Основным документом, в котором отражена вся трудовая деятельность человека, на продолжении жизни является трудовая книжка.

Именно на основании внесенных данных подсчитывается стаж при выходе на пенсию по возрасту, что может значительно повлиять и на ее размер.

Кроме того, при установлении стойкой утраты трудоспособности и признания инвалидности, сведения о работе, внесенные в трудовую книжку пригодятся для начисления пенсии по инвалидности.

Существует ряд профессий и сфер труда, где работы признаются особо тяжелыми и опасными для здоровья и позволяют работникам выходить на пенсию раньше достижения ними пенсионного возраста в зависимости от стажа на производстве.

Подтвердить наличие льготного стажа можно соответствующими записями трудовой книжки.

В случае смерти кормильца (или несчастного случая со смертельным исходом на производстве), несовершеннолетним детям будет назначена пенсия по потери кормильца до достижения ними восемнадцати лет.

Поэтому, как мы видим, наличию и правильному заполнению трудовой книжки следует уделить особое внимание.

При приеме на работу, если человек трудоустраивается впервые официально, работодатель обязан завести на нового работника трудовую книжку.

Обо всех изменениях, записях, вносимых в трудовую книжку в процессе работы на предприятии, сотрудника должны знакомить под роспись в личной карточке.

Работнику, важно внимательно читать, что именно было написано, поскольку, порой, даже кажущиеся на первый взгляд незначительные ошибки правописания, описки, могут стоить в дальнейшем немалой нервотрепки при восстановлении истины.

Поскольку, предприятие к моменту выхода работника на пенсию (когда работники ПФ обратят внимание на неточности) может быть ликвидировано, и нужно будет делать кучу запросов в архивы для сбора справок.

Работникам отделов кадров, лицам, отвечающим в организации или индивидуальном предприятии за ведением документации, следует обратить внимание как правильно заполнить трудовую книжку.

Трудовая книжка, образец заполнения прием на работу можно найти в интернете.

Законодательная база

В ТК РФ, являющимся основным законом, регулирующим все трудовые отношения, возникающие между трудящимися и работодателями любой формы собственности.

Статьей 66 ТК РФ закреплена обязанность работодателя вести все записи, касающиеся: – приема, переводов, увольнения, награждений, фактически отработавшему более пяти дней работнику в трудовой книжке.

Также, 66 статья ТК РФ дает ограничения для заполнения трудовых книжек в случае работы у физического лица, не оформившего индивидуальную предпринимательскую деятельность.

При работе физических лиц, уплачивающих взносы в ПФ РФ самостоятельно, этот период также будет зачтен в страховой стаж из сведений на индивидуальном лицевом счете (Федеральный закон № 173 – ФЗ).

Порядок правильного ведения, заполнения трудовых книжек определен:

  • Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными Постановлением № 255, с последующими изменениями, внесенными в последний раз 25. 03. 2013 года.

Правилами:

  • утверждены форма как самой трудовой книжки с момента их введения 01.01.2004 года;
  • закреплено право не менять на новые образцы трудовые книжки, выданные работникам ранее, и утверждена их действительность.

На основании п. 13 Правил, введена Инструкция по заполнению трудовых книжек № 69 от 10.10.2003 года.

Инструкция охватывает вопросы, связанные с заполнением сведений, как о самом работнике, так и о его трудовой деятельности, приеме и увольнении с работы, а также награждения за высокие показатели и другие достижения.

Также освещены вопросы правильного заполнения дубликата трудовой книжки в случае ее утери, либо по желанию работника после его восстановления на работе в случае признания судом ранее незаконного увольнения.

Кроме того, инструкцией даны разъяснения как правильно вести книги учета бланков трудовых книжек и учета самого движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Кто отвечает за ведение, учет и хранение?

Письмом Федеральной службы по труду и занятости № 656-6-0 от 18.03.2008 года четко определено, что ответственность за ведение, учет и сохранность трудовой книжки работника в период его работы на предприятие ложится на ответственное лицо, назначенное руководителем этой организации.

