Сегодня, несмотря на повсеместную компьютеризацию, отход от бумажных носителей информации и появление нотариально заверенной электронной подписи, сохраняется необходимость в личном присутствии сотрудников или руководителей при решении большинства деловых вопросов. Если реализация поставленных задач требует выезда работника на другое предприятие в иную местность – это предполагает оформление командировки.

В соответствии с текстом ст.166 ТК РФ командировка представляет собой служебную поездку, в которую отправляется сотрудник предприятия для реализации поставленных задач, а её продолжительность четко установлена. Поэтому если работа служащего связана с постоянными разъездами, то его отсутствия на основном рабочем месте не может быть признано командировкой.

При этом служебная поездка может быть как плановой, так и внеплановой. Во втором случае инициатором командировки может выступать как работодатель, так и сотрудник. Руководителю фирмы или отдельного подразделения, наделенному необходимыми полномочиями, достаточно оформить соответствующий приказ. Трудящемуся со своей стороны для инициации командировки необходимо составить служебную записку, в которой изложить причины для его направления в поездку.

Согласно нормам трудового законодательства работник, направляемый в служебную поездку, не имеет права отказаться от участия в ней без достаточных для того оснований. Однако есть и ряд категорий трудящихся, на которых данное правило не распространяется. В таком случае работодателю для направления служащего в командировку необходимо получить его согласие в виде советующего заявления.

Оформление заявления на командировку

В современном трудовом законодательстве закреплен исчерпывающий перечень категорий работников, которых работодатель не имеет права принуждать к участию в служебной поездке. Они могут поехать в командировку только по собственному желанию. Согласно ст.259, 264 ТК РФ к ним относятся льготные категории граждан, нуждающиеся в дополнительной защите со стороны государства, а именно:

  • Женщины, имеющие хотя бы одного ребенка в возрасте до 3-х лет;
  • Трудящиеся, на содержании которых находится ребенок-инвалид;
  • Отцы и матери одиночки, если возраст их ребенка менее 5-ти лет;
  • Лица, досматривающие пожилых или серьезно больных родственников.

Чтобы привлечь к служебной поездке одного из указанных лиц, работодателю необходимо получить от него письменное согласие. При этом оформляется заявление на командировку, пример которого можно найти в интернете или составить в свободной форме, так как унифицированного бланка для данного документа не предусмотрено. На него распространяются общие правила заполнения официальных бумаг.

В шапке указывается лицо, на имя которого пишется заявление, ниже данные самого работника. По центру – название, в данном случае «Заявление». В основной части документа работник в свободной форме излагает свое согласие на участие в служебной поездке. При этом важно указать точную информацию о пункте назначения, продолжительности командировки и даты её начала и окончания. Также сотрудник отмечает, что он ознакомлен с возможностью отказаться от командировки без негативных последствий для себя, согласно ст.259 ТК РФ. В завершении трудящийся указывает дату составления документа и ставит свою подпись.

Кроме льготных категорий работников, которые для участия в командировке должны дать свое письменное согласие, действующим законодательством также установлен перечень граждан, никогда не привлекаемых к служебным поездкам. К ним относятся:

  • Несовершеннолетние, за исключением случаев, прописанных в ст.268 ТК РФ;
  • Лица, работающие по ученическому договору или проходящие трудовую практику на предприятии;
  • Беременные;
  • Трудящиеся, заключившие с фирмой гражданско-правовое соглашение.

Работодатель не имеет права привлекать их к служебным поездкам, поэтому написание заявления от них не требуется.

Какую ставить дату при написании заявления?

Как уже было отмечено выше, сотрудник, от которого требуется письменное согласие на участие в служебной поездке, в заявлении должен указать не только дату написания документа, но и день отъезда и возвращения к работе. При этом датой начала командировки считается день, когда отправляется транспорт, на котором сотрудник будет добираться до пункта назначения.

