Современное законодательство РФ гарантирует гражданам право на осуществление трудовой деятельности и право на отдых. Минимальная длительность ежегодного оплачиваемого отдыха согласно действующим нормам не должна быть менее 28 дней, а для ряда льготных категорий работников это значение увеличивается.

Работодатель со своей стороны обязан обеспечить выход своих сотрудников в отпуск. На него также возлагается обязанность контроля над своевременным использованием служащими своего права на отдых. Законодательством закреплено недопущение не использования отпуска служащим в течение рабочего года. Исключением являются ситуации, когда сотрудник отказывается от заслуженного отдыха и просит выплатить ему денежную компенсацию за него. Однако и тут действует ограничение. Служащий имеет право воспользоваться данной возможностью не более 1 года подряд.

Если на предприятии ведется график отпусков, то трудящийся должен быть направлен на ежегодный отдых в установленный данным документом срок. Данный документ оформляется по форме №Т-7, в которую вносится информация относительно времени ухода в отпуск служащих фирмы. Документ оформляется не позднее 17 декабря текущего календарного года.

При разработке графика учитываются пожелания работников, а также мнение профсоюзной организации, если таковая действует на предприятии. Также принимается во внимание тот факт, что расчет отпускных дней сотрудников производится на основании их рабочего года, который не привязан к календарному, и начинается со дня трудоустройства гражданина.

Для направления служащего в отпуск руководство фирмы должно уведомить его о дате начала отпуска под роспись, не позднее, чем за две недели. После этого оформляется соответствующий приказ по форме №Т-6, на котором работник также должен поставить свою подпись.

Прежде чем сотрудник отправится в отпуск, ему должны быть выплачены положенные ему денежные средства, но не позднее, чем за 3 дня до начала отдыха. Чтобы произвести необходимые перечисления может быть использована специальная записка расчета. Данный документ имеет унифицированную форму №Т-60.

Записка расчета отпускных в 2015 году, образец которой утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, используется совместно бухгалтерским и кадровым отделом для оформления и перечисления отпускных. При этом законодательство не запрещает организациям разработать свою форму данного документа и использовать для осуществления денежных выплат. Данный бланк является подтверждением факта предоставления служащему ежегодного оплачиваемого отпуска и осуществления необходимых расчетов за дни отдыха.

Лицевая сторона заявления-расчета заполняется кадровой службой на основании изданного приказа о предоставлении служащему отпуска. На оборотной стороне сотрудники бухгалтерского отдела оформляют расчет отпускных.

Порядок оформления и применения записки-расчета

Записка-расчет оформляется уполномоченными сотрудниками предприятия по утвержденной форме №Т-60 или на индивидуальном бланке, разработанном на предприятии. На каждого служащего, уходящего в отпуск, заполняется отдельный документ.

Необходимо отметить, что оформление данного документа не является обязательным. Руководство предприятия самостоятельно принимает решение относительно его применения. На практике руководство фирм с небольшим количеством сотрудников зачастую не используют данные заявления. Более крупные компании для обеспечения учета отпусков и контроля за произведение необходимых выплат оформляют данные документы. Ряд специализированных программ, предназначенных для бухгалтерского учета имеют встроенную систему авто заполнения бланка Т-60 при направлении служащих в отпуск.

Как уже было отмечено ранее, лицевую сторону заполняет кадровик на основании приказа руководителя предприятия. По сути, первая станица заявления-расчета дублирует текст приказа об отпуске. После её заполнения уполномоченный сотрудник ставит свою подпись, подтверждая достоверность внесенных данных. Далее документ направляется в бухгалтерию для внесения информации относительно расчета отпускных.

Бухгалтер осуществляет выборку нужной ему информации, которую следует внести на оборотную сторону заявления. Производятся необходимые расчеты для определения величины выплат конкретному сотруднику. При этом отмечается не только общая информация относительно всей суммы отпускных, но и данные об отчислениях с этой суммы и денежные средства, выданные служащему на руки или перечисленные на карту.

После оформления записки-расчета и подписания её всеми уполномоченными лицами, она подшивается к расчетным документам по зарплате за текущий отчетный месяц, где оставляется на хранение. Ознакамливать сотрудника с ней не требуется. Однако по заявлению трудящегося, ему должны выдать копию данного документа.