Обычно в организации создана кадровая служба, занимающаяся оформлением документов при приеме, переводах, предоставлении отпусков и увольнении граждан.

Также работник отдела кадров или старший инспектор является ответственным за хранение и учет выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.

Когда предприятие небольшое (например, индивидуальный предприниматель), за ведение трудовых книжек отвечает работодатель или приказом назначает должностное лицо, которому вменяется в обязанность заносить запись в трудовой книжке работника при любых изменениях, касающихся трудовой деятельности и вести учет выданных при приеме на работу или дубликатов трудовых книжек.

Законодательством не запрещается выдавать трудовые книжки на руки их владельцу.

Необходимо помнить, в случае ее утери, если работник даже писал расписку о том, что взял документ на несколько дней, отвечать будет лицо, ответственное за сохранность трудовых книжек.

Выдается трудовая книжка работнику в последний день работы его в организации с соответствующей записью об увольнении.

При необходимости, должна быть выдана по заявлению работника не позже трех дней копия его трудовой книжки, либо выписка из нее.

Если подлинный документ нужен для обращения в Пенсионный Фонд, в случае оформления пенсии, все документы – трудовую книжку, справки о заработной плате за период работы в организации, выписки из приказов, подает инспектор отдела кадров или ответственное лицо лично, не отдавая на руки документацию сотруднику.

Первая запись в трудовой книжке на конкретном предприятии отражает его название полностью и в сокращенном виде, и прием на работу гражданина на определенную должность, отражая число начала работы сотрудника и как основание – номер приказа о приеме на работу и дата издания (в соответствии с записью в регистрационном журнале).

Как заполняется трудовая книжка, разъяснения даны в Инструкции № 69.

За невыполнение должностными лицами своих обязанностей грозит административное взыскание в виде наложения штрафных санкций, согласно ст. 5. 27. 1 Кодекса АП.

Правила заполнения трудовых книжек в 2016 году

В Постановление № 225 приведено как в настоящее время в 2016 году выглядит трудовая книжка, образец:

  • титульного листа;
  • страниц со сведениями о трудовой деятельности работника;
  • сведениями о награждениях в процессе выполнения трудящимся своих должностных обязанностей;
  • вкладыш в трудовую книжку, который действителен лишь при наличии самой трудовой книжки.

Правилами установлено:

1.  Сокращения при внесении записей в трудовую книжку недопустимы.

2.  Записывают все данные шариковой ручкой синими, фиолетовыми или черными чернилами. Каждая отдельная запись должна быть сделана одной ручкой.

Невозможно половину записи сделать черной пастой, вторую половину – синей.

Неприменимы для ведения записей карандаши, фломастеры, гелиевые ручки, красная паста и тому подобное.

3.  Если рассматривать пример заполнения трудовой книжки, нужно обратить внимание, что новая трудовая книжка заполняется с титульного листа.

Причем должны быть внесены личные данные гражданина без сокращений на основании паспортных данных, свидетельства о рождении и прочих удостоверяющих документов.

Далее на основании представленных документов об образовании заполняются сведения о среднем, средне – специальном, высшем образовании с указанием профессии и полученной специальности.

Обязательно ставится дата выдачи трудовой книжки, после чего подписываются работник, на имя которого выписана трудовая книжка и ответственный за ведение документации сотрудник предприятия.

Все записи закрепляются печатью организации.

В правила заполнения трудовой книжки в 2016 году никаких изменений не вносилось.

Приведем образец заполнения новой трудовой книжки титульного листа:

Трудовая книжка

Фамилия            Линченко

Имя                Светлана

Отчество           Анатольевна

Дата рождения      05.01.1987

(число, месяц, год)

Образование          высшее

Профессия,       инженер – строитель

специальность    Автомобильные дороги

Дата заполнения     08.11.2016

(число, месяц, год)

Подпись владельца книжки Линченко

М.П.

Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек                         Кавчук

Как правильно сделать запись в документе?

Оформление трудовой книжки входит в обязанность работодателя, если согласно действующему законодательству работник фактически отработал на предприятии минимум пять дней.

