать и отправить на залуженный отдых. Эти дни могут быть использованы служащим как целиком, так и разбиты на части, главное, чтобы хотя бы одна из них составляла не менее 14 дней.

Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении (пошаговый)

Определение величины компенсационных выплат за неиспользованный период ежегодного отдыха при увольнении осуществляется в том же порядке, что и расчет отпускных. При этом учитывается:

  • Среднегодовой заработок, который включает в себя все положенные служащему надбавки и премии (сумма будет учитываться без вычета налоговых и иных сборов);
  • Время, когда он находится на больничном, в командировке, неоплачиваемом отпуске (более 15 дней), и иных периодах, когда ему выплачивался заработок исходя из его среднесуточного значения.

Для определения среднего заработка сотрудника за день бухгалтеру потребуется составить сводную таблицу, в которой отметить заработок за каждый из последних 12-ти месяцев работы, за исключением периодов, которые не дающих право на начисление дней отпуска. Эти суммы складываются, и определяется общий заработок за год. В соответствии с действующими правилами в расчет может браться и иной период, если это закреплено локальными нормативными актами предприятия

По завершении данного этапа, потребуется определить количество отработанных дней в году. Согласно установленных законодательством правил, общая сумма заработка трудящегося делится на среднемесячное количество рабочих дней в месяце – 29,3. Из расчета необходимо будет исключить дни, когда сотрудник находился в отпуске или на больничном. Также не учитываются и праздничные дни. Итоговая сумма и будет являться среднесуточным заработком конкретного работника. С её помощью определяется величина компенсационных выплат за неиспользованные дни отдыха при расторжении трудовых отношений. Данный порядок расчета закреплен Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы и ст.139 ТК РФ.

Этот порядок используется и при расчете величины выплат при замене части отпуска денежной компенсацией. Современным законодательством не предусмотрен иной порядок исчисления.

Согласно нормам действующего законодательства компенсация за неиспользованные дни отдыха, как при расчете, так и при замене дополнительного отпуска, является доходом сотрудника. Исходя из этого, с неё должны быть уплачены все положенные взносы. Так как трудящийся является физическим лицом, НДФЛ должен быть им перечислен в размере 13% от общего заработка.

Кроме того, согласно Федеральному закону №212-ФЗ от 24.07.2009 и №125-ФЗ от  24.07.1998г. сданной суммы также должен быть перечислен взнос в ПФР. Поэтому для определения суммы, которую получить гражданин «на руки» из общей суммы должны быть вычтены налоговые и пенсионные отчисления.

Данные средства перечисляются бухгалтерией предприятия, на котором работает данный сотрудник или с которого на данный момент рассчитывается. Он также имеет право потребовать от работодателя предоставить ему налоговый отчет по сделанным налоговым отчислениям в текущем отчетном периоде.

В случае если расчет не был произведен в установленные сроки по вине работодателя, то сотрудник имеет право обратиться в Трудовую инспекцию, а также суд. В таком случае предприятие и должностные лица будут привлечены к административной ответственности, а суд обяжет их выплатить не только положенную гражданину сумму, но и штрафные санкции за удержание не принадлежащих им средств.

Если невыплата произошла по вине сотрудника, то работодатель обязана направить ему по почте уведомление о необходимости получения расчётных средств, трудовой и иных необходимых документов. После направления данной бумаги предприятия снимает с себя все обязательства и к нему не могут быть применены меры административного взыскания.

Сотрудник со своей стороны имеет право дать разрешение на пересылку документов заказным письмом,  а деньги могут быть перечислены ему на лицевой счет. При не предоставлении такого согласия работодатель обязан сохранить документы сотрудника до востребования и выплатить ему полагающиеся расчётные средства не в течение трех дней после получения от бывшего служащего таковых требований.