Порядок заполнения формы № Т-60

Порядок заполнения данного документа утвержден действующим законодательством, как и его форма. Записка расчет о предоставлении отпуска работнику, образец заполнения которой закреплен в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, оформляется не позднее, чем за три дня до ухода сотрудника в отпуск, так как именно в этот срок с ним должны быть произведены необходимые расчёты. Рассмотрим подробнее процедуру заполнения документа.

Лицевая сторона

На первой странице записки информация вносится сотрудником кадровой службы. В ней указываются следующие данные:

  • Наименование фирмы или организации, его код ОКПО;
  • Личные данные служащего, направляемого в отпуск, а также занимаемая им должность на предприятии и табельный номер;
  • Вид отпуска (основной или дополнительный) с указанием даты его начала и завершения, а также общее количество используемых дней отдыха,.

Каждой расчётной записке присваивается порядковый номер, проставляется дата её заполнения. Указанный номер фиксируется в книге учета.

Необходимо отметить, что в документе также должны быть указаны основания предоставления отпуска со ссылкой на соответствующие документы. Зачастую, в этой роли выступает приказ руководства организации о предоставлении отпуска конкретному служащему. В данном случае в записке должен быть указан номер и дата оформления данного документа.

В конце бланка кадровик ставит свою подпись, с указанием занимаемой им должности и ФИО. После завершения заполнения данной страницы, документ направляется в бухгалтерский отдел.

Оборотная сторона

На второй странице расчетной записки находится раздел, который называется «Расчет оплаты труда». В нем бухгалтер вносит информацию необходимую для произведения расчета среднечасового заработка служащего и определения общей суммы отпускных исходя из количества используемых дней отдыха.

В начале бланка заполняется таблица, в которой указывается заработная плата служащего за каждый месяц последнего расчетного периода. Тут учитывается не только его ставка, но и все дополнительные надбавки и премии, которые он получал. При этом вносится сразу скорректированная сумма, расчеты в бланке не производятся.

Заработок указывается без вычета налоговых сборов и иных отчислений, которые производились на основании действующего законодательства. Все надбавки, которые начислялись гражданину, должны отмечаться ниже, с пометкой о том, когда и на каком основании они были получены.

Заработки за предыдущий год суммируются, общее значение вносится в графу «Итого». На её основании будут производиться дальнейшие расчеты.

Во второй табличке на этой странице бухгалтер должен указать количество календарных дней в отчетном году, которые используются для определения среднечасового заработка. Если на предприятии используется почасовая система оплаты, то также должно быть указано общее количество отработанных служащим часов. Последняя графа в данной табличке определяется путем деления итогового значения заработка служащего из первой таблицы на количество рабочих дней или часов из второй.

Далее вносятся данные об отпуске сотрудника. Первое, что отмечает расчетчик – в каких месяцах он будет происходить. Для этого таблица делиться на две части, в первой половине указывается текущий месяц, в котором служащий уходит в отпуск, а вторая заполняется в случае, если отпуск будет продолжаться в следующем месяце. Для каждого периода расчеты производятся отдельно. В первом столбике указывается количество дней, которые трудящийся проведет в отпуске. Во втором – сумму отпускных положенную за них. Если сотруднику предусмотрены дополнительные начисления, они указываются в отдельном столбике. Информация из двух половин таблички суммируется, общее значение вносится в отдельную графу.

В следующей таблице производятся расчеты отчислений из отпускных выплат. Общее значение удержаний рассчитывается путем сложения сумм, указанных в столбцах 16-21 и заносится в графу 22.

В последнем 23 столбце указывается размер отпускных, который сотрудник получит на руки с учетом налоговых вычетов. Для его расчёта из суммы указанной в графе 15, вычитается размер отчислений из столбца 22.

Итоговая сумма выплат также указывается ниже прописью. Там отмечаются и реквизиты платежного поручения, его дату и номер.

В конце бухгалтер, ответственно за расчет и заполнение оборотной стороны записки, указывает свою должность и ФИО, ставить дату и подпись.

Нюансы

Благодаря тому, что расчетная записка имеет унифицированный бланк, проблем с её заполнением обычно не возникает. Однако необходимо обратить внимание, что при расчете отпускных не учитываются периоды, для оплаты которых использовался расчет среднего заработка служащего (командировок, отпусков и т.д). Если в каком-то месяце такие начисления были единственными, то на месте суммы ставится прочерк и это время вычитается из общего рабочего периода.