Следовательно, при заключении срочных трудовых договоров на время сезонных работ или выполнения определенного вида работ, руководитель отвечает за то, чтобы в трудовую книжку работника были внесены точные сведения о приеме его на работу.

Если открыть бланк трудовой книжки, мы увидим четыре графы, которые должны быть заполнены.

Остановимся подробнее на том, что пишут в трудовой книжке.

1. В первой графе обязательно указывают порядковый номер записи.

2. Вторая графа для указания даты, когда работника – приняли на работу, перевели на другую должность или по переводу уволили в другую организацию, прекратили с сотрудником действие трудового договора.

Числа пишутся арабскими цифрами, день и месяц – двузначное число, год – четырехзначное.

3. Третья графа заполняется при приеме на работу, начиная с так называемой шапки – полного названия организации и аббревиатуре.

Например: «Муниципальное учреждение «Центр первичной медико – санитарной помощи города Калуга», строчкой ниже пишут МУ «ЦПМСП г. Калуга»

Только после этого указывается, на какую должность принимается работник.

Последующие записи, при переводах и увольнении сотрудника отражают только эти действия:

«Переведен на должность инженера по охране труда»,

«Уволен (не будет ошибкой запись о том, что трудовой договор прекращен) по собственному желанию, согласно пункту 3 первой части статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

При увольнении работника должна обязательно указываться ссылка на статью трудового законодательства.

4. Четвертая графа отражает номер и дату приказа, являющимся основанием для любых перемещений работника.

Данные о поощрениях, награждениях работника заносятся аналогично в специально отведенной части трудовой книжки.

Дисциплинарные взыскания в документе не отражены, кроме самого увольнения за дисциплинарные нарушения.

5. После сведений об увольнении сотрудника ставятся подписи увольняемого работника и ответственного за ведение трудовой книжки, внесшего соответствующую запись.

Закрепляют печатью организации.

Исправление ошибок и внесение изменений

Если при внесении личных данных сотрудника были допущены ошибки, не стоит оставлять новую трудовую книжку с исправлениями.

В таком случае, лучше списать книжку как испорченную и заполнить внимательно другую.

Если работница (работник) поменял фамилию (имя, отчество), старая фамилия перечеркивается одной линией, записывается новая фамилия и документ, на основании которого внесено изменение (чаще всего это свидетельство о браке).

Когда сотрудник после выписки трудовой книжки продолжает обучаться в высшем или специальном средне – техническом образовательном заведении, после его окончания и предоставлении копии диплома также вносятся изменения на титульном листе трудовой книжке.

Ответственному сотруднику за заполнение и ведение трудовых книжек нужно быть очень внимательным.

Любая неверно указанная буква в фамилии, имени, отчестве может в дальнейшем принести человеку массу неприятностей.

При необходимости оформления пенсионных выплат гражданину придется ходить по судам, доказывая, что трудовая книжка принадлежит именно ему и ошибка в данных лишь нелепая описка.

Указание правильной даты приема, перевода, увольнения столь же немаловажны для подсчета стажа.

Заметив сделанную ошибку, нельзя ее черкать, подтирать ластиком, зарисовывать корректором (штрихом).

Ниже делается запись о том, чтобы признать запись в конкретном пункте недействительной (ошибочной) и записываются уже точные данные, так как они должны звучать.

Дубликат ТК и его оформление

В случае утраты трудовой книжки, пропажи ее во время боевых действий, стихийного бедствия, различных чрезвычайных обстоятельств работник имеет право на получение дубликата документа по месту последнего места работы.

Кроме того, при незаконном увольнении сотрудника и восстановлении его в прежней должности по решению суда, он может потребовать выдачи ему дубликата трудовой книжки, куда должны быть перенесены все записи, кроме последнего незаконного увольнения и восстановления на работе.

При оформлении дубликата ТК должны быть соблюдены все правила и требования инструкции по заполнению трудовой книжки.

Записи должны быть аналогичны тем, что были в оригинале.

На титульном листе трудовой книжки обязательно указывается, что это дубликат (номер предыдущей ТК).