Если проезд производится на общественном транспорте, то перед оформлением необходимых документов у работодателя или служащего должны быть на руках билеты, с указанием даты и времени отправления автобуса, поезда, самолета и т.п. При этом заявление составляется за несколько дней до отправления.

В случае, когда поездка осуществляется на служебном или личном автомобиле трудящегося, то для определения даты начала командировки может использоваться путевой лист, служебная записка или иной документ, оформляемый на предприятии. При отсутствии таковых, срок пребывания в поездке будет определяться на основании оправдательных документов, подтверждающих расходы (в том числе на ГСМ) и путь следования машины.

Днем окончания служебной поездки считается дата прибытия транспорта, на котором служащий возвращался из командировки. Такой порядок используется в связи с тем, что он может приехать в выходной день и сотрудник сможет приступить к работе на основном месте труда только в понедельник.

Тут важно учитывать, что выходные дни, в которые трудящийся находится в командировке, оплачиваются ему в двойном размере, вне зависимости от того, выполнял он какие либо действия, связанные с реализацией поставленных перед ним задач или нет. Если в это время он находился в пути, то в двойном размере оплачиваться будут расходы на транспорт. Именно поэтому определение даты завершения служебной поездки осуществляется по факту прибытия сотрудника, а не выхода на работу.

Заявление на компенсацию средств или выдачу аванса может быть оформлено как до начала командировки, так и после её завершения. В данном случае решение принимается по договоренности работодателя и сотрудника. Служащий может оплачивать все расходы из собственных средств, а после завершения поездки получить компенсацию трат на основании представленных подтверждающих документов (квитанций, чеков, билетов и т.д.). Но в данном случае необходимо заранее согласовать предполагаемую величину расходов (к примеру, на проезд и проживание), чтобы избежать возникновения спорных ситуаций. Если же работнику перед началом поездки выдается аванс, то он использует полученные средства для оплаты командировочных расходов.

Вне зависимости от того, в каком порядке производится оплата командировочных трат, по завершению поездки сотрудник должен представить авансовый отчет. В данном документе отражаются все расходы, связанные с выполнением поставленных задач и прилагаются подтверждающие документы.

Оформление заявления на командировочные расходы

Заявление на командировочные расходы – документ, оформляемый сотрудником для того, чтобы ему были выданы средства для оплаты трат во время служебной поездки и работы самого трудящегося. При этом величина получаемой сотрудником суммы зависит от продолжительности командировки и норм расходов, которые устанавливаются самим работодателем. Также могут использоваться и нормы, закрепленные действующим законодательством.

Правила оформления заявления на выдачу командировочных средств не отличаются от тех, которые предусмотрены для аналогичных документов. Главное –указать в основном тексте:

  • Просьбу о выдаче авансовых средств, необходимых для покрытия командировочных расходов;
  • Продолжительность служебной поездки в днях;
  • Документ, на основании которого производятся соответствующие начисления.

В конце заявления трудящийся указывает дату его оформления и ставит свою подпись. Также данный документ должен быть завизирован руководителем фирмы и главным бухгалтером. При этом директор должен отметить сумму, подлежащую выдаче, а бухгалтер – отсутствие у данного трудящегося задолженности по предыдущим командировкам.

По завершении поездки служащий пишет соответствующий отчет о расходе полученных им средств и возвращает неизрасходованные деньги, если таковые присутствуют. В случае, если расходы превысили полученную сумму аванса, то ситуация может иметь два пути решения.

В первом – сотрудник, прибывший из командировки, оформляет заявление, в котором указывает причины, повлекшие перерасход средств. Если работодатель сочтет их достаточными, то данные расходы будут также компенсированы. Во втором случае работник оформляет заявление о вычете необходимой суммы из его заработной платы. Этот вариант подойдет тем, кто предполагает увеличение затрат (к примеру, на проживание или проезд более удобным или быстрым транспортом) за счет собственных